合理化标准化系统化资讯化的要诀.DOC

合理化、標準化、系統化、資訊化的要訣 　 楊望遠 台商張老師經營執行顧問 2008/03/19 全球台商e焦點，第99期 　 經濟部投資業務處 企業發展的過程，概言之，即合理化改善、標準化維持、系統化運作、資訊化加速。唯各家說法、做法不一，但成王敗亡，若皆歸諸機運，又如何得以永續發展；故不踹淺陋，試圖拋磚引玉，逐一申訴之。 （一）合理化改善永無止境，其要訣歸納如下： 1. 制訂製程（工藝）標準。舉凡加工 / 處理方式、工模治具、公差、速度、溫度、壓力、時間、……等等，經測試改善找出最佳條件訂成標準。 2. 確立產量標準（標準工時）。早期以馬錶實測，今已進步為科學分析之預定時間標準（PTS），不但可進行動作分析方法改善，亦較具合理說服性。（筆者改良一套【簡明工作因素法（BWF）】，大學水平可看懂及操作，初中水平可教會操作，意者可索取）。 3. 突破（打通）瓶頸。流程速度及產能受制取決於瓶頸，不論係機器設備、材料品質、人為作業、環境空間等問題，須找出確認，並設法打通或突破。 4. 力求平衡（平穩）。企業之不平衡損失往往高達30%以上，不論是淡旺季 / 大小月 / 尖離峰、製程 / 生產線不平衡、作業流程延宕、銷產不協調、勞逸不均、……皆須層別管理，檢討改進，使平衡效率大於90%。 5. 根本解決（管控）異常。許多異常皆係再三重複發生之老問題，必須循線追蹤到根源，予以徹底解決；但異常須管控在10%左右，過則亂，不及則退化。 6. 簡化（統一）規格。顧客在乎功性能勝於規格，故宜儘量簡化統一成滿足市場需求之標準規格，避免客戶 / 業務 / 設計任意新增規格。 7. 活用科技及手冊（Manual）。要出人頭地，埋頭苦幹不若抬頭實幹；現代科技一日千里，加上先進機器設備所附之簡易作業手冊，活（善）用之得以如虎添翼。 （二）標準化維持與合理化改善乃一體二面，交互循環，其要訣歸納如下： 1. 確立操作標準。改善成果須以標準（作業方法及工時）來維持，而操作標準須能讓合格新人看懂作對，並具有競爭優勢。 2. 建立標準模組。以往每件工作從0做起，時程既長，錯誤修改難免，門檻又高，故多失敗；如今經多人多年經驗積累精煉，模組化技術已成熟，可由80～95分開始做，不但時間短、錯誤少、門檻低，且易成功，並可快速複製熟手。 3. 建立統一改法。以往是Trial ＆ Error，如今必須能做到Trial ＆ Exercise，對於修改的方向及範圍已充分掌控，雖不中亦不遠，練習一二次即可。若再建立修改參數則更快速正確。 4. 落實維護標準。標準不標準常令人無所適從，故須落實維護標準，任何異常發生，宜依序追問「有無標準？」、「有無照標準做？」、「照做後是否符合標準？」、「標準有無定期更新？」，使標準維持在適用狀態。 5. 建立專家系統。將約95%例行、穩定、簡化、精煉之專業技術，累積成專家系統，使普通人透過此系統得以做95%專家的工作，如規劃、設計、工程、核驗、檢修等。 6. 簡化表單。常用表單須格式化，文字化，正常一分鐘內勾選完畢；其目的不在節省時間，而是要防範疏漏錯誤。此外凡是不能達到反應解決問題及提高績效之表單宜廢除。 7. 暢通事務流程。宜層別正常或異常，正常授權第一線依標準執行，異常方循權限及時限管制。此外儘量以日報、週報、月報（見林也見樹）及異報取代逐筆簽核（見樹不見林）。 （三）系統化運作使組織具有生命力，得以自動自發生生不息地成長，其要訣歸納如下： 1. 串聯整合事務流程及表單。各流程及表單自成一體系，必須串聯整合成一完整系統，使具有命令（神經）中樞及動力（心臟）中樞，支援互補而不衝突干擾。 2. 建立績效管理體系。要使系統自動須破除慣性與惰性，故宜作到每個人之貢獻度能量化衡量，再做到貢獻度與報酬成正比，當能自動自發生生不息。 3. 建立異常管理體系。要使系統健全強盛運作，勢須不斷反應異常予以改進；可藉目標調整來管控異常比率，使不干擾日常管理。 4. 實施目標管理。以目標管理為經，整合所有管理，俾能齊一方向及心力，邁向企業願景。 （四）資訊化加速使決策正確且快速，在速度決定成敗的年代尤其重要，其要訣歸納如下： 1. 確立合理需求及規格。由使用單位改善現行作業，針對已穩定可訂出規則者，並考量資訊化之流程特色後提出需求及達成之規格（例如數量及速度），且須負相對責任。 2. 貫徹各項標準作業。各項作業須堅持照標準做，各項數據須正確完整就源及時輸入，各項異常須自動警示並及時處理。 3. 建立基本資料檔。正確完整且定期更新之基本資料檔，有助於快速準確處理資料，並反應異常徵候及早防範。