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PAGE \* MERGEFORMAT - 4 - PAGE \* MERGEFORMAT - 5 - 类别（YYYY）：行政管理 题目： 深圳市人民医院文件和资料编码管理办法（2016年） 编号：YB-XZGL-BF-0001-002 页数： 5 附件（数量）：2 首次发布日期：2014.5.4 审核日期：2016.8.10 修改日期：2016.8.18 批准人：邱晨 深圳市人民医院文件和资料编码管理办法（2016年） 第一章 总 则 第一条 为了加强对医院各类文件和资料的编写、审核、报送等管理工作，促进医院文件和资料的规范化、精准化、科学化管理，为医院的安全高效运作建立一套完整、合理的文件编码管理体系，结合医院工作实际情况，制定本办法。 第二章 适用范围 第二条 本办法适用医院各类规范性文件和资料，具体包括： （一）各类制度、流程、规定、办法、预案、计划、方案、职责及其他规范性文件或资料。 （二）医院各类收、发文文件按照收、发文字号编码保存，不另行编码，但文件附件中涉及该条（一）款中内容需按照本办法编码存档。 第三章 职责范围 第三条 院办公室负责全院行政性文件的编码管理、审核工作。 第四条 科室、部门负责本部门的规范性文件和资料的管理工作，并指定专人负责编码整理和归档。 第五条 院办公室负责指导与监督各科室、部门规范性文件和资料管理的实施情况。 第四章 管理方式 第六条 规范性文件编码规则为：XX－YYYY－ZZ－0001－001。 （一）XX：表示责任部门的汉语拼音缩写。如YB（院办公室），具体编码见附件1。 （二）YYYY：表示文件一级类别汉语拼音缩写。如XZGL（行政管理）、LCGL（临床管理）、HLGL（护理管理）、YSGL（药事管理）、HQGL（后勤管理）、YJGL（应急管理）、ZLGL（质量管理）、GRGL（感染管理）、QTGL（其他管理）。 （三）ZZ：表示文件二级类别汉语拼音缩写。如：ZD（制度）、LC（流程）、GD（规定）、BF（办法）、YA（预案）、JH（计划、方案）、ZZ（职责）、QT（其他）。 （四）0001表示文件的序号。根据科室、部门发布的文件时间顺序依次排序，文件更新序号不变。 （五）001表示版本号。文件更新一次，版本号数字增加一次。 第七条 每一份规范性文件均应在首页标明表格式题头，具体格式见附件2。 第八条 此编码格式收发文件不适用。院办公室负责医院所有收发文件的分类、编号、整理和收发。 第九条 医院发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份用四位年代号，发文顺序号为阿拉伯数字，不编虚位，如深医〔2016〕1号。 第十条 收文不编写新文号，保留原文号。收文处理后，连同签字原件的审批表，根据不同的发文单位，将收文分别归类于对应的指定文档进行保存。 第十一条 医院收文程序为院办公室收文后，附上文件审批表，写明来文单位与收文日期，交由院办主任签署承办意见，根据承办意见，上报院领导签署文件处理批示，根据院领导的批示通过OA交换系统发送给相关科室，同时整理归档。 第五章 修订管理 第十二条 院办公室负责对全院行政性文件的修订与更新，科室、部门文件由制定科室负责修订与更新。修改文件经审批后方可生效。 第十三条 文件修改应保有记录，修改日期呈现在表格式题头的相应位置，同时要有更改文件的版本号。 第十四条 对于不适应实际情况的文件或资料，如果无法通过修订解决时应及时废除。全院行政性文件由院办公室组织废除程序，全院公示；科室、部门文件由科室负责人组织废除程序，并通知科室所有人。 第六章 附 则 第十五条 本办法自公布之日起施行。 第十六条 本办法由院办公室负责解释。 第十七条 本办法公布之日起，原《文件和资料的管理办法》即时废止。 附件1： 深圳市人民医院科室（部门）简写（XX）对照表 科室（部门） 简写 科室（部门） 简写 科室（部门） 简写 院办公室 YB 计划生育科 JS2 呼吸内科 HX 党委办公室 DB 妇科 FK 心血管内科 XN 人事科 RS 胃肠外科 WC 新生儿科 XS 财务科 CW 心外科 XW1 儿科 EK 医务科 YW 整形外科 ZX 感染内科 GN 护理部 HL 胸外科 XW2 肿瘤内科 ZN 质控科 ZK 甲状腺外科 JW 肿瘤放疗科 FL 科研科 KY 乳腺外科 RX 生物治疗科 SW 教学科 JX 手显微外科 SX 宁养院 NY 总务科 ZW 脊柱外科 JZ 皮肤科 PF 设备科 SK 骨关节外科 GW 全科医学科 QK IT技术部 IT 泌尿外科 MW CT/MRI室 CT 物价医保科 WJ 肝胆外科 GD 放射科 FS2 预防保健科 YF 外科内镜室 WS 检验科 JY 感染管理科 YG 眼科 YK 药学部 YX 工会委员会 G