会议管理实务项目二 会前筹备.ppt

学习任务六　选择会议地点与布置会场 项 目 二 知识拓展：二、选择会议地点的技巧 选择远近适当的会场 (二) 　　选择会场的场址，首先，要考虑与会者是否便于前往，交通是否便利。其次，要考虑会议主办单位离会址也不宜过远，以致给会务工作造成不便。第三，如果是需要住宿的会议，还要考虑到会场与住宿地点的距离，一般来讲两者之间的距离越近越方便。 学习任务六　选择会议地点与布置会场 项 目 二 知识拓展：二、选择会议地点的技巧 选择环境适合的会场 (三) 　　为了使与会人员能够专下心来开会，保证会议的质量，在选择会场时，除了要考虑会场的大小、距离的远近之外，环境也应当是考虑的重要因素之一。一般来讲，应当选择具有比较清静、不易受干扰的周边环境的会场。嘈杂喧嚣的闹市区肯定不是召开会议的理想环境。尤其是一些重要的会议，一方面需要安静的环境，另一方面也是为了避免由于离单位太近而受到不必要的人事干扰，遇到这类情况可以考虑舍近求远。 学习任务六　选择会议地点与布置会场 项 目 二 知识拓展：二、选择会议地点的技巧 选择设备齐全适用的会场 (四) 　　会场内设备在这里主要包括召开会议所必须的设备，如照明设备、音响设备、通风空调设备、桌椅用具、卫生设施及安全设备如消防设备等。在选择会场时，首先应察看这些设备是否齐备，性能是否良好；其次，根据会议内容的具体要求需要添加一些特殊设备时，应考虑到会场内原有设备是否适用。 学习任务六　选择会议地点与布置会场 项 目 二 知识拓展：三、选择会议地点的注意事项 1 广泛收集会议地点的信息 2 提前对会议地点进行实地考察 3 及早提前预订 学习任务六　选择会议地点与布置会场 项 目 二 知识拓展：四、装饰会场的技巧 　　会场的装饰包括主席台的装饰与会场整体背景的装饰和色调的选择。 　　设有主席台的会场主席台是装饰的重点，因为主席台是整个会场的中心。一般应在主席台上方悬挂会标(亦称横幅)，用美术字标名会议名称 　　会场整体装饰是指除主席台之外的场内及场外等地方，主要指会场四周和会场的门口。 　　选择色调是指会场内色彩的搭配与整体基调。包括主席台、天幕、台布、桌椅花卉及其他装饰物。选择与会议内容相协调的色调，可以给与会者的感官形成一定的刺激，产生积极的心理与生理上的影响。 学习任务六　选择会议地点与布置会场 项 目 二 知识拓展：五、会场座次排列的方法 主席台人员座次的排列 (一) 　　由于主席台就坐的人员多是领导和贵宾，因此主席台人员座次的排列一般应按照台上就坐者职务的高低排列，以职务最高者居中，然后依先左后右向两边顺序排开。 　　重大会议主席台的座次排列名单一般由秘书部门负责人来亲自安排，并送有关领导审定。有的会议，领导人对座次问题有专门关照，则应按领导的意见办。 学习任务六　选择会议地点与布置会场 项 目 二 知识拓展：五、会场座次排列的方法 会场内其他人员座次的排列 (二) 　　根据会议的不同要求，有不同的座次排列方法： 　　横排法。横排法是指按照参加会议人员的名单以其姓氏笔画或名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。 　　竖排法。竖排法是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向依次排列座次的方法。 　　左右排列法。左右排列法是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次的方法。 学习任务六　选择会议地点与布置会场 项 目 二 知识拓展：五、会场座次排列的方法 标识座次 (三) 　　座次标识是指标明会议成员座次的名签、指示牌或表格。座次一旦确定，要选择好标识座次方法。座次标识主要有以下几种方法： 　　1.在主席台或会议桌上摆放名签。 　　2.在与会人员出席证上注明座次(某排某号)。 　　3.印制座次图表，可以在与会成员入场之前每人发一份座次图表。主席台座次图表一般可贴在休息室，主席团成员在入场前一般先到休息室，秘书人员可提醒各位领导注意一下自己的座次。 　　以上三种方法可取其一种，也可以结合使用。 学习任务六　选择会议地点与布置会场 项 目 二 知识拓展：五、会场座次排列的方法 注意事项 (四) ? 1.应先决定准不准在会场吸烟。倘若准于吸烟，则应准备烟灰缸。倘若不准吸烟，则不能让烟灰缸在会场中出现。 　　2.如与会者之间彼此并不熟悉，则应考虑是否事先准备姓名卡片。 　　3.准备视听器材。黑板(白板)、白报纸、甚至幻灯机、投影机与放映机等应该被视为一般会议可借用的基本工具。 　　4.除非是较长的会议(超过一个半小时的会议)，否则尽量不要提供茶点，以防与会者分心。?? 　　5.当议程甚短且无需作记录时，可考虑采取站立的方式开会。? 学习任务六　选择会议地点与布置会场 项 目 二 实训练习 　　1.确定会议场所 　　(1)实训目标。通过实训，要