OA系统管理规定.docx

- -- 巧妈妈食品（韩国）株式会社有限公司 OA系统管理规定 制定部门：行政人事部 编制日期： 核准： 审核： 编制： 巧妈妈（韩国）株式会社 OA 系统管理规定  文件编号 版本 /修订 第 2 页 共 6 页 1、目的 为确保巧妈妈协同办公系统（以下简称“ OA系统”）安全、畅通运行，充分发挥 OA系统的作用，以提 高工作效率，持续推进无纸化办公，特制定本规定。 2、范围 适用于巧妈妈 OA系统的运作及管控。 3、总则 3.1 OA系统通过中文姓名或员工工号和密码进行身份管理和验证，首次登录 OA系统时使用人员需修改初始 密码后方可登录。 3.2 OA 系统内容包括公告栏、文档管理、问卷调查、图片新闻、个人通讯、个人办公、个人设置、流程管 理、 BBS平台、后台管理及常用工具等功能，旨在实现信息、公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理 流程，提高办公效率。 3.3 OA 系统以事件为部门，从申请、协助、签批、至办结，均需进入 OA系统运转，运转过程中， OA系统 将对每一步流程操作自动留痕，以作为管理资料备查，并对每步流程操作进行效能督查。 4、系统管理 4.1 公告管理：发布公司相关通知及信息，由行政人事部负责发布及管理。 4.2 文档管理：发布公司各单位可公开的相关管理规定及学习材料，由行政人事部负责发布及管理。 4.3 图片新闻管理：发布公司新闻图片、培训图片及其它各类活动图片，由 市场部、行政人事部 负责发布 及管理。 4.4 流程管理：查询、启动、新增、修改公司 OA流程，由行政人事部维护管理。 4.5 人员管理：组织架构，人员增删等人员管理功能，由行政人事部负责维护管理。 4.6 系统管理： OA系统维护、备份及其它系统管理功能，由行政人事部负责维护管理。 4.7 其它功能模块：根据公司需要后期开发后指定管理部门。 4.8 使用人员在工作时间内 ，原则上 2 个工作时最多不超过 4 个工作时 登录一次 OA系统并保持在线状态， 确保及时接收相关信息及流程办理。 4.9 BBS 论坛提供发布公司相关事务主题，版主以主题为中心发布相关细节信息， OA使用人可针对 BBS各 主题提出针对性意见或建议，由行政人事部统一进行信息管理。 4.10 行政人事部负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署、分级管理，其他模块指定的责任部门或责 任人应履行相关维护和管理责任。 巧妈妈（韩国）株式会社 OA 系统管理规定  文件编号 版本 /修订 第 3 页 共 6 页 4.11 OA账户新增：由行政人事部在办理员工入职手续后将新入职人员相关信息发送至信息主管，由信息主 管负责开通并告知使用人。 4.12 OA 账户删除：信息主管签署离职人员的离职交接表后，账号应即刻删除。 5、流程管理 5.1 为最大化实现无纸化办公，已公布实施的 OA流程单，均取消手工纸质单方式，实施 OA流程单。 5.2 特殊机密文件可选纸质呈报。 5.3 流程审批按各流程相关规定执行。 5.4 呈批流程禁止申请人可撤消功能，如需撤消请将流程 ID 号报备给信息主管撤销。 5.5 流程协助角色定义：他人协助、工作代理人、财务审核人员、总经理助理、副总及行政相关事务协助 处理员等，角色变更需根据岗位职责或命令通知进行更改。 5.6 流程审批岗位定义： 总经理、 副总经理、人力总监、财务总监、 中心领导、 部门经理及直接主管。 5.7 阅读查看流程权限人员：系统管理员、总经办、财务总监、财务相关审单人员、人力总监、行政人事 部相关协助处理人员及临时授权人员。 5.8 流程分类规范 5.8.1 “人力资源”分类下的流程使用范围：所有厂区工作人员，适用于人事相关的事务。 5.8 .2 “日常办公”分类下的流程使用范围：所有厂区工作人员，适用于日常办公相关的事务。 5.8.3 “营销业务流程”分类下的流程使用范围：所有营销系统的工作人员，适用于营销系统相关的事务。 5.9 OA 授权签批流程： 5.9.1 公司所有人员出差期间不允许授权他人代办 OA流程，须自己登陆 OA审批。 5.9.2 事假、病假期间允许授权他人代办 OA流程，但被授权人审批 OA流程时，须请示授权人，得到授权人 的同意方可审批，被授权人在授权期间不得登录授权人的账号进行审批 , 应使用自己的账号进行审批处理。 5.10 “呈批”流程签批规范： 5.10.1 OA流程“呈批” 申请事项如涉及其它中心或需权责部门审批会签 （如行政人事部、 财务中心等审核） ， 签核流程为：申请人填写呈批交上级主管逐级审核→中心负责人审核→转相关中心负责人审核（可同时转 多个中心同时评审或审核，填写意见）→各中心填写审核建议后直接返回发起中心领导→发起中心负责人 评估是否采纳各中心意见，同时需针对不同