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公章、介绍信及法人委托书使用管理规定
为进一步加强内部管理,规范经营行为,避免经营风险,现就加强公司公章、介绍信及法人委托书使用管理规定如下:
一、公司公章的管理和使用
1、公司公章包括公司公章、合同章、法定代表人章等代表公司身份的各种印章的总称。
2、公司公章办公室指定专人保管。
3、加盖公司公章需填写“加盖公章审批表”,经有关部门、领导审批签字。办公室应对加盖公章情况进行登记并填写“公司公章使用情况登记表”,对手续不全的不予盖章。
对经营业务联系、经营活动等涉及公司重大利益变动的事项,如投标、签订合同等需加盖公章的,需经申请单位(申请人)申请,报经公司总经理签字后才能办理。
对上报统计、会计报表的盖章,由主办会计填写审批表,报财务负责人批准签字后盖章。涉及担保、借贷内容的需公司总经理同意签字后给予办理。
对于办理个人事务事项,需加盖公司公章的,在填写审批表后,经办公室主任签字后给予办理。
其他需要使用公章的,由使用单位(使用人)填写“加盖公司公章审批表”并经办公室主任同意后才能办理。
4、公司公章原则上不得借用,因经营需要确需借往异地使用的,在使用前,填写“借用公章审批表”,经公司总经理同意签字后给予办理。
二、公司各部门、直属项目部印鉴的管理与使用
1、公司各单位印鉴包括:各部门章、各直属项目部章等。
2、公司各部门印鉴由公司办公室统一刻制,下文后交给所属部门和项目部或二级单位使用,各部门或二级单位应指定专人保管,规范使用。在机构调整、项目合并时,应及时将印鉴上交公司办公室。
3、各部门印鉴只能用于公司内部日常联系工作,签发工程业务联系单、签证单。未经公司书面授权,不得签订工程分包合同。
4、各部门印鉴不得用于出具借条、欠据等类似的契约,否则引起经济纠纷、诉讼等造成的一切责任及经济损失由责任人承担。
5、任何个人因违反本规定而造成公司经济损失的,公司有权对其依法追诉。
三、公司介绍信、法人委托书的使用管理
1、公司介绍信、法人委托书由公司办公室统一负责印制、统一管理和使用。
2、法人委托书的开具需填写“开具法人委托书审批表”,附评审材料及相关领导签字后报经公司法定代表人同意,并由法定代表人本人签字后开具。
3、在经营业务联系中需使用介绍信的,需填写“开具介绍信审批表”,经公司经营部对业务信息进行审批核准,附评审材料给予开具。
4、对一般行政事务需开具介绍信的,经办公室主任审核同意签字后给予开具。
四、公司公章、介绍信及法人委托书的保管职责
1、公司公章、介绍信及法人委托书的保管由公司办公室指定人员保管,下属部门或二级单位的印签应制定专人保管,并将保管人上报公司办公室备案。保管人为使用的责任人。
2、保管使用人对公章、介绍信、法人委托书的使用进行登记。对没有审批表的,签字不符合规定要求的,所附材料不全的一律不予办理,否则追究保管使用人的全部责任。
五、其他
1、以上条款中,因审批签字人出差而又不许即使办理时,办公室经办人可通过电话请示同意后,做好电话记录,现给予办理,事后补签。
2、本规定自发布之日起施行。
3、下属各单位的公章、介绍信、法人委托书的使用管理参照本规定执行。
4、公司各级财务专用章,由公司财务部派专人严格按照财务规定加强管理,防范财务风险。财务部应制定相应的管理细则并报综合管理部备案。
六、本规定由综合管理部负责解释。
附件:
1、加盖公章审批表
2、借用公章审批表
3、开具介绍信、委托书审批表
4、公章使用情况登记表
附件1
加盖公章审批表
年 月 日
申请单位(人)
联系电话
加盖公章名称
申 请 文 件
申请人签字: 部门审核签字: 领导签字:
应附评审材料情况: 有 无(打√) 经办人:
附件2
借用公章审批表
年 月 日
申请单位(人)
联系电话
借用公章名称
申 请 事 由
申请责任人签字: 部门审核签字:
分管领导签字: 总经理签字:
经办人:
附件3
开具介绍信审批表
年 月 日
申请单位(人)
联系电话
介绍内容
申请人签字: 部门审核签字: 领导签字:
应附评审材料情况: 有 无(打√) 经办人:
开具法人委托书审批表
年 月 日
申请单位(人)
被委托人
委托内容
申请签字: 分管领导签字: 总经理签字:
应附评审材料情况: 有 无(打√) 经办人:
附件4
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