XX集团公司档案管理制度.doc

XX集团公司档案管理制度 第一章、?总则 第一条、为了规范公司档案管理，特制定本制度。 第二条、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。 第二章、档案管理机构的设置及基本要求 第三条、档案划分及管理部门 一、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。 二、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。 第四条、各部门资料管理 一、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。 二、各部门根据部门资料性质结合公司档案管理办法，实行统一的标准分类管理。 三、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。 第三章?、档案保管 第五条、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。 第六条、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。 第七条、要确保档案的完整，破损的档案文件要进行修复处理。 第八条、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。 第九条、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。 第十条、公司档案的分类： 一、计划性文件资料：包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作计划等。 二、批示性文件材料：包括公司各类标准、指标，如考核标准，计划指标等；公司生产经营过程中的各类命令、工作指示、调度命令等。 三、法规性文件：包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司内部档案管理制度的各类规章制度。 四、公司重大决议：包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。 五、总结性文件：包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。 六、凭证性材料：包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。 七、汇报性材料：包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等；公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等。 八、劳资人事资料：包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。 九、调研性资料：包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。 十、声像制品资料：包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。 十一、证件性文书资料：包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。 十二、馈赠性资料：包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。 第十一条、档案的收集 一、凡属本档案管理制度第十条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，交到办公室统一归档，每年归档一次；会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。 二、银行票据由财务部立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报表等）报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。 三、各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存；内部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。 四、公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后，应将相关资料全部移交档案管理员。 五、凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。 第四章、归档及保存年限 第十二条、归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。 第十三条、归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。 一、永久保存： （1）公司章程、合同 （2）股东名册 （3）组织规程及办事细则 （4）董事会及股东