总收文待分文作业-真理大学公文管理系统.DOC

PAGE 真理大學 公文自動化管理系統 操作手冊－總收文 V 1.0 英福達科技股份有限公司 編印 中華民國103年7月目 錄 TOC \o 1-5 \h \z \u HYPERLINK \l _Toc362958470 第一章 總收文作業 PAGEREF _Toc362958470 \h - 1 - HYPERLINK \l _Toc362958471 第二章 收文作業 PAGEREF _Toc362958471 \h - 2 - HYPERLINK \l _Toc362958472 第一節 電子收文作業 PAGEREF _Toc362958472 \h - 2 - HYPERLINK \l _Toc362958473 第二節 紙本收文作業 PAGEREF _Toc362958473 \h - 5 - HYPERLINK \l _Toc362958474 第三節 來文修改作業 PAGEREF _Toc362958474 \h - 8 - HYPERLINK \l _Toc362958475 第四節 來文附件修改作業 PAGEREF _Toc362958475 \h - 10 - HYPERLINK \l _Toc362958476 第三章　收文簽核作業 PAGEREF _Toc362958476 \h - 14 - HYPERLINK \l _Toc362958477 第一節 簽核工具 PAGEREF _Toc362958477 \h - 14 - HYPERLINK \l _Toc362958478 第二節　公文簽核模式_檢視視窗調整按鈕 PAGEREF _Toc362958478 \h - 15 - HYPERLINK \l _Toc362958479 第四章 總收文待分文作業 PAGEREF _Toc362958479 \h - 26 - HYPERLINK \l _Toc362958480 第一節 開啟公文作業 PAGEREF _Toc362958480 \h - 26 - HYPERLINK \l _Toc362958481 第二節 分文作業 PAGEREF _Toc362958481 \h - 27 - HYPERLINK \l _Toc362958482 第三節 分文請示作業 PAGEREF _Toc362958482 \h - 28 - HYPERLINK \l _Toc362958483 第四節 改為紙本/改為線上作業 PAGEREF _Toc362958483 \h - 29 - HYPERLINK \l _Toc362958484 第五節 銷號作業 PAGEREF _Toc362958484 \h - 30 - 公文自動化管理系統 總收文 1 - 第一章 總收文作業 總收文主要作業為收到外機關送來的公文時，依公文內容分文辦理單位。若無法判斷來文應由何單位承辦時，可以執行分文請示的功能請長官裁示或協助分文。 當總收文人員收到各機關送來的公文，可透過本系統進行紙本收文登記及電子收文登記，上傳檔案及附件，並登打該公文的相關資訊。若要新增、修改來文附件，可在總收文的「待處理公文」資料夾進行修改。 圖 SEQ 圖 \* ARABIC 1總收文流程 第二章 收文作業 第一節 電子收文作業 電子交換或掃描的公文都會於此顯示。 電子收文查詢畫面 操作步驟 步驟 1：點選後，來文清單區會出現收文暫存清單，並開始進行電子收文登記。 圖 SEQ 圖 \* ARABIC 2點選電子收文 刪除來文（比如有重複來文的情形）。 操作步驟 步驟 1：在選取方塊勾選（?）要刪除的來文，再點選「刪除」。 圖 SEQ 圖 \* ARABIC 3點選刪除 步驟 2：系統會出現提示訊息，「確定是否要刪除電子來文」。 圖 SEQ 圖 \* ARABIC 4系統訊息 步驟 3：請輸入刪除來文理由，點選確定。 圖 SEQ 圖 \* ARABIC 5輸入刪除來文理由 步驟 4：系統會出現訊息，「刪除成功!!」。 圖 SEQ 圖 \* ARABIC 6系統會出現訊息 收文登記 操作步驟 步驟 1：點選文號可開啟公文。 圖 SEQ 圖 \* ARABIC 7點選文號 步驟 2：若有來文字號重複，系統會出現告知視窗「此公文來文字號重複!文號: 101×××××××」。 圖 SEQ 圖 \* ARABIC 8系統訊息 步驟 3：開啟電子收文畫面，出現收文登記畫面，查閱該來文是否為您單位的公文。系統會自動帶入來文資訊，這時可在收文登記畫面修改調整部份相關資訊。 圖 S