公司档案制度全套.docVIP

文件材料立卷归档制度 为了完整、系统地保存本公司各类文件、资料，更好地为本公司各项工作服务，特制定本制度。 一、归档范围 凡本公司工作中和其它种类活动中形成的，经办理完毕，具有保存价值的收、发文件，内部文件以及各类会议记录，名册、单位大事记、调查材料、数据汇编、出版物原稿、协议书、合同书、电话记录、图表、声像等文件材料、业务操作中形成的各种档案资料，均属归档范围（具体归档要求见《XXXXXXXXX有限公司文件归档和不归档的范围》）。 二、归档时限 按照《机关档案工作条例》，结合本公司实际，一般要求本公司文书档案在次年六月底前完成归档工作，会计档案在次年四月底前完成，部分日常查阅频繁的可由财务科自行保管一年，其它移交档案室保管，留用的则由次年向档案室移交。其它门类和载体的档案，按有关规定立卷归档。 三、归档案卷要求 各门类的档案整理必须保证质量，遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别文件的不同保存期限及价值，便于保管和利用。 1、卷内文件应按一定的关系有序排列，有文字的在每页材料正面的右上角（或右下角）、背面的左上角（或背面的左下角）编上页号。 2、声像材料应用文字标出摄像的时间、地点、人物、事由、背景和摄影者。 3、案卷标题要简明、确切地反映卷内文件材料的内容，卷内目录、备考表应逐项按规定填写，字迹要工整、清晰。 4、卷内文件材料要去掉金属物，有破损或大小不合格的文件材料要托裱，案卷装订要整齐、结实。 档案库房管理制度 非档案管理人员未经许可不得进入库房； 二、档案材料按分类方案，分门别类地进行存放，同类档案应有序排列； 三、每组密集架中明确标明档案的类别的数量，保证档案存放的位置与《库内档案存放示意图》相符； 四、做好库内防温、防潮、防火、防光、防尘、防盗、防虫、防鼠“八防”措施； 五、按标准调节好库内的温湿度，每天做好温湿记录； 六、定期对档案进行检查和统计，发现问题及时补救； 七、库内保持清洁、卫生，不得存放无关的杂物； 八、档案管理人员应忠于职守，保护库内档案的完整与安全，严格按规定办事。 档案查借阅制度 档案是国家的财富。为了使档案更好地为公司的经营管理服务，充分发挥其作用，特制订本制度。 一、查阅档案应遵守下列规定： 1、查阅档案必须在档案室进行； 2、查阅档案者必须办理登记手续，填写《查阅利用登记表》，经档案管理人员同意后，方可查阅； 3、档案室内禁止吸烟，查阅者不能携带茶杯，以免污损档案，并注意保持室内清洁和安静； 二、借阅档案应遵守下列规定： 1、借阅档案只限于本单位工作人员； 2、借阅档案应填写《档案借阅申批表》方可借阅； 3、借阅时间一般不超过三天，档案借出和归还时，必须当面点清数量和完好； 三、摘录和复制档案规定： 1、摘录和复制档案材料必须经档案管理人员同意； 2、摘录和复制档案材料发须经档案管理人员核对后方可离开档案室； 四、在档案材料上任何人不得涂改、折叠、标注各种符号，更不准损坏，否则追究其责任。 档案保管、保密制度 一、认真执行《保密法》，执行国家保密制度和保密纪律，维护档案的完整和完全； 二、档案人员必须加强自身修养，忠于职守，遵守纪律，履行保密职责，不该说的机密绝对不说，不在私人通信涉及国家机密事项，不在不利于保密的场合谈论机密，不在私人笔记本上记录国家机密事项，不用公用电话、明码电报办理机密事项； 三、严格执行查阅规定和各项管理制度，查阅档案一律由档案管理人员进行，非档案人员严禁进入室内； 四、各种档案一般不外借，只限在档案室查阅，如确需外借须主管领导批准，但不能擅自翻印、复印机密文件、资料，严格按复印规定办理； 五、销毁档案文件资料，均应登记造册。由单位鉴定，领导批准； 六、发生泄密事件，及时上报，立即追查，视情节轻重进行处理。 档案鉴定和销毁制度 为了有效地保存档案资料，确定案卷的保管期限，及时销毁无保存价值的档案材料，特制定本制度。 一、根据本公司工作的实际情况，正确编制各类档案保管期限表，确定档案保管期限。 二、鉴定档案保管期限的基本原则。 1、对本公司有长远利用价值的档案应永久保存； 2、对本公司在一定时间内有利用价值的档案分别为长期或短期保存； 3、凡是界于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长保存。 三、按照档案保管期限，定期对库存档案进行鉴定，剔出无保存价值的档案，达到保管期正确，档案质量符合标准。 四、档案销毁要编造清册，提出销毁理由，并请有关业务部门复查，经分管领导和档案鉴定小组审批（会计档案须经主管部门批准），方可销毁。 五、销毁档案要指定专人（2人以上）监销，监销人要在档案销毁清册上签字。 档案利用、统计制度 一、档案管理人员要严格落实《XXXXXXXXXXXXXXXXXX有限公司查借阅制度》，认真填写档案利用登记表，为