物业公司外包服务质量控制程序.docVIP

物业公司外包服务质量控制程序 根据目前越来越多的专业化服务公司加入到物业服务管理行业协助物业服务管理企业分别承担着社区安保电梯专业维修/检测保安、消防监控/报警设施、设备维修/检测水箱消毒/水质检测社区环境保洁社区垃圾外运化粪池清淘外运社区专业消杀等各项专业服务保障。 随着多元化专业服务公司不断加入物业服务行业之中分享经营市场这对细化专业分工、增加有序竞争、发挥专业优势、提高服务质量无疑有着积极、有效的促进物业行业发展做用。 物业服务企业出于保证专业委托服务质量减少暗箱操作控制委托服务成本降低投标报价压低服务管理收费标准增加市场竞争能力普遍都会采用实行统一“专业委托服务”管理方式。并且很少采用放权于社区项目经理让其承担选择“专业委托服务”合作企业责任。 物业服务企业由于直接承担着各专业合作公司服务质量的责任。所以对委托服务管理实施认真评选、有效监控、服务指导对物业服务企业履行社区服务合同保证服务质量、打造服务品牌有着至关重要的做用。 一、委托服务招标 由于物业服务企业大都通过经营活动分别建有相对稳定的专业服务伙伴合作关系。并且对各伙伴关系的服务报价、职工质素、服务质量也有大治了解工作协调相对通畅。所以物业服务企业高层普遍存在抵触与新的专业服务企业进行合作的心态。也决定了物业服务企业在选择专业服务公司时极少采用公开招标而是选择邀请招标方式的理由。 1、招标活动组职管理 物业服务企业可指定企业经营或管理部门承担邀请招标活动的组织管理工作。规模较小没有专门设置经营或管理部门的物业服务企业可委托办公室代为承担招标活动组织管理工作。 2、编制招标文件 21招标文件编制人选 根据物业服务企业中标服务管理投标方案专业分册内容指派企业资深专业人员承担专业服务招标文件编写工作。 22招标文件编制内容 221招标邀请函。 222招标文件。 223招标技术资料含招标社区压缩平面复制图及可以提供的设施设备技术资料等。 224评标文件服务管理分项评分标准、服务管理分项评分记录表财务管理分项评分标准、财务管理分项评分记录表投标单位得分汇总记录表等。 225招标其它文件投标单位承诺书、投标单位应标登记表、投标单位有效投标登记表、评标得分排序表、评标候选排名表、中标通知单、参加投标感谢信/函等可采用企业招标文件范本或委托其他她人员编制。 3、招标文件保密规定 31招标文件保密范围 为充份体现邀请招标活动对所有参加竞标企业的公平、公正原则物业服务企业应建立相应的招标文件保密规定配套相应管理程序提供保密编写环境控制无关人等接触编写责任人员。并对编制责任人员提出保守“文件”机密要求并将“文件”稿件、电子档案、编制依据文件一并纳入保密范围。 32“组织”与“文件”分离 物业服务企业在招标活动中要本着“组织”与“文件”分离的保密工作守则。招、评标文件编制人在完成文件编写工作将评标文件审批稿连同电子档案交企业办公室进行保密封存后删除电子文档、消毁编制文稿。另将招标邀请函、招标文件、招标技术资料一并交企业邀请招标活动组织管理部门完成编制责任工作。 33保密存档 企业办公室在接收评标文件审批稿及电子文档后应将审批稿封存入档电子文档在加密备份保存后承担评标文件保密存档责任。 34保密存档期限 评标文件保密存档期限在接到企业总经理签暑的邀请招标活动组织管理部门注有准确开标日期的提取评标文件申请并在开标日的规定开标时间携带评标文件电子文档到开标现场办理交接手续解除保密管理。 35评标文件打印 企业邀请招标活动组织管理部门可利用开标后的休息时间按所需份数打印复制评标文件。 4、招标文件审批程序 专业服务招标文件编写工作完成后由承担编写责任人按本企业邀请招标文件审批程序逐级完成文件审核、批准工作。 邀请招标活动的其它招标文件可不纳入招标文件审批范围之内。 5、发出招标邀请 由企业邀请招标活动组织管理部门可根据企业合作伙伴名录和高层领导推荐结合专业服务企业合作评价排出邀请名单。报企业总经理批准后发出招标邀请。 7、选择专家评委 由企业决策团队选择内部资深专业人员组成“专家评委”使用企业编制的评标文件依据“文件”评标标准承担邀请招标活动投标方案评判工作。 8、组织现场考察 由于中标物业服务企业还未接管进场无法利用管理权力安排规范的投标企业考察活动。所以企业邀请招标活动组织管理部门只能依靠招标社区筹建项目部尽力帮助下尽可能祥细的完成投标企业现场考察组织实施工作。 9、招标技术交底 由企业邀请招标活动组织管理部门依据招标文件规定在预定会议室承担企业招标技术交底会议的组织管理工作。并邀请招标文件编制人、招标社区项目经理、招标专业工程师/部门经理到场对投标企业提出的有关招标社区之内的专业问题不含标准做出回答其它问题可由“活动组织管理部门”统一做出回答。 10、得出评标结论 企业内部“专家评委”依