采购合同管理的过程.docx

采购合同管理的过程 　　采购合同管理制度　　采购合同管理规范　　一、总述　　1、目的　　规范合同签订过程操作程序，确保合同有理有据，保证后期的采购工作及时　　准确，确保公司的利益不受损害，以及后期索赔工作有依据。　　2、要求　　要求按流程操作，确保合同签订工作顺利流畅。　　3、职责　　严格审查供应商资格，确定双方合作的内容和条款，维护公司利益，遵守审　　批手续，加强供应商合同的管理。　　二、适用范围　　采购部　　三、采购采购合同管理规范　　1、合同的制定　　采购合同文本由营运部负责编写，采用制式《商品采购供应书》、《超　　市专柜合同书》|《超市补充协议》|《临时促销服务协议》、《业务授权委　　托书》标准文本，根据《中华人民共和国经济合同法》和相关法规制定合　　同的具体细节。　　采用合同文本的，经双方协商，可以对标准条款进行修改，也可增加　　补充条款。　　除采用标准文本外，非标准类合同由经办人负责起草，报主任，主管　　副总审核。　　2、采购合同签订的原则　　签订合同的供应商必须具备法人资格。　　采购合同必须合法。　　签订合同必须坚持平等互利，充分协商的原则　　签订合同必须坚持等价、有偿的原则　　采购合同应当采用书面形式　　采购合同应该双方合同公章方才有效　　3、采购合同的内容　　合同的标的：设备、商品的品名　　商品的条形码、品种、数量、规格，此项数据一般附在报价单上，采　　购合同上必须注明报价单为合同附件。　　要求供应商的商品带有条形码，如不能提供须由供商至门店收货处购买，并按我方要求自行粘贴妥当。　　商品的品种应具体，避免使用综合品名　　商品的规格应规定具体颜色、式样、尺码和牌号等　　商品的单位为超市最小实际销售的最小单位　　商品的质量和包装：合同上必须注明商品的包装方式，合同上应有具体的质量保证条款。　　合同上有明确的包换、包修、包退的条款　　4、商品的价格和结算方式　　不论以何种方式报价，价格表上必须注明确切的商品进价　　价格如发现变动，供商应于供货5日前通知采购员　　合同上必须规定明确的商品结算方式　　交货期限、地点和送货方式：合同上必须明确注明交货的时间、地点　　商品验收方法：合同上必须注明验收的标准、.验收的方法、期限和地点　　违约责任：注明违约行为，违约行为的解决方法，通常以下三种行为为违约行为：　　不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品　　不按合同中规定的商品质量标准交货　　逾期发送商品　　合同的签署　　合同的签订审批程序，按《新供商引进作业流程及规范》中规定执　　行　　合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章。　　合同一般在双方签字盖章后生效执行，外阜供商双方互传传真件，　　传真件等同原件，具有同等法律效力。　　经办采购员在合同签署后及时将合同归档登记。　　合同的履行：　　合同签订后，经办采购员负责对合同的履行进行追踪。　　在合同履行过程中发生争议，经办采购员应及时向主管主任报告，不能与对方协商解决的，应请示主管副总是否依法采取措施。　　合同的保管和销毁：　　合同一式3份，采购、财务、合同管理部门各一份。　　合同应隔年销毁。　　5.合同异动　　具体异动程序　　采购员提出异动申请，填写合同异动申请书，填写完后由处主任、　　采购经理、分管副总签字批准。　　与供商签订新合同。　　将签完字的异动申请表一式三联合同交营运部，营运部审核新合　　同条款加盖合同，一联送总部机房，一联自存。　　厂商更名需与新名称厂商签订合同，同时由旧供商法人出具债权转移证明书，按规定交纳更名费后由采购员填制供商更名表，一式二联，经采购处主任、采购部经理、分管副总签字后，持合同、债权转移证明书及新厂商有关证件与更名表交至营运部，营运部审核原合同与新合同条款无误后签字留存一联供商更名表、新合同书一份，一联由采购员交总部机房录入、同时将债权转移证明书交财务信息部入档　　采购合同签订滞后原因分析:　　企划部合同管理员对项目部合同签订滞后现象重视不够，没能严格要求督促，管理不到位。　　采取措施：　　1.项目材料主管每半个月把采购计划表上传至OA工作平台，采购计划表标明材料进场时间，计划有变动及时通知物资供应部、企业管理策划部合同管理。物资供应部负责集中采购大宗物资，企划部督促各项目部自采材料物资合同的签订情况。　　2.每月由施工管理部牵头、物资供应管理部、经营计划部、企业管理策划部参加联检，重点检查工程进度计划化安排、物资进场时间是否准确，一次性材料计划计提是否及时，合同签订是否滞后。对检查出的问题以联系单的形式通知各项目部。　　3.企业管理策划部合同管理员每月汇总各项目部滞后签订的合同，在管理