如何开一个高效会议120612.ppt

一流的企业 高效率会议 作成者：吴 健 日期：2012.06.12 术英特尔（Intel)创办人暨前总裁安迪﹒葛洛夫（Andy Grove)曾说：『你绝对无法避免开会，但你可以让会议更有效率。』如果说会议是必要之恶，那么我们能做的，就是改变会议，透过会议目的、议程和进行方法的调整，让会议起死回生、变得有成效，不再是企业与上班族的心头之患！ 最常见会议七大病征： 病征1：没人把开会当一回事。大家迟到、早退；在会议上 经常做的动作就是在文件上涂鸦 。 病征2：开会开到天荒地老，实际开会时间比预期开会时间多 出两倍。 病征3：开会时，讨论内容离题后就像泼出去的水，再也没有 回来过。 病征4：开会后，决而不行的程度犹如船过水无痕，就像没开 过会一样。 病征5：会议里，大家说了很多话，就是说的不是真话。 病征6：大家总是忘了带重要资料和数据进会议室，让决策一 延再延。 病征7：会议的无聊程度一路走来，始终如一。大家重复犯同样的错误， 谁都不想做任何改变。 只要出现上述的任何一个，会议就会失去它原有的效用，甚至使会议一步一步走上灭亡！ Part1【步骤篇】高效会议4步骤 Step1:以明确的目的决定会议形式，让参会者有备而来 一般在企业举行的会议，大致可分为以下4种目的： 1.决策与执行的：这是企业中最常见的会议，包括例行性会议、业务性会议都在此范畴之内； 2.解决问题的：所谓解决问题是指，当目标与现实间有落差时，找出填补此落差的方法；包括业绩无法达成，客户投诉，经营不善等问题。 3.创意发想：无论是产品开发、业务提升及行销策划，都必需透过众人之力，无中生有，找出新奇的好点子。 4。凝聚向心力：团队之间彼此信赖、理解与共识，有利于促进组织内流，强化团队意识。 ▲小心会议破坏分子（以下10种人不能参加会议）： 1.夸大问题严重性的。2.会在背后损人。3.否认问题存在。4.习惯转移焦点。5.爱聊八卦。6.专拍上司马屁。7.无法改变。8。好批评攻讦。9.老是沉默不语。10。经常迟到早退或缺席。 “确立会议目的，决定一场会议的好坏，也决定会议的生死” Step2:管控出席者的质与量，让会议快有效。 为了『精练』出席者的质与量，会议发起人在挑选与会人员时，务必参照以下3点： 1.出席者的权限：出席者对于议题握有决策权。 ●对于会中决议事项，是否具有覆议作主的资格？ ●对于所达成的决议，是否具有分派任务的权力？ 2。出席人数：人数过多会导致会议冗长。 ●是否仅选择与会主题有关的人？ ●出席者在会期间都有机会发言？ 3.出席者能力：具有相关知识、沟通技巧和决策力。 ●知识力：对会议的目的和主题是否有充分的认识和理解？ ●沟通力：是否简要、有逻辑的发言？ ●理解力：可冷静与正确理解他人的发言？ ●判断力：决策果断且不感情用事。 二木在《开会也有技巧》中表说，在现实的环境中，同时具备以上述“完美会议人选”是很困难的，但可以采用『混搭式』。 Step3：选对开会的方法，才能对症下药、解决问题。 针对不同的目的和规模，选择不同的会议形式： Step4:确实记录会议内容，有利于追踪检讨。 完美结束会议 A.会议记录的意义是整理所有人的共识，以及达成最终结论；可作为日后追踪工作状态，评做反省的参考资料。开会除了做好笔记之外、还配有录音，以确保会议内容完整性！ B.会议记录应具体、简洁记录每人发言内容及其发言者。 C.开会能体现出一个人的实力，也能从会议中得到成长！ 1.决策与执行 ： A.站着开会(Stand-up meeting):同一时间、地点，15分钟内结束会议。 A1.缩短开会时间，追踪进度快、狠、准！ A2.与会者依照参会程度，与会者被区分为【猪】－实际执行者和【鸡】－相关人士；只有【猪】才可以在会议中发言；而在会中，所有的【猪】必须回答3个问题：昨天做了什么？今天到明天开会前，打算做什么？目前行在执行上，愚到哪些困难？ A3.适用于简单的进度追踪，所以一次只能限制一个人发言，相关细节必须在会后讨论！ DO’S DOT’S ■即使有成员迟到，会议也要准时开时