553-Z02 信息传递管理程序.docVIP

深圳市万科物业管理有限公司程序文件 编号 VKWY5.5 名称 信息传递管理程序 版本 C/1 第 PAGE 1页 共5页 编制 张 瑜 更改 张建军 审核 张跃敏 批准 冯霞 生效期 2005年9月15日 1.目的 明确公司业务相关信息的收集、传递、沟通流程和要求，促进内部信息共享，增强管理的透明度和扁平化，充分发挥信息管理在企业经营管理中的作用。 2.范围 适用于公司及各部门的信息管理。 3.职责 部门/岗位 工作内容 总经理办公室运营管理组 公司的信息主管部门，是公司信息的统一出口，负责公司信息流程的制定与完善，负责公司信息的收集、整合、传递、跟踪与监督等工作，负责维护公司网站首页、审核发布公司级别内的群发邮件。各部门各类对外信息均须在部门负责人审核、总经理办公室审批后对外传递。 部门负责人 部门信息管理第一责任人，对部门的信息管理工作负管理责任；部门负责人须加强对部门信息员的日常工作指导与督促，确保部门信息工作正常高效开展。 运营组 负责协助分管领导及总经理办公室对分管部门信息工作的管理与监督，负责促进分管范围内的信息沟通与信息共享，负责信息的上传下达以及编制月度工作会议纪要。 部门信息员 部门信息工作的承办者 方法和过程控制 4.1 信息分类 4.1.1定期信息 定期信息是指某一时间段内业务变化状况的周期性信息，是通过季报、月报或周报等定期流转形式的总结性文件。如：管理服务报告、新项目信息周报等。 4.1.2即时信息 即时信息是指记录常规的动态业务变化状况的信息，是通过快报形式流转的信息类文件。如：重要会议纪要、公司荣誉、入住快报等。 4.1.3突发及预警信息 突发及预警信息是指描述或预警各类突发性事件的信息，它是通过快报形式或指定格式流转的信息类文件。包括紧急法律事件诉讼、媒体负面曝光、重大/热点投诉、事故灾祸四种。 4.2 信息的收集 4.2 4.2.2 总经理办公室负责收集以下信息： 物业管理和企业经营的相关法律、法规；政府、主管部门、行业协会的通知、通告、指令及信息等； 房地产、物业管理行业的新闻、动态、信息等； 公司内部的管理信息、重要会议及活动信息等； 深圳市万科物业管理有限公司程序文件 编号 VKWY5.5 名称 信息传递管理程序 版本 C/1 第2页 共5页 编制 张 瑜 更改 张建军 审核 张跃敏 批准 冯霞 生效期 2005年9月15日 新闻媒介对本公司的报道； 与经营管理相关的信息和资讯，如相关产品和服务信息、先进的管理经验等； 万科集团总部、万科地产公司及集团内其他公司的有关信息。 4.2.3 品质管理部负责收集公司顾客投诉、突发事件、质量事故等各类业务管理信息。 4.2.4 公司其他部门发送的各类工作信息； 来自顾客的投诉、建议、需求等信息； 其他部门的日常管理经验和举措； 与本部门相关的政府及行业信息； 本部门的管理信息、突发事件、重要会议及活动等。 4.3内部信息的传递 4.3 4.3 4.3 4.3 4.3 4.3 4.3 各部门须 若部门开展正面重大活动或事件、获得荣誉等，部门信息员应在活动（事件）发生后一个工作日内编写《信息快报》发送总经理办公室运营管理组，并同时抄送片区运营管理组和分管领导。负面事件以投诉、突发事件、媒体曝光等信息及时反馈归口管理的职能部门。如遇节假日、特殊情况或事件属质量事故 4.3.3 深圳市万科物业管理有限公司程序文件 编号 VKWY5.5 名称 信息传递管理程序 版本 C/1 第3页 共5页 编制 张 瑜 更改 张建军 审核 张跃敏 批准 冯霞 生效期 2005年9月15日 4.3. 发送，不得在内、外网发布。 4.3.3 4.3.3 总经理办公室 4.4 信息的分析和处理 4.4.1没有明确信息归口部门的信息，由总经理办公室运营管理组负责整合、分析、处理或反馈。 4.4.2负责信息分析处理的部门应视具体信息内容，知会公司领导并及时就相关事件、责任部门或个人提出适时处理意见。 4.5信息管理制度 4.5.1业务部门应结合本部门的具体情况，制定包括部门内部收集、传递、发布等工作流程的信息管理制度，明确各相关岗位对本部门信息管理工作应负的责任，确保部门各项信息管理工作的顺利开展，相关制度报总经理办公室运营管理组备案。 4.5.2各信息员岗位若发生变动，须提前2个工作日通报总经理办公室运营管理组，并完善各项交接手续，变动部门原信息员负责对新信息员进行必要的培训，以保证信息管理工作的连续性，总经理办公室运营管理组负责监督。 4.5.3公司赋予部门信息员越过直属上级或部门负责人直接向公司信息主管部门报送信息的权力，各部门不得用任何方法限制或阻挠信息员正常的信息报送工作，对因信息报送不及时或漏报、瞒报造成严重后果的，将追究有关人员责任。 4.5.4各信息员须对各类信息