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秘书要以“四心”做好办公室事务性工作 秘书要以四/.. 做好办公室事务性工作 王林 事务性工作是秘书工作的重要内容.秘书部门的 事务性工作一般是围绕领导工作进行的,大致可分为 四类:第一类是日常程序性事务.第二类是I临时偶发性 事务,第三类是领导交办事务.第四类是部门不管性 事务.这些事务工作具有频繁,杂乱,琐碎等特点,但对 领导工作的顺利进行和组织的正常运转又起基础性作 用.人们常说秘书工作无小事.指的就是事情虽小, 但是如果处理不好.造成的影响却很重大.这要求秘书 人员必须从提高组织运转效率的高度.充分认识事务 工作的重要性,正确处理事务工作 一 ,以细致心处理日常程序性事务.从事办公室 工作的同志都有这样的感受:每天从早忙到晚,整年整 月忙忙碌碌,从接听电话,接待来访,车辆安排,福利发 放,文件处理,档案管理到承办领导交办的其它事项, 整天抄抄写写,收收发发,跑跑看看,这类事务性工作 千头万绪,秘书不得不埋首于事务堆里,花费大量时 间,精力去应对.这些事务性工作往往又是具体琐碎 的,而且很容易出错,完成了这类事务性工作常常不为 人所知,难见成绩,而一旦处理不好就可能使领导工作 甚至整个部门的正常运行受到影响.因此,秘书人员必 须培养勤奋,刻苦,细致,耐烦的作风,克服懒惰,怕苦, 粗枝大叶的思想,从细着眼,做到思维细化,方法细 化,过程细断改进工作方法和手段,以细致心 处理日常程序性事务.第一,防止抓而不紧,浮而不深, 粗而不细,华而不实的现象,做到抓紧,深入,细致,务 实;第二,制订并执行完善,细致的办事制度,如:公章 使用登记,收文登记,阅文登记,信访,会议,用车,接待 等规章制度,用制度规范办事程序;第三,明确岗位职 责,使之分工明确,责任清楚,做到人人有职责,事事有 人管,精诚团结,密切配合. 二,以平和心处理随机偶发性事务.一个部门通 常按照既定的工作计划和工作步骤开展日常工作.但 是,秘书部门即使将计划制定得很完美,考虑得很细 l8 致,也常常会因偶发事件的出现而打乱整个工作部署, 秘书不得不充当灭火员的角色,迅速调整策略,处理 随机偶发性事件有些偶发性事务时间紧,任务重,难 度大,这就要求秘书人员胆识兼备.善于应变.既要迅 速敏捷,更要沉着冷静,心态平和,勿着急勿抱怨,始终 保持平和,冷静的头脑.以平和的心态看待偶发事务, 以平和的心态合理,合法,及时地处理偶发性事务.努 力做到:第一,未雨绸缪,防患未然.对全局性的,苗头 性的事件进行前瞻性的思考和推理,做到知之在先,恩 之在先,防止马后炮.在处理业务中,要从简单的承 上启下,传达文件,转变为注重信息的综合处理,既要 做好具体,又要想办法了解全局工作,做到胸中有数, 心有所思,所防;第二,合理定位,力戒越位,错位和不 到位.不该管的事坚决不管,该管的事一定办好,办实; 第三,直面工作,沉着应对,提高处理突发事件的能力. 要勇于承担工作,用平常心,信心去面对突发事件,用 合理的方法处理事件. 三,以责任心处理领导交办性事务.秘书工作的 辅助性质和从属地位决定了它存在着被动性的一面. 作为领导者的参谋和助手,秘书部门和秘书人员必须 按领导意图办事,不能自行其是.尽管秘书可以向领导 提出不同意见或建议,但在行动上必须坚决服从领导, 奉命行事,不得我行我素,从这个意义上说,秘书工作 是处于被动地位的.尽管秘书人员在工作中要受到领 导意图的制约,但仍然有发挥主观能动性的广阔天地. 秘书应当勤于动脑,多思善想,积极主动地为领导提供 工作建议,恰当辅助领导完成工作,随时随地关注各种 情况,收集相关资料,掌握准确,全面,有用的信息,所 有这些,都离不开秘书人员对工作,对领导高度的责任 心.以责任心合理处理领导交办事务需做到:第一, 树立强烈的责任意识.如果秘书缺乏责任感,而造成 消极被动,疲于应付,职能作用不能得到有效发挥,便 不能适应领导工作的需求;第二,树立规矩意识.按 {{l;{l《;l 公文为何没有体现出应有的重要作用? 廖静波 公文作为上级部门对下级单位统一思想,指导工 作,布置任务,保证政令畅通,维护社会稳定的重要载 体.有着重要的作用.但是,公文的这种重要性并没有 真正地发挥出来,这其中有上级部门的责任,也有下级 单位的原因. 一 是公文的文风不严肃.不少上级部门没有在实 际工作中坚持针对性的原则,违背公文解决实际问 题,以文辅政,精而少,富有实际指导意义的本质 特点,事事出公文,时时出公文.写公文时,也只是把 过去的文章拿来加入几个新数字,新名词,改头换面就 成为现在的公文,不调查.不思考,不针对实际情况,只 喊些大口号,说些大名言,纸上谈兵,无任何实际指导 意义,造成公文的重复,片面,低效,假,大,虚,空,也 造成人力和物力的浪费. 二是为出公文而出公文