东北财经大学会计信息系统课件 第六章.ppt

第六章：销售与收款业务循环中的管理与控制 销售与收款活动构成企业的基本业务循环。销售与收款处理流程是企业最为重要的业务流程。 本章基于信息化后业务财务一体化模式来讨论该流程中关键业务环节的管理与控制问题。 6.1 销售与收款业务流程 销售与收款业务流程通常包括这样一些业务活动：询价报价、合同创建、订单录入、信用检查、产成品管理、装运发货、开单、收现、应收账款与总分类账等。 6.1.1 订单录入 订单录入就是创建销售订单文件。在收到客户任何形式（电话、传真、E-MAIL等）和任何格式的订购单后，都要将其主要内容录入，并据此创建一个标准的销售订单文件。该文件是整个销售与收款业务流程中各业务环节据此作业的依循基础。 订单录入通常还包括定价和可获量检验。 6.1.2 信用审查 由于买方市场的形成，销售业务往往以赊销为主。此时客户的信用至关重要，在货物发运之前，客户的信用必须得到确认。信用部门被授权根据客户的信用等级决定是继续执行该笔销售还是终止该笔销售。 6.1.3 产成品管理 这项职能负责按拣货单要求提选货物。ERP依据销售订单文件自动编制装运文件，而依据装运文件编制拣货单。 拣货数据须及时输入有关数据库，以便及时更新相关文件信息，比如存货记录。 6.1.4 装运发货 装运活动是以装运文件为依据的，编制交货文件就是为了安排向客户交货。为客户准备并交货的所有相关信息均包含在交货文件内，而交货文件中必须列示的大部分信息均来自销售订单文件。ERP会将这些信息自动复制到交货文件中。 6.1.5 开单 开单也即开销售发票。开发票除结算货款外，根据实际情况有时还要结算运费和税金。ERP会从销售订单文件或交货文件中复制很多相关资料，以供开单之用。发票中的一联（副本）当即传递客户，一联（副本）留存备查，还有一联（副本）当即传给应付账款。此外还要编制日记账凭单，并提交给总分类账，用以过入总账。 6.1.6 收现 对少量的现销业务，出纳员会当场收到支票或现金。出纳员将收到的支票或现金汇集在一起，并准备一张存款单，当日将支票或现金全部送存银行。同时还要将收到的金额登记到现金日记账中，并编制日记账凭单送交总分类账。 6.1.7 应收账款 应收账款管理对任何企业而言都是至关重要的经营职能，因为应收账款往往占据了企业运营资本的很大一部分。应收账款部门针对每一个客户都建立一个明细账，他们由总分类账中的一个控制账户来统驭。应收账款会从开票部门获得贷项通知单和有关发票附件，然后，在客户明细账中进行借贷方的记录，并定期编制相关的结算报表送给客户。 ERP会定期自动生成账龄分析表，据此编制客户信用报告。 6.1.8 总分类账 总分类账中包括应收账款控制账户。总分类账管理人员根据核对过的日记账凭单和收款、开票部门传来的控制总量，借记和贷记到应收账款控制账户中。这些工作完成后将日记账凭单与控制总额按日期整理归档。 6.2 销售与收款流程中的 财务管理控制 在实施ERP的过程中，基于信息技术的特点与优势要对业务流程进行重组，使流程更科学、顺畅、高效，同时在每一个业务模块中增加了若干内部控制措施，特别是财务控制措施。 6.2.1 订单录入 订单录入是客户订单处理的第一步，主要是编制销售订单文件。销售订单文件描述了客户所订购的货物种类、数量、价格、交货地、时间、交货方式以及客户的有关情况，如客户姓名、结算方式等。在创建了一份正式销售订单文件后，ERP自动向客户发送一份确认通知。 续： 订单文件中所采用的价格必须得到批准，批准者可以是管理当局，也可以是一个专门的职能部门，总之一定是一个独立于订单录入职能以外的组织机构。 图2.1中列示的主价格列表强调了这项控制要求。独立编制的主价格列表包含了经管理层批准的并规定在某特定时期执行的产品价格，它是编制销售订单文件时所用价格的依据。 6.2.2 信用审查 对于长期固定客户而言，信用状况审查主要是检查给予的信用额度是否超过管理当局的授权，当前订货额是否超出已确认的信用额度；对于新客户，要先确立销售对象的信用条件，再进行信用状况审查。如图2-2所示，为确保整个业务流程中权责分离，订单录入职能必须与信用审查职能相分离。客户信用状况经过确认，该订单才能做进一步处理。如果定购额超过了客户的信用限额，该客户的这次订购通常会终止。终止的销售订单会被列示出来，以供信用部门进一步评估。 6.2.3 产成品管理 产成品管理根据销售订单文件编制拣货单。每天要检索订单文件库，将应该拣货而