韶关大学档案查阅暂行办法.docVIP

韶关学院档案查阅暂行办法 （征求意见稿） 第一条 为进一步规范学校档案管理，健全档案馆档案查阅制度，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《韶关学院档案管理办法》有关规定，结合学校实际，制定本办法。 第二条 以个人名义查阅档案时，查档人需提供本人身份证等有效证件，在档案馆办理登记手续后，由档案馆工作人员负责查阅。未经许可，查档人不得进入档案馆档案库房。 第三条 以集体名义查阅档案时，查档人应填写《韶关学院档案馆查阅档案申请表》（以下简称《查档申请表》，可登录档案馆主页“下载中心”下载），经所在单位领导批示后，由档案馆工作人员负责查阅。 第四条 未经档案馆工作人员许可，查档人不得自己查阅档案。如有必要，须经档案馆工作人员许可后，方可查阅所需要的指定档案，不得翻阅案卷的其他内容。查档人查阅档案后要当面点清并交还档案馆工作人员。 第五条 查阅本馆档案一律免收查档费。校外人员（含已调离的教职工和已毕业的本校学生）查档，如需档案馆向其提供相关证明材料的，档案馆将按《韶关学院档案馆服务性收费标准》的有关要求和标准收取一定的证明资料费和复制费；本校师生（含本校离退休人员）查档，免收证明资料费（帮校外人员查档除外），只收取复制费。 第六条 查阅、复印学校法人证书、组织机构代码证的校内各单位或个人，需填写《查档申请表》，经所在单位领导签字和学校党委办公室、校长办公室领导批示后，方可查阅和复印。 第七条 科研项目负责人和参与人查阅科研档案，需持本人有效证件向档案馆提请查阅，非项目负责人和参与人查阅科研档案，需填写《查档申请表》，经项目负责人签字同意后，方可查阅。 第八条 档案馆所藏的财会档案原则上不提供查阅服务。因工作需要查阅财会档案时，查档人需填写《查档申请表》，经所在单位领导批示和财务处领导审批后，由档案馆工作人员负责查阅。财务处或审计处因工作需要进行内部业务查阅时，查阅人需经处领导电话告知档案馆领导后自行到档案馆查阅。查阅学校重要财会档案，需经分管财务工作校领导批准后方可查阅。未经财务处或审计处领导批准，财会档案不准复印和拍照。 第九条 因办理就职（就读）学历认证、毕业证书丢失、国家学历认证中心查询无果等情况，需要向就职（就读）单位提供学历认证材料的，可到档案馆查阅、复印相关学历证明材料（录取名册、学籍表、成绩单、毕业生登记表等），档案馆不提供电话查询服务，只接受来人或来函的方式查询、利用教学档案。 （一）来人查询：1、亲自办理：需提供本人身份证、毕业证（在校生提供学生证）。 2、委托办理：代办人需提供身份证原件，委托人身份证、毕业证复印件和委托函。3、校外单位或公司经办人需提供单位介绍信或公函、本人身份证等有效证件、查证项目内容（如被查询人毕业证、成绩单等）复印件。 （二）来函查询：校外单位或公司查证学历、学位、成绩等，需提供单位介绍信或公函、查证项目内容（如被查询人毕业证、成绩单等）复印件、证明资料费邮局汇款回执后，再予以查询。 第十条 学校馆藏档案原件一律不予外借，确因工作需要借出使用的，需填写《查档申请表》，经所在单位领导签字和分管档案工作的校领导签字同意后方可借出。借出的档案应安全妥善保管，如出现篡改、损坏或遗失档案现象，则追究借出人的法律责任。 第十一条 查阅档案者应爱护档案，不准拆卷、涂改和在档案上写字或做标记。 第十二条 未经许可，复制、拍照相关档案材料时，必须由档案馆工作人员负责。 第十三条 查阅档案者负有对档案的安全和保密责任，不得失密、泄密。 第十四条 其它未尽事宜，遵照国家、省、市和学校档案管理的相关规定执行。 第十五条 本办法自印发之日起施行，由档案馆负责解释。 附件：《韶关学院档案馆查阅档案申请表》（略） 2014年 月 日印发 附件： 韶关学院档案馆查阅档案申请表 日期 申请人 所在单位 （盖章） 查阅档案用途 查阅 档案 类型 （勾选） 学校法人证书 （ ） 组织机构代码证 （ ） 房 产 证 （ ） 土 地 证 （ ） 基 建 图 纸 （ ） 科 研 档 案 （ ） 财 会 档 案 （ ） 其 它 档 案 （ ） 申请人所在单位领导意见 (或项目负责人意见) 如查阅学校法人证书、组织机构代码证、财会档案或需借出档案原件时， 请继续填写以下相关表格 查阅学校法人证书、组织机构代码证等档案 审批意见 学校党委办公室、校长办公室领导意见 查阅财会档案 审批意见 财务处领导意见 校领导意见（查阅重要财会档案时） 借出档案原件 校园内使用 校园外使用 档案馆 领导意见 校领导意见 备注