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档案的保密工作须处理好几方面工作 　　［摘要］很多档案信息涉及国家的安全和利益，涉及经济技术秘密等内容。 　　本文认为要做好档案的保密利用工作，必须把握和处理好以下五方面的关系保密与利用；制度与措施；死与活的转化；软件与硬件；纸质档案与电子档案。 　　［关键词］档案管理；保密；利用；制度；措施；关系很多档案信息涉及国家的安全和利益，涉及经济技术秘密，涉及社会秩序和个人隐私等内容。 　　所以利用档案信息资源，必然会涉及档案信息的保密问题。 　　笔者从长期的工作实践中认识到，要做好档案的保密利用工作，在实际工作中必须把握和处理好以下五方面关系。 　　一、要把握和处理好保密与利用工作的关系在浩如烟海的各类档案中，有相当一部分是涉密档案。 　　根据《保密法》规定，这部分档案划分为绝密、机密和秘密三级。 　　做好涉密档案的保密工作，是档案工作者的神圣职责。 　　涉密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用。 　　保而不用，只会失去保密的意义和档案的价值。 　　当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。 　　保密和利用两者都十分重要，档案工作者在思想认识和实际工作中，必须把握处理好两者的关系，不可偏废。 　　利用档案为实践活动服务，具有极为重要的现实意义。 　　然而，在实际工作中普遍存在着重保轻用，利用不足的弊端。 　　档案工作者害怕失密，或心存顾虑，不敢大胆利用，使很有利用价值的档案被束之高阁，造成档案资源的浪费。 　　笔者认为，两者主要矛盾在档案工作者一边。 　　档案工作者一定要解放思想，端正认识，与时俱进，改变传统观念，在严格做好保密工作的基础上，积极为利用者提供方便，才能使档案的价值真正在利用中体现出来。 　　二、要把握和处理好制度与措施的关系俗话说，没有规矩，不成方圆。 　　既要档案保密，又要大胆利用，必须有一整套严格的制度和与之配套的措施作为保障。 　　有制度无措施，执行起来就会落不到实处。 　　有措施而无制度，则会纲目混乱，难以长期坚持执行。 　　两者是相辅相成，互为补充的。 　　以笔者所从事的档案工作实际为例，建立了档案阅览制度、外借制度、复印制度等，规定不同的审批手续，做到档案利用工作有章可循。 　　与此同时，按照中央相关法律法规，对收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各个环节，建立相关工作措施。 　　为保证各项制度和各项措施的落实，建立了由主要领导同志任组长的保密工作领导小组，定期监督检查。 　　由于有多项制度和措施保证了档案保密与利用有章可循、有条不紊实施，收到较好的实效。 　　三、要把握和处理好死与活的转化关系根据《保密法》对涉密档案分为三级的规定，是为了让档案工作者根据不同密级采取不同的管理措施，最大限度地利用档案。 　　同时，根据国家还规定了涉密档案的保管期限，除有特殊规定外，绝密级事项不超过３０年，机密级事项不超过２０年，秘密级事项不超过１０年，保密事项在其确定的期限内，受国家保护。 　　但是涉密事项不是一成不变的，保密期届满，就失去了它的保密价值，这部分档案便死而复活。 　　在思想认识上，一成不变地看待档案的涉密性，无视涉密性的时效和范围是不对的。 　　而缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。 　　档案工作者必须对涉密档案进行科学管理，及时区分保密期限，掌握死与活。 　　严格划清活密与死密的界限，确定哪些档案可开发利用；哪些在一定范围内利用；哪些还不能提供利用。 　　使死档案复活，最大限度地开放利用。 　　四、要把握和处理软件与硬件的关系所谓软件，是指人的思想建设。 　　再好的制度和措施都是要相关人员去遵守和执行。 　　既要重视涉密档案管理有关设施的硬件建设，更要加强档案保密利用工作的思想建设，否则，很难收到预期效果。 　　因此，必须加强档案保密法制教育，增强广大干部群众的保密观念。 　　同时，要大力开展档案保管利用的宣传工作。 　　以笔者所在单位为例，根据档案保密管理的要求，设立了专门的档案库房，与办公室分开，配备温湿度机、去湿机和粉碎机等专用设备。 　　与此同时，广泛开展宣传教育，特别是对涉密人员、管理部门工作人员、新进和调离重要岗位的工作人员进行档案保密和利用教育。 　　要求全体工作人员，对不该知道的秘密不问、不看、不记；不在通信中涉及国家秘密；不与亲属、朋友等无关人员及在公开场合谈论秘密；不向外泄露领导同志的地址、电话及行踪；不向外泄露尚未公布的突发事件；不隐瞒泄密事件。 　　同时档案工作者是具有特殊身份和地位的人员。 　　有知密早、知密多、知密深的特性。 　　必须切实加强档案工作者的政治素质修养，提高保密