费用报销管理规定.doc

费用报销2010年1月 海南建一投资有限公司 建一管理制度 共 NUMPAGES 8页第 PAGE 1页 费用报销管理规定 目的 为了加强公司资金管理，明确各项费用报销办法、规范费用报销程序，特制定本规定。 第二条 适用范围 本规定适用于海南建一投资有限公司及下属所有子公司、分支机构。本规定所指的费用是国家税收法律、法规以及会计相关准则、制度允许列支的费用。所有费用必须是用于业务开展、公司运营，严禁报销个人消费或与经营无关的费用。 第三条 费用申请、审批流程 所有公司预算外费用或没有具体规定允许报销额度的费用必须先申请后报销。对于经常性发生的费用可以由部门一次性申请，每月在额度内报销。 1、费用申请程序 Y分管副总总经理部门经理Y YYNNNN董事长经 办 人 Y 分管副总 总经理 部门经理 Y Y Y N N N N 董事长 经 办 人 2、采购办公用品、包装物料，需事先书面向部门经理申请，经分管副总审批后方可采购。单笔金额在500元以上或当月累计金额达到1000元以上，还需向财务负责人申请；单笔金额在1000元以上或当月累计金额在3000元以上，需向总经理申请。 3、所有经理级以下（含经理级）员工出差应在出差前填写出差申请表，事先得到上级领导批准。 4、公司未规定额度的招待费必须事先向总经理申请； 5、捐赠、赞助性支出必须向财务负责人、总经理、董事长申请。 6、当月申请，当月有效，如当月未支付的，次月应重新申请。 第四条 费用报销、审批流程 1、报销审批流程 经 办 人 经 办 人 部门经理 总经理 分管副总 岗位会计 财务经理 Y N N N N Y Y Y 2、各岗位及部门审核、审批职责。 （1）经办人：取得合法、真实的发票，填写报销单，注明事由、金额； （2）部门经理、分管副总：负责审核确定开支是否必要、是否属实； （3）财务会计：审核费用开支是否符合财务制度、会计政策和规定，审核票据合法性、合规性（超标准的必须注明：标准金额和超标准金额）；如属预算项目的，审核时应注意是否超出预算；需事前报批的项目，是否已履行报批手续（超报批计划的须注明：批准的计划金额和超计划金额）；有无超过规定报销时限；审批手续是否齐全； （4）财务部经理：审核、审批。财务部经理签批后，须报财务负责人和总经理审批的，应签署报上级领导审批的明确意见。 （5）财务负责人：对超标准的费用开支必须签明按实报销或同意报销多少金额的具体意见，否则财务部只能按规定报销； （6）总经理：对超标准的费用开支须签明按实报销或同意报销多少金额的具体意见，否则财务部只能按规定报销。 （7）董事长：对超标准的费用开支须签明按实报销或同意报销多少金额的具体意见，否则财务部只能按规定报销。 3、费用报销支付 （1）费用必须在发生之日起5个工作日内报销，每月25日前发生的费用必须在当月报销；25日后发生费用可顺延至下月报销。 （2）出纳付款前确认全部审批手续是否齐全， 报销人账号是否与备案一致，现金报销领取人是否签字。 (3)支付后出纳应于相关报销、支付单据上盖“付讫章”，确认款项已支付。 4、现金预支 为了降低现金风险，一般情况下公司不预支现金。特殊情况下，需要预支现金的，应事先申请，填写现金借款单，注明事由、金额、预计归还时间。现金预支申请程序同费用报销申请程序。 第五条 各种费用报销政策 1、手机通讯费用 （1）报销额度:（见手机费、交通费报销标准） （2）其他经常外出办事需要报销手机费的人员，可以书面申请，经总经理批准后，将上述人员的名单、额度留存在财务部，作为报销时的核查依据。 （3）报销人必须提供由通讯公司出具的带有客户姓名和手机号码的客户通讯费账单原件，作为报销依据。预付电话费发票不得作为报销依据。 （4）手机报销只适用于本人，且一人一号。 （5）以上所列手机报销额度为最大额度，不超过额度的，按实际发生金额报销，超过额度的由本人自负。如确属业务事项发生的费用超出额度的，书面申请补报差额。 2、市内交通费 （1）公司没有配备车辆的业务人员可按下列附表中的标准报销市内交通费： （2）公司后勤部门人员的市内交通费据实报销。 （3）出租车费用：经理级以上人员可以乘坐出租车；外地出差的出租车费用应与出差旅程、时间一致。通常情况下由家至工作地点的出租车费用不予报销；紧急情况下，由家至工作地点需要乘坐出租车的，应事先得到上级领导批准。由于工作需要，加班时间超过晚上10点的，允许报销出租车费。报销人在报销单据上注明时间、事