档案信息化管理.ppt

我国省级档案网站档案检索建设情况 （统计时间2008.2.27-2008.3.13） 我国省级档案网站档案检索建设情况 （统计时间2008.2.27-2008.3.13）续1 我国档案信息量不足的最大问题是原文信息的缺乏，仅仅有两个网站提供原文信息，而且在数量上极为稀少，对于希望在网上查阅档案原文的利用者，不过是杯水车薪而已。 加强档案数据库建设，实现档案全文的网上利用。 “本办法所称的电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录”。 (一)电子文件管理的原则 电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持以下原则： 1、统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。 2、全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。 3、规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。 4、便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。 5、安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。 (二) 电子文件管理机构及职责 1、机构：建立国家电子文件管理部际联席会议制度，由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作。 2、国家电子文件管理部际联席会议的主要职责 (一)电子文件迅速增长与普及 目前，美国、英国、日本等国家已经基本实现了无纸化办公、开始全面迈进电子文件时代。据国家档案局2006年的调查，中央和国家机关、中央企业已有80%的单位采用了办公自动化或电子政务系统，已产生各类电子文件近2亿件。截至2006年5月，我国仅通过书生电子公文传输系统发送的电子公文数量平均每个工作日就超过了1.8万份，累计发送的电子公文数量超过1500万份。 (二)存在问题 1.管理缺失。表现有三方面： （1）大多数单位没有制定电子文件管理规章制度，没有专人负责电子文件的收集、归档和保存，电子文件处于自生自灭的状态。 （2）少数单位虽然已经着手管理电子文件，但基本上是沿用纸质文件的管理方法无法保证电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性。 （3）除了极个别档案馆开始进行实验性探索外，从中央到省、地、县数千个档案馆对于接受电子文件问题尚未列入工作议程，电子文件大都由其形成机构自行保管、自由处置。 2.流失严重。 （1）在中央和国家机关及直属企事业单位，42.2%的电子公文没有任何方式存留；74.4%的机构没有采用任何措施存留数据库、电子邮件、多媒体文件、网页文件等类型的电子文件；绝大多数单位存留下来的电子文件并不具有真正的“档案价值”。 （2）一些保存下来的重要电子文件已经无法读取。 3.证据力不足。 (1) 在许多国家，电子文件的证据效力已得到法律的认可，而且法律强制政府机构和公司有效管理电子文件，以保留业务活动证据。但是，当前我国由于不能科学地管理电子文件，致使电子文件失去应有的可信度、证据力。 (2)文件格式的常识性错误 4.安全问题堪忧。 5.开发利用水平低下。 “推进机关档案管理与办公自动化同步发展。适应办公自动化和电子政务建设的要求，在中央、国家机关以及省直机关中普及应用文档一体化管理系统，并与机关办公自动化和电子政务系统同步建设，协调发展”。(全国档案信息化建设实施纲要) (一)前端带动后端 根据文件生命周期理论，文件从形成、处理、交换、归档到利用或者销毁是一个完整的过程，在这个过程中，文件的形成是前端，处理、交换等活动是中端，归档或销毁是末端。理想的电子文件归档系统应该是整个电子文件管理系统的一部分，与文件形成系统、流转系统相连，并能自动地接受其形成的文件及相关的背景信息。 有OA的单位都应该有电子文件管理系统。这就如同有处理文件的机构都有一个保管档案的档案室是一样的道理。 由于办公自动化系统的建设走在电子文件管理系统建设的前面，因此，电子文件管理系统的建设需要加快步伐，跟上办公自动化系统的建设的步骤；另一方面，在办公自动化系统建设和升级改造的时候也要带动电子文件管理系