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会计业务流程文档
会计业务流程
一、会计流程
财务软件就是把手工核算转化为电脑核算。所以,在学习软件前,我们应首先了解基本的会计流程(可以联想对应软件中的哪步操作)。
1、确定财务人员及分工。如:财务主管、会计、出纳等。
2、确定该企业要采用的会计政策及一些会计规定。如:折旧计提方法;存货计价方法。
3、设置会计科目。
提醒:①这套软件科目中的累计折旧和坏帐准备余额方向都为贷方。以后自己增加的“固定资产减值准备”等科目也要设成贷方余额。原因他们虽然也是资产类科目,但他们是相对应资产的抵减科目。
②一些科目要设明细科目。如管理费用,方便以后的财务分析和费用控制;应收账款,方便对客户的管理。
③科目一旦使用,一般情况下不允许再修改。
4、根据公司发生的经济业务,填制凭证,生成记账凭证(后面要重点讲)。
5、根据审核过、出纳签字过的记帐凭证登记日记账和明细账(记账)。
注意:日记账也是明细账的一种,只是由于对现金、银行存款这两个科目控制比较严格,并且几乎每天都会发生现金、银行存款业务,所以特叫现金日记账和银行存款日记账。对应的“现金管理”系统。
6、科目汇总。月末把当期就该科目发生的所有数据归集,看某一科目当月借方发生多少,贷方发生多少。
例一:现金
(2) (4) A表示借方发生额合计
(5) B表示贷方发生额合计
A B C表示现金当期余额
C
原则:所有科目汇总后,所有借方余额要等于所有贷方余额。
根据科目汇总表登记总帐。也是在月末进行。
8、编制试算平衡表。检查是否资产=负债+所有者权益,
9、对账。对帐要做到总账与明细账相符;总账与日记账相符。
如果对账不符,则很可能是科目汇总时漏计了凭证。在总账系统中,科目汇总时,系统会提示汇总范围。
10、结账。当以上操作显示的结果都是“平衡”时,就可以结账了。
所谓结账:就是结出本月合计、本年累计,划线,封帐。结账以后就不能再对当期的帐簿进行操作了。
例二: 借方 贷方 余额
汇字1 5000 2000
本月合计 5000 2000 3000
本年累计 5000 2000 3000
11、根据总帐余额编制会计报表,尤其是资产负债表和损益表。
其它辅助工作
银行对账:出纳人员每个月末都会从银行拿回一张银行对账单,这张银行对账单上记录了本公司账户的收入和支出过程,把银行对账单和自己单位的银行日记账进行对照,对上的就是已达账项,对不上的就是未达账项。
往来对账:通过应收和收款的核销,即明细账上借方记录(应收)和贷方记录(收款)的勾对情况,及时了解每一笔业务的收款结算情况和未收款情况。
往来账龄分析:查看某个时间段的金额占多少,便于对应收帐款的回收情况做了解。
二、记账凭证及结果
(一)、原则:
科目分资产、负债、所有者权益、成本、收入、费用六大类(收入、费用可以合称为损益)。其中资产、成本、费用增加为借方,减少为贷方;负债、所有者权益、收入刚好相反,增加是贷方,减少为借方。
在一张记账凭证中,有借必有贷,借贷必相等。如果不相等,系统会提示。“借方金额和贷方金额不能同时为0或不为0”
(二)、记账凭证类型
常用的凭证分类有两种。第一种不再分类,统称为“记账凭证”;第二种根据是否涉及到“现金”和“银行存款”科目,分为收款凭证、付款凭证、转账凭证。
1、收款凭证:当收到现金或银行存款时,填制收款凭证。所以这类凭证借方必有“现金”或“银行存款”。
2、付款凭证:当付出现金或银行存款时,填制付凭证。所以这类凭证贷方必有“现金”或“银行存款”。特例:提取现金时,借记“现金”,贷记“银行存款”,制作付款凭证。
3、转账凭证:当该笔业务不涉及到“现金”和“银行存款”时,填制转账凭证。
我们在总账系统下,填制凭证前,系统会要求进行凭证类别设置,当选择“收付转”时,会弹出一个对话框,要求对限制类型和限制科目进行设置。比如转账凭证,可以设“凭证必无”“现金,银行存款”。这样可以减少凭证出错的几率。(补充:这个分隔符必须是英文输入状态下的逗号,否则系统不认。)
(三)、产生记账凭证(例子)见表1
(四)、记账凭证的修改
当没记账前,可以对记账凭证进行修改、删除。一旦记账,就不能再对记账凭证进行处理,所以一定要严格审核凭证。如果记账后发现凭证出现错误,就只能做一张相同的红字凭
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