2552-勘察设计企业的资料档案管理.docVIP

改企后的勘察设计单位的资料档案管理创新 温春玲 李宁新 （中水珠江规划勘测设计有限公司，广州市，510611） 摘 要：改企后的勘察设计单位的资料档案管理出现不少问题，主要是资料档案管理对企业核心业务和主导流程作用不明显，资料档案室越来越趋于边缘化。勘察设计单位属知识型组织，利用专业知识生产产品是其核心业务和主导流程。勘察设计资料档案是勘察设计单位专业知识的重要组成部分，更是勘察设计经验知识宝库。把勘察设计资料档案作为专业知识进行管理，可以为勘察设计企业核心业务和主导流程提供有效的知识支持，从根本上解决资料档案管理“作用不明显”问题和由此而来的“积极性”问题。 关键词：改企；资料档案管理；知识管理；专业知识管理 前言 目前，勘察设计资料档案管理的主要工作是进行资料积累、归档和借阅的全过程管理；资料档案的利用主要是靠专业人员主动查询及借阅。勘察设计单位改企后，一方面，由于勘察设计项目多，勘察设计周期短，忙于应付生产任务的专业人员难于“主动查询及借阅”，造成资料档案的利用率不高；另一方面，在大量宝贵的勘察设计经验知识 “沉睡”的同时，年轻专业人员在为缺乏“经验”而无奈，有时甚至企业要为专业人员缺乏经验而付出不必要的代价。以此同时，作为辅助生产单位的资料档案室越来越趋于边缘化，资料档案管理人员普遍感到前途渺茫。 本文在分析目前勘察设计资料档案管理存在问题的基础上，运用知识管理的观点，认为改善勘察设计企业资料档案管理的根本出路在于管理创新——把勘察设计资料档案作为专业知识进行管理，并提出了近期可以开展的几方面工作，同时提出勘察设计资料档案是企业的重要生产资源，建议领导高度重视并支持勘察设计资料档案的管理创新。 1存在的主要问题 改企后的勘察设计单位的资料档案管理出现不少问题，主要有如下几点： 首先是资料档案管理作用不明显。由于现有资料档案目录（包括电子目录）无法反映不同资料档案的知识要点和知识价值，加上勘察设计项目多，勘察设计周期短，忙于应付生产任务的专业人员难于从大量资料档案中获得急需的知识，造成资料档案的利用率不高。在大量宝贵的勘察设计经验知识 “沉睡”的同时，年轻专业人员在为缺乏“经验”而无奈，有时甚至企业要为专业人员缺乏经验而付出不必要的代价。如对某种类型的项目已有相当成功经验的企业，由于项目负责人自身经验不足，在得不到足够经验知识支持的情况下，项目的开展非常困难，不仅直接影响到企业的经济效益，还可能影响到企业的社会效益（品牌）。 由于资料档案室在设计企业中没有起到应有的作用，似乎成了是可有可无的部门，甚至成为“人人向往”的“工作轻松，收入不少”的典型代表！资料档案室在企业内部的形象实在不敢恭维。其实，随着企业业务量的不断发展，资料档案室的业务量也在不断增长之中，资料档案室工作人员的劳动价值却难于体现！ 其次是资料档案管理技术手段落后。目前，资料档案管理仍以手工管理为主，技术手段落后带来的后果不仅是显得资料档案室人手不够，而且直接影响到资料档案的利用率。 最后，资料档案室工作人员工作积极性没有发挥。资料档案室在设计企业中没有起到应有的作用，劳动价值却难于体现，工作积极性难于发挥。长此下去，容易形成一种恶性循环：不起作用——不受重视——没有积极性——更难起作用——？？？，对企业对个人均不利。 2 解决问题的思路 上述问题中，技术手段落后问题将随着企业信息化管理平台的建立而化解。但如何解决“作用不明显”问题和由此而来的“积极性”问题？本人认为，根本出路在于管理创新——运用知识管理观点，把勘察设计资料档案作为专业知识进行管理。 知识管理的定义有多种，笔者认同美国生产和质量管理委员会（APQC）的定义[1]：“知识管理应该是组织有意识采取的一种战略，它保证能够在最需要的时间将最需要的知识传送给最需要的人。这样可以帮助人们共享信息，并进而将之通过不同方式付诸实践，最终达到提高组织业绩的目的。”? 结合勘察设计企业的实际，勘察设计企业专业知识管理可以更简明定义为：在最恰当的时间将最需要的专业知识传送给最需要的人，使其能够及时有效地获取急需的专业知识，充分利用成功经验，提高生产效率。 勘察设计单位属知识型组织，利用专业知识生产产品是其核心业务和主导流程。针对勘察设计核心业务和主导流程开展专业知识管理将是明智的选择。勘察设计资料档案是勘察设计单位专业知识的重要组成部分，更是勘察设计经验知识宝库[2]。把勘察设计资料档案作为专业知识进行管理，可以为勘察设计企业核心业务和主导流程提供有效的知识支持，从根本上解决资料档案管理“作用不明显”问题和由此而来的“积极性”问题。 根据企业和资料档案室的实际，近期可以在资料档案知识化处理、内部及外部成功经验知识外显化和个人专业知识组织化等几方面开展工作，在基本完成对企业专业知识“家底”清点的基础上，初步实