湖南师范大学文件材料立卷归档要则-湖南师范大学档案馆.DOCVIP

湖南师范大学文件材料立卷归档要则 部门归档单位的文件材料在平时的预立卷工作基础上，经过一年的使用、保管后（个别门类的时间另有规定），要向学校档案馆移交，其中有一个很重要的环节——立卷归档。由于这项工作的业务性较强，有许多严格的要求和规定，所以，结合我校工作实际以及参考《文书学》、《档案管理学》、《档案著录规则》等书籍和有关档案管理业务标准，将文件材料立卷归档工作的内容、基本方法和要求归纳如下，供全体档案工作人员参考。 一、基本概念 1、立卷：将办理完毕的具有查考保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷的过程，称为文件材料的立卷(也称组卷)。该过程包括：①组成案卷单位（即确定案卷所含的内容和量），②拟定案卷标题，③卷内文件排列与编号，④档案目录（包括案卷目录和卷内文件目录）录入南大之星系统与填写备考表，⑤案卷装订等步骤（各二级单位向校档案馆移交归档文件材料时，每个案卷可不进行装盒及编制封面，但原则上进行胶装或线装，具体装订要求请见本要则第十大点）。 2、归档：是指各部门归档范围内的文件材料，按立卷要求组成规范的案卷后，将其移交给档案馆集中保存的过程。 3、归档范围：凡是各部门工作活动中形成的办理完毕的具有一定保存价值的各种形式和载体的文件材料，均属归档范围，详见湖南师范大学档案馆制定的各类档案归档细则。 二、立卷归档的基本要求 1、必须按照归档范围，将具有