公文档案管理制度.docVIP

公文档案管理制度 1、目的 为了加强公司文件、合同等重要资料的档案管理工作，进一步规范档案管理工作，特制定本制度。 2、范围 2.1、适用组织范围 适用于公司总部公文、档案管理，各事业部参照执行。 2.2、归档档案范围 2.2.1、政府机关、上级部门发来的与本公司有关的决定、建议、提示、命令、条例、规定、通知等等资料；公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书、公司的请示及上级机关的批复等。 2.2.2 、公司资质证照 2.2.3、内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。 2.2.4、 2.2.5、主管任命书等资料，以及关于员工奖励、处分的文件资料。 2.2.6、公司的历史沿革、大事记及反映主要活动的简报、照片、录音、录像等资料。 2.2.7、公司内部的各项管理制度。 2.2.8、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等等。 2.2.9、反映主要职能活动的报告与总结。 2.2.10、其他反映经营管理业务活动，具有查考价值的文件资料。 3、归口管理部门 公司档案以集中管理为主，采取集中与分散管理相结合的方式。 公司档案由总裁办集中统一管理；人事档案由人资专人负责归档；财务票据、账簿等资料由财务专人负责归档；采购档案由采购专人负责归档。 4、文件档案规整 4.1、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批或无原件的重要文件可以保存复印件。 4.2、以正式文件发出的文件、函件或请示，相关部门在收到有关部门的批复文件后，要及时送交行政中心进行登记归档，确保文件申请与批复的连贯性，避免出现只有请示没有批复的档案文稿。 4.3、合同档案各签订部门应在15日内将所负责签订的合同原件交送至总裁办，特殊情况不能报送原件，要说明情况并报送复印件；其他档案应在接收后2个工作日内将原件 交送至总裁办；并填写《文件接收登记表》。部门如有需要，可保存复印件以供查阅。如有报送拖延，请及时向总裁办说明原因，否则给予责任人100元罚款。 4.4、合同档案有总裁办文员负责分门别类进行整理归档，按照部门、档案性质、文件档案编号三级分类。如有档案丢失，根据丢失档案重要程度，给以负责人100-1000元不等罚款。 5、文件档案保管与借阅 5.1、档案属于公司保密资料，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经领导批准不得借阅。 5.2、借阅档案材料，须填写《文件借阅登记表》， 保密性文件须经总裁办批准，如借阅跨部门档案，还需档案所属部门负责人批准。借出档案资料的时间不得超过一周，必要时可以续借，过期由档案保管人员负责催还。 5.3、调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印，不得私自拆卸或损污文件，归还的档案材料应完整无损，否则追究当事人的责任。 5.4、借出的档案资料，因保管不慎丢失时，要第一时间上报分管领导并及时处理。根据丢失档案重要程度，给予责任人罚款100—1000元不等罚款。 6、档案的销毁 6.1、超过保管期限的档案，由档案管理员每个季度末编制《文件销毁记录单》，集中上报总裁办，相关业务部门负责人，董事长审批同意后方可销毁。 6.2、销毁档案清册由档案管理员妥善保管，并将所销毁档案在电子档案中注销。 7、支持性文件 《文件接收登记表》 《文件借阅登记表》 《文件销毁记录单》 8、罚则 8.1、对未按以上规定执行的，罚款100元/次； 8.2、对未按以上规定执行的造成经济损失的由责任人承担损失的50%。 9、制定/签发 9.1、本制度解释权归总裁办； 9.2、本制度自签发之日正式执行。 表1《文件接收登记表》 文件接收登记表 序号 时间 送交人 名称 内容 签订人 接收存放位置 签署单位 表2 《文件借阅登记表》 文件借阅登记表 文件名称 编号 借阅人 借阅时间 批准人 归还时间 存储位置 表3 《文件销毁记录单》 文件销毁记录单 文件名称 编 号 版 本 份 数 销毁原因： 合同到期 所在部门意见：