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村田贸易有限公司 沟通管理程序 编号：QM03 程序文件 页码： 1.目的 為了使品質管理體系能達成公司內部之共識,并建立與公司外部相關團體對品質管理之承诺与绩效沟通之管道。 2.范围 凡本公司内部各阶层人员及公司外相关团体与供应商、承包商等均适用之。 3.责任 3.1内部意见归集处理：相关部门。 3.2外部意见归集、处理与回复：业务或相关部门。 3.3相关利益团体之处理与回复：行政部。 3.4品质政策宣达：总经理。 4.定义 4.1内部沟通：公司内部所有事务之沟通。 4.2外部沟通：包括客户、供应商及相关利益团体等的沟通。 5.作业程序内容 5.1作业程序流程图：略。 5.2内部沟通： 5.2.1各部门对任何有关品质或其他议题的建议，可用书面形式知会相关部门，针对意见进行处理。有必要时，有关各方可共同讨论解决。 5.2.2讨论结果由相关部门转达处理信息予提议部门。 5.2.3若建议有助于改善品质管理系统之效益，可由行政部将此提议纳入稽核控制或相关部门进行追踪。 5.2.4对建议事项和处理结果，应由相关部门归档记录。 5.2.5品质或相关议题宣达： 5.2.5.1总（副）经理或管理层应选用适当的方式，宣达公司品质政策、品质目标、品质计划及产品相关规定，也可透过训练教育或会议等方式进行宣导，让公司全员了解。同时通过教育训练或会议，使全员熟悉品质管理系统的流程运作。 5.2.5.2品质绩效之信息传达方式有：提案、会议（管理评审会议、各部门经理会议、品质会议）等。 5.2.5.3内部稽核流程的结果通过稽核报告的形式传达至相关部门或个人。 5.2.5.4公司品质会议及相关品质讨论会议之结果及时 以“会议记录”形式传达相关部门和个人，并督导进行改善。 5.2.5.6各部门之间其他内部意见可以书面形式、会议或相互协商后的形式进行沟通。书面沟通可以“内部联络单”形式，若举行会议则会议记录应发放于相关部门。 5.3外部沟通： 5.3.1业务部负责接收客户有关品质管理之任何建议或相关事项。包括产品/服务相关信息，产品询价、订单变更、产品抱怨等事项。 5.3.2接收方式可为电话、传真、信件、口诉、拜访、参观或其他可行方式，接收时应告知处理流程大约所需时间。 5.3.3接收的品质或其他意见之信息应由相关部门进行登录处理，如不能短期内处理完成，应视情况向原提案公司或个人告知处理情形。参见“客户抱怨处理程序”。采购部或相关部门负责与供应商就各种问题进行沟通。参见“采购管理程序”。 5.3.4各项外部品质或其他意见之处理始末，应交给相关部门或以会议形式进行讨论，并将处理结果告知相关部门或个人。 修改日期 版本： 01 修改号： 0 编制人： 发布日期 批准： 村田贸易有限公司 沟通管理程序 编号：QAM04 程序文件 页码： 5.3.5各项外部意见提案及处理结果，由相关部门经理核准。若视为品质管理系统之参考记录，应按规定予以保存。 5.3.6当公司与相关利益团体发生利益冲突或其他与利益团体有关之事宜时，由人事产负责与之进行沟通，协调沟通之结果，应由总（副）经理核准。 5.4本公司可借由下列方式，达到沟通之效益： 5.4.1利用文宣、媒体、广告等。 5.4.2借公益活动、地方集会、说明会、例会等。 5.4.3登门拜访、参观，并配合文宣信息表达参加客户需求反馈表。 5.4.4发行定期刊物宣导。 5.4.5公司之内部意见沟通之各项记录，依“品质记录管制程序”规定办理。 6.相关及支持文件 6.1合同评审控制程序 6.2品质记录控制程序 6.3客户反馈管理程序 6.4采购管理程序 7.表单 7.1 内部联络单 7.2 FAX记录 7.3 会议记录 修改日期 版本： 01 修改号： 0 编制人： 发布日期 批准：