采购与维护管理制度.docxVIP

采购管理制度 1 总则 1.1目的 为了规范公司各类采购行为，明确公司各部门在采购活动中的职责分工，加强对采购活动的有效管理，保证公司采购活动遵守国家法律、法规和公司管理政策，保证采购质量，提高采购效率，降低采购成本，争取公司的综合最佳效益，特制定本制度。 1.2依据 本制度依据《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国合同法》等有关法律法规及公司相关管理政策等制定。 1.3适用范围 固定资产采购、低值易耗品采购、接待物品、大型办公设备采购与维修等。 1.4基本原则 (1)公司所有员工在进行合同与采购活动中应严格遵守本规定及公司有关政策、程序、制度，采购活动应尽量实现充分竞争，遵循公开、公平、公正和诚信原则，保证采购质量，努力降低成本； (2)参与采购的相关人员应客观公正地履行职责，遵守职业道德，保守公司商业秘密，廉洁奉公； (3)各部门须严格在批准的年度采购预算范围内，制定详细周密项目采购计划。过程进行不得以紧急采购或其他原因为由，或将项目化整为零，绕过必要的审批或回避竞争性采购方式。对处于关键路径上的突发性紧急采购，按紧急采购程序处理； (4)公司所有采购不得由一个人单独完成采购全过程，双人制采购； (5)采购应当优先采购低耗能、低污染、通过环境管理体系认证企业的货物、工程和服务； (6)采购和合同管理工作应做到有章可循、有人负责、有人检查、有据可查。每项采购和合同管理过程均需有完整的文件和记录。 1.5采购权限 (1)采购金额超过10000元，采购招标委员参与见证招评标全过程。由采购秘书组织相关采购招标委员会成员参会进行讨论，讨论议题形成会议纪要以留备档； (2)行政部采购人员负责公司日常1万元以下物品采购。 注：其他非采购组成员购买公司或高管所需物品，请遵守公司财务部报销制度。由行政部经理审核并负责完成报销流程，非采购组成员不可走购买物品报销流程； (3)1万元以上10万元以下参与人员增加分管副总、审计部负责人、财务负责人或财务主管、采购物品及设备的负责人及经办人； (4)10万元以上采购招标委员会成员，必须参加人：分管副总、高管以外的其他委员、高管参加人数不低于三人(含)。 2 职责和分工 合同采购过程中各职能部门应按分工履行应尽的职责，使公司相关政策与程序得到有效执行，同时也应强调职能部门之间的团队协作，以取得在总体上的最佳效益。 2.1行政部的职责 (1) 根据批准的采购计划，牵头组织并实施采购，包括负责组织资格评审、招标、评标和合同签订，负责完成采购流程并同相关部门完成验收入库； (2)牵头组织招标文本的统稿及审核；负责在合同签订前牵头对合同文本的合法性、完整性、准确性和严密性进行审查； (3)若采购合同履行过程中发生争议、仲裁和诉讼等法律事务，必要时向公司法律顾问进行咨询； (4)负责组织合同谈判；办理支付申请；负责合同结算；负责合同执行情况的总结和分析，归档合同文件；建立并维护与公司采购相关的信息系统； (5)负责临时采购或紧急采购的具体实施。 2.2相关归口部门/技术部门/使用部门的职责 （1）编制年度各项采购预算，对超出预算的采购，提出预算变更申请； （2）提出采购流程申请，确定采购物项和服务的质保等级，跟踪流程审批； （3）提供潜在供应商信息； （4）参加对潜在供应商的资格评审； （5）组织编写招标文本和合同文本的内容； （6）参与商务谈判； （7）负责采购的验收。 2.3财务部的职责 根据国家相关法律法规及合同的规定，审核支付所需文件、票据的有效性、合法性，办理相关支付手续。 负责发票、交付款、尾款处理、验收入库等事项。 2.4审计部的职责 对采购和合同管理活动的真实性、合规性以及效益性进行独立监督和评价；其中包括：监督一定金额以上采购项目的招评标过程，审核其合同推荐书；根据需要，对采购项目的招评标过程及合同管理进行不定期的监督和评价。 负责整个采购流程的合理性、合规性、合法性，保证采购项目的最优化。 2.5法务部的职责 负责在合同签订前对合同文本的合法性、完整性、准确性和严密性进行审查，处理合同争议、仲裁和诉讼等法律事务。 3 供应商及采购合同管理 3.1供应商的资质审查 行政部招标采购人员负责组织供应商资格审查，从资质、信用、技术能力、财务状况、安全质保等方面进行审查；资格审查报告应经参加审查的全体成员签字，报授权人批准。 3.2投标人选择 推荐投标人时应首先从供应商库内选取；如需选择供应商库以外的供应商作为投标人， 由行政部负责进行资格审查，审查合格后按照招标流程进行招标。 3.3供应商库的建立 行政部建立《供应商库》，持续改进并完善。 3.4供应商库的维护 行政部负责补充、复审和更新供应商库，并组织对供应商合同执行情况进行评价，将评价意见列入供应商库。 3.