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浅析城市建设档案管理信息化 【摘要】：城市建设档案管理的信息化是城市建设管理工 作一直努力的方向，文章就其的重要作用，研究方向等做了 介绍 【关键字】：城市建设；档案管理；信息化；电子文件 管理；数字化建设；档案网站 中图分类号：K206文献标识码：A 中图分类号：TU984文献标识码：A文章编号: 2095-2104 (2012) 07-0020-02 前言：从现代化综合、快速、整体的发展概念上看，我 国的整体城市建设档案信息化管理工作的内容十分具体、而 且复杂，在社会的不断发展与更新速度之快的影响下，在未 来的十几年中，整体的城市规划与建设都会呈现出趋于国际 化的特点。但是，整体的城市化建设的进程脚步中还是多少 会存在一定的矛盾与利用率等类似问题，这样就要求档案信 息化管理工作必须要做到特别细致的标准。只有以工程档案 信息化为依据，才能进行科学的整合、规划、管理。才能克 服盲目性，避免市政工程中出现的浪费和损失。 城市建设档案信息化管理工作，是积累城市化建设的经 验的过程；是进行城市建设的重要调节手段；是进行整体城 市规划的参照物。城市建设档案信息化管理需要从实体与档 案管理方面入手。档案信息化管理工作真实的反映了整体的 市政建设与生产活动的全过程，由于它储备了技术、经验、 手段、方法等档案信息，因此对于未来的市政工程建设具有 积极的促进作用。 1.城市建设档案管理信息化建设存在的突出问题 （1）缺乏组织领导。在信息化建设过程中，城市建设 档案管理部门是主体、是基础。（2）传统惯性制约。随着档 案管理信息化建设的推进，由于计算机和网络管理与传统档 案管理的方法有很大的区别，陌生的新工作手段方法与熟悉 的传统工作手段方法之间在使用上的差异，容易产生天然的 困难甚至“抗拒”心理，无论这种抗拒心理以什么样的方式 出现，都是城市建设档案管理信息化建设的障碍。（3）档案 本质属性影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记 录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形 式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签名、单位盖章 等等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性才 具有法律凭证作用。而在档案管理信息化中，档案多数以电 子文档的形式存在，从起草、修改到印发都在计算机上进行， 具有便于修改、便于复制特性，使得最能体现档案原始记录 性的内容与形式特征不复存在。这就引发了电子文档的原始 记录性和凭证作用如何确定的问题：电子文档能否作为档 案，是否具有法律凭证作用等，便成为档案工作的新课题， 是决定电子文档能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质 属性新的内涵的客观需要。（4）缺乏统一标准和规范。档案 工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。但 目前的状况是：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通 用性、实用性等方面存在严重的不足；计算机及其有关设备 型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境； 档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且 由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑， 缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约 着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步 伐。同时，在日常档案管理中只有根据其来源，才能形成相 应的法律责任。而在电子文档的形成过程中，打乱了或者是 破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得 模糊，缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应 有的使用价值，相关法律条例的制定迫在眉睫。 2信息化管理的研究方向 在城市建设中，档案管理的信息化管理要通过三个方面 进行研究：电子文件的管理、档案的数字化、档案信息利用 与档案网站建设。 2. 1电子文件管理 在城市建设档案管理的过程中涉及到的电子文件，是指 机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通 过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、 像、音频、视频等不同形式的信息记录。在进行城市建设 中电子文件的管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和 利用的规律，坚持以下原则： 2.1.1统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划， 统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。 2. 1.2全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、 利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控 状态。 2.1.3规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件实 行规范化管理。 2.1.4便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对 有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。 2.1.5安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的 要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件的信息 安全。 根据全国档案信息化建设实施纲要中的指示，推进机关 档案管理与办公自动化同步发展。适应办公自