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助理工作培训手册 王育庆 此培训讲义中的助理泛指各部门助理、经理助理、业务后勤专员等基层岗位。 培训目的： 1.提升助理、专员本职工作的职业素质和工作效率； 2.指导各部门助理、专员更好地协助部门主管做好本部门工作，提高部门业绩水平； 3.树立麦邦、英诺康“顾客至上”的良好企业形象。 培训对象： 1.各部门助理、专员 2.达乐堂店长 3.致力于提升自身助理工作素质和技能的人员 请大家谈谈：1.作为助理应该做什么？2.应该具备什么样的素质、技能？ 培训大纲： 第一部分 助理工作的重要性 第二部分 助理工作应具备的职业素质 第三部分 助理工作应掌握的职业技能 第四部分 助理必备的工作工具 第一部分 助理工作的重要性 一．从秘书谈起 ?????《辞海》：秘书即领导的助手。 ????《英汉词典》：秘书缘于拉丁文secretarius，意即“可靠的职员”。 ????《现代汉语词典》：秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。 ???? 1998年5月，国家劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。 二．助理的作用 第二部分 助理工作应具备的职业素质 劳动合同与心理契约 思考： 1. 公众场合我们不该做哪些事情？ 2.如何从本职工作做好节俭？ 我们更需要您具备： 1.对糖尿病行业和企业状况、产品知识有所了解，熟悉部门管理制度和工作流程，并能指导新进员工； 2.熟练使用各种办公自动化软件和设备的能力； 3.文字功底深厚，书面表达和口头表达清晰； 4.具备较强的沟通协调能力和逻辑思维与分析能力，在授权范围内有一定的预见能力和判断能力； 5. 能够和各种类型的上司和谐相处，办事细致、处事谨慎，具有较高的自我管理能力，具备较强的心理承受力和保密意识。 6.能够正确理解上司的意图，较强的信息处理能力，替上司过滤重要的事物。 7.不折不扣、没有任何借口地执行主管命令！ 思考： 1.请描述什么是糖尿病？糖尿病的并发症有哪些？如何预防糖尿病？糖尿病的治疗药物有哪些？ 2.请描述公司所有系列产品？ 3.请描述你所在部门的管理制度和工作流程？ 一.日常事务处理 二.日程安排 三.沟通与协调 四.职场礼仪 五.会议组织与协调 六.突发事件的处理 一.日常事务处理 ◆电话 （电话礼仪中详细介绍） ◆传真 1.格式规范 正式的传真必须有首页，上面注明传送者与接受者双方的单位名称、人员姓名、日期、总页数等。 2.内容齐全 正式的传真信件要有必要的称呼、问候语、敬语、致谢语、签字等。 3.及时通报 发送传真之前要向对方通报一下。收到传真之后要尽快通知对方，以免对方不放心。 ◆邮件 1．一定不要空白标题，这是最失礼的 2．标题要简短，不宜冗长，不要用…才能显示完你的标题 3. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收” 4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理 5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。 关于称呼与问候 1． 恰当地称呼收件者，这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应； 2.在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。 3.称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。 4． Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best Regards， 中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。 强调： （一）无毒传送 （二）慎重处理文件 （三）认真撰写 （四）不可滥发 ◆发送，抄送，密送 ◆离职员工、新入职员工 ◆名片 出席社交活动、参加会议，应该在活动、会议之前或之后交换名片，不要在会议、活动期间与别人交换名片．首先要把自己的名片准备好，整齐地放在易于掏出