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如何有效使用你的通信工具 沟通技巧之一 通信工具 电话/手机——声音传播工具 邮件/短信/传真——文字传播工具 故事一 某经理给主任下达一个任务，主任接到任务后按照自己的意思给下面下达任务。结果到店长，店长在店面会议上下任务，结果问题出现了，经理在周四一起完成这个工作，主任意思是店长完成这个工作，店长意思是每个店员必须完成这个工作，不完成者扣分，这个每个店的人员都在怨气冲天，告到老板那里去了。 故事二 陈经理与朱经理的矛盾 原因在某日，营业部陈经理接到门店店长电话说一员工病倒了需要钱和车子，陈经理立即给电话财务经理要钱和车子，因为营业部的车子刚好财务经理拿去用了，但电话打了几个都没人接。这样陈经理只好想办法去把人送到医院，第二天经理会议陈指责朱，朱回答电话没听到。按照公司制度不接电话且不回电话者扣100元。就这样朱、陈因为罚款的事怄气起来了。 电话使用技巧 接电话 接电话注意事项 1、重要的第一声 声音清晰、亲切、悦耳，使用礼貌用语，“你好，好来客”，应有“我代表公司、代表公司形象”的意识。 不允许接电话以“喂，喂”或者一张嘴就不客气的说“你找谁呀”“你是谁呀”“有什么事儿啊”像查户口似的。 接听电话是个人素质的直接体现，维护企业形象，树立办公新风，让我们从接听电话开始。 　 接电话注意事项 2、微笑接听电话 声音可以把你的表情传递给对方，笑是可以通过声音来感觉到的。 3、清晰明朗的声音 打电话过程中不可以吸烟、吃零食、打哈欠，如果你弯着腰靠在椅子上，对方也能听出你的声音是懒散的，无精打采的。 通话中不可以与别人闲聊，不要让对方感到他在对方心中无足轻重。 给予任何人同等的待遇，一视同仁，不卑不亢，这种公平的态度，容易为自己赢得朋友，也有利于公司良好待人接物形象宣传。 接电话注意事项 4、迅速准确的接听电话 在听到电话响时，如果附近没有人，我们应该以最快的速度拿起话筒。这样的态度是每个人应该拥有的，这样的习惯也是每个办公室工作人员都应该养成的。 电话最好在响三声之内接听，长时间让对方等候是很不礼貌的行为。 如果电话是在响了五声后才接起，请别忘记先向对方道歉“不好意思，让您久等了”。 　 接电话注意事项 5、认真做好电话记录 　　上班时间打来的电话都是与工作有关的，所以公司里每一个电话都很重要，即使对方要找的人不在，切忌只说“不在”，应做好电话记录。　 电话记录牢记5W1H原则，when何时,who何人来电，where事件地点，what何事，why为什么，原因，how如何做。电话记录简洁又完备，有赖于5W1H。 不要抱怨接到的任何电话，那怕与你无关，做好记录是对同事的尊重，对工作的责任。 永远不要对打来的电话说：我不知道！这是一种不负责任的表现。 接电话注意事项 6、挂电话的礼仪 通电话时，如果自己正在开会、会客，不宜长谈，或另有电话打进来，需要中止通话时，应说明原因，告之对方：“一有空，我马上打电话给您”，免得让对方认为我方厚此薄彼。 中止电话时应恭候对方先放下电话，不宜“越位”抢先。一般下级要等上级先挂电话，晚辈要等长辈先挂电话，被叫等主叫先挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话，那是一种非常没有教养的表现。 如遇上不识相的人打起电话没完没了，不宜说：“你说完了没有？我还有事呢”，最好委婉、含蓄，不要让对方难堪，应讲：“好吧，我不再占用您宝贵的时间了”“真不希望就此道别，不过以后希望有机会与您联络。” 接电话注意事项－如果接到拨错的电话如何处理？ 1、要保持风度，切勿发脾气,耍态度。 2、确认对方打错电话，应先自报家门，然后告知电话打错了。 3、如果对方道了歉，不要忘了说：“没关系”应对，不要教训人家，或抱怨。 电话铃声设计注意事项 铃声功能分类：振动、静音、闹铃 什么情况下使用以上铃声 开会/培训/会谈/等正式场合时——振动、静音； 日常情况下——闹铃 闹铃设置的—不适宜大声 其他接听电话技巧 1、转达电话的技巧 A、关键字句听清楚； B、当不告知具体事项时，要留下他的姓名、电话、公司的名称； C、遇到自己不知道的事 ，应尽快理清头绪，了解对方真实意图，避免被动。 2、接到顾客的索赔电话 处之泰然、洗耳恭听，让客户诉说不满其间切勿说：“但是”、“话虽如此，不过……”之类的话进行申辩 ； 接电话注意事项－如果有未接电话怎么处理 1、查看打电话人是什么人； 2、查看下时间是什么时候拨打的； 3、查看下拨打的次数； 4、在查看时未超过21：00前可以给予回复；如果次数多者，必须立即回复； 5、回电时必须第一时间说明原由并表歉意； 电话使用技巧 打电话 打电话注意事项 为了提高通话效果、正确表达思想,请注意下述六点 ： 1.电话机旁应备记事本和铅笔； 2.先整理电话