《秘书学》第五章会议管理.ppt

第五章　会议管理;第一节　会议基本知识 ;一、会议的概念 “会”是多人聚在一起，“议”是协商事情。 “会议”是人们聚集在一起商量事情、交流信息、沟通情感、统一思想、达成共识等的一种行为过程，是人们在生活工作中处理有关问题的一项程序性的活动形式。 会议必须具备三个条件：一是必须有≥3人参与；二是必须有一定的议题或目标；三是必须通过一定的程序。;二、会议的构成要素 会议构成要素: 会议名称、会议议题、会议主题、会议时间、会议地点、与会者（主办者、主持者、参加者）、会议议程、会议日程、会议目标等。;三、会议的功能 （一）传达领导意图 （二）提供信息 （三）交流经验 （四）解决问题 （五）宣传政策 （六）沟通情感 ;四、会议的分类 （一）按会议性质分类 1.法定性或制度性会议。 2.决策性会议。 3.工作性会议。 4.专业性会议。 5.知照性会议。 6.商务性会议。 7.联谊性会议。 8.信息性会议。 ;（二）按会议是否定期分类 按周期,会议可分为：定期会议和不定期会议。定期会议是指有固定周期，定时召开的会议，如例会；不定期会议则是随时根据需要而召开的会议。 （三）按会议规模分类 按人数,会议可分为。特大型会议指万人以上的会议；大型会议指万人以下，千人以上的会议；中型会议指百人以上，千人以下的会议；小型会议指三人及其以上，百人以下的会议。;（四）按会议区域分类 按区域分是指按照与会者来自的国家或地区范围，可分为：国际会议、区域（洲际）会议、全国会议、单位或部门会议等。 （五）按会议阶段分类 按阶段,会议可分为：预备会议和正式会议。预备会议也可称为筹备会议，是指正式会议之前，为保证会议的顺利召开而进行的准备会议，主要为了商议正式会议中的相关事宜。;（六）按会议手段分类 按手段会议可分为：常规会议、电话会议、电视会议、网络会议等。常规会议一般是指与会者坐在同一个会场中，按照既定程序开会；电话会议是通过电话线路，将一个会场的声音信号传送到其他会场，让多个会场的人同时听会，这种形式可以节约时间和成本；电视会议是通过电视台或者有线电视信号将会场的声音和画面传到不同的会场中，让异地会场的人也有身临其境的感觉；网络会议是利用网络技术进行会议信号的传递，由于网络具有交互性，会议的各方均可以通过网络进行发言、讨论。;五、会议的流程 （一）会前筹备 确定会议名称→拟定会议议题→会议筹备小组分工→选择会址→拟定会议议程和会议日程→准备会议证件和指示标识→确定与会者名单和制发会议通知→准备会议资料、会议设备与用具→会议经费预算→会场布置和会场布局→拟定会议筹备方案等； （二）会中服务 会议接站→报到工作→会议记录编写会议简报→娱乐活动安排→其他服务工作等； （三）会后落实（总结） 引导与会者有序地离开会场→会议经费结算→拟写会议纪要→会议文件资料整理→会议评估等。; 第二节　 会议实务操作; 会前筹备 ; 一、会前筹备 （一） 确定会议名称 1.确定会议的类型 2.根据会议的主题、类型确定会议名称 （1）确定会议名称 （2）确定会议名称时应该注意事项　 3.会议名称报请领导批准。 ;（二）拟定会议议题 1.收集会议议题 会议的议题主要有三个来源：来自上级机关和领导人；来自下级部门提交的需以会议的形成研究和决定的问题；来自秘书部门向本组织搜集的需要研究和决定的事项。 2.对收集的议题进行整理 整理议题后向领导汇报，根据领导的批示，再进行修改，并拟定出会议议题初稿。;（三）会议筹备小组分工 1.明确筹备小组的工作职责 2.对筹备小组进行分工 （1）会务组。 （2）材料与宣传组。 （3）活动组。 （4）后勤与保卫组。 3.对各小组人员再进行分配 4.报请主管领导批准; (四)选择会址 1.确定会议所在地 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应选择首都或中心城市等地召开；专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察；小型、经常性的会议，选择在单位的会议室较好。;2.选择会议场所考虑的因素： (1)交通便利。 (2)会场的大小应与会议规模相符。 (3)场地要有良好的设备配置。 (4)场地应不受外界干扰。 (5)有无停车场所和安全设施问题。 (6)场地租借的费用适中合理。 (7)会场周围有必要的餐饮和娱乐设施。;（五）拟定会议议程和会议日程 (一) 拟定会议议程 1.标题 2.题注 3.正文 4.落款 5.制定时间 ;（二）拟定会议日程 会议日程的内容要素包括：时间、地点、内容、参加人、主持人、