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文书档案管理 揭阳市档案局监督指导科 孙晓璇 联系电话：8270071 什么是档案? 社会生活的原始记录 档案工作基本术语的定义: 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 不同的活动(工作)产生不同的档案 教学活动产生的材料→教学档案 基建工作产生的材料→基建档案 档案专业术语解释： ? 文书档案，是记录政务活动（包括党务、行政管理等）的档案。是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。 是日常工作中最常见的档案。 第一章 归档文件第一节 归档文件概述 一、文件与归档文件 文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式信息记录，通常具有一定的体式和处理程序。 归档文件是其中办理完毕后、经鉴定具有继续保存价值的部分。 二、归档文件的特点 ? 办理完毕 ? 保存价值 ? 系统整理 第二节 归档文件的种类 归档文件主要是各种公务文书，因此，归档文件种类即为公文的种类，简称文种。 第二节 归档文件的种类 一、规范性公文 规范性公文是党政机关、社会团体、企事业单位等在公务活动中形成的、以强制力推行的、用以规定各种行为规范的文件，为行政工作提供标准和范式。 主要有七种 ： 　　条例、规定、办法、细则、章程、规程、制度。 二、领导指导性公文 领导指导性公文常用于上级对下级进行领导指导工作。 主要有： 　 指示、命令、决定、批复、通报、通知。 三、公布性公文 公布性公文常用于公布各种重要信息。 主要有三种： 　 公告、公报、通告 四、陈述呈请性公文 陈述呈请性公文的强制执行效用仅表现为对受文者阅处公文的行为有强制性影响，但不能强制对方执行公文的内容；行文需满足诸多条件限制；语言平和。 主要有三种： 　 请示、报告、议案 五、商洽性公文 主要有：函 六、证明性公文 主要有： 　 证明信、介绍信、协议书、会议纪要 第三节 归档文件的体式与稿本 一、体式 主要指归档文件的文体与结构 （一）、文体：即公文的体裁，是撰写公文使用的表达方式。通常来说，拟写公文所采用的文体是以说明为主，兼有记述、议论的应用文体裁。 一、体式 一、体式 公文的格式 之 必备要素 标题 正文 成文日期 公文制发责任者(发文单位) 一、体式 公文的格式 之 可选要素 发文单位标识 附件 秘密等级 印章 紧急程度 成文日期 发文字号 附注 签发人 主题词 收文单位 抄送单位 印发说明 二、稿本 草稿、定稿、正文、副本、试行本、暂行本、修订本、不同文字稿本 第二章 归档文件的形成 归档文件的形成，首先要经过一系列依次衔接、相互联系并彼此制约的公文处理过程，即通常所说的文件运转程序。 第一节 发文处理程序 发文处理程序是以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、发文等程序。 发文处理 之 草 拟 ? 草拟是文件的起草或撰写工作，它是机关发文处理的第一个环节。 文件起草包括起草初稿，经讨论、修改形成送审稿的整个过程。 ? 使用耐久性好载体材料和字迹材料 宜用：碳素墨水、蓝黑墨水，激光打印机 不允许使用：纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔、传真件 发文处理 之 审 核 ?是机关办公厅（室）对送交领导人签发的文稿进行审核与修正。 其目的在于对机关发文进行控制与管理，提高发文的质量并为领导审核与签发文件做好助手。 发文处理 之 签 发 ?机关（部门）领导人对文稿核准发出并签署姓名与日期，是对发文进行最后审定的具有决策性的环节。 签发赋予文稿以法定效力，文稿经过签发后即成为定稿。 发文处理 之 复 核 ?公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重