JYYH-PS-01-文件管理程序.docVIP

四川久远银海软件股份有限公司 文档编号 JYYH-PS-01 文件管理程序 文档版本 A0 执行日期 2015-01-08 文档密级：一般 文档状态：[ ] 草案 [√]正式发布 [ ]正在修订 受控状态：[√] 受控 [ ]非受控 日期 版本 描述 作者 审核 审批 2015-01-08 A0 A版首次发布 质量小组 孙佩 连春华 文件管理程序 Document management PAGE 7 目录 TOC \o 1-4 \h \z \u 1. 目的 1 2. 范围 1 3. 定义 1 4. 职责 1 5. 工作程序 1 5.1. 文件分类规则 1 5.2. 文件编号规则及示例 1 5.2.1. 内部文件编号规则： 1 5.2.2. 内部电子文件命名规则 2 5.2.3. 外部文件编号规则 2 5.3. 文件版本规则及示例 3 5.3.1. 文件版本规则 3 5.3.2. 文件版本规则说明及示例 3 5.4. 文件的编制批准和发布 4 5.4.1. 文件编制的一般要求 4 5.4.2. 文件的发布过程 4 5.5. 文件的管理 4 5.6. 文件的更改 5 5.6.1. 更改的提出 5 5.6.2. 更改方式及办法 5 5.6.3. 换版、作废与保留 5 5.6.4. 更改记录 6 5.7. 外来文件的控制 6 5.8. 文件的销毁 6 6. 支持性文件 6 目的 对本公司信息安全管理体系以及生产中有关的文件进行控制，确保各现场使用的文件为有效版本。 范围 适用于本公司信息安全管理体系要求的所有的文件的控制。 定义 本公司管理体系文件分为四个阶层，其结构和文件类别如下，参见《体系文件结构表》： 一级文件 一级文件 二级文件 三级文件 四级文件 记录、表格 具体操作管理规定 企业各项管理制度 程序文件 手 册 职责 运营管理中心是本公司信息安全管理体系要求的所有文件的归口管理部门。本公司其他部门协助运营管理中心对本程序的实施。 工作程序 文件分类规则 规范文件分类 名称 代号 备 注 标准 ST Standard 手册 HB Handbook 过程 PS Process standard/ 模板 TP Template 指南/制度 GD Guide 记录 RC Record　 外来文件 OC Out come 政府文件 BU Bureau 法律法规 LA Law 文件编号规则及示例 内部文件编号规则： 编号：XX-XX-01-XX-02…… 含义：公司代码-文件分类代码1-文件序列号-文件分类代码2-文件序列号…… 代码说明： 公司代码：由XX表示； 文件分类代码1：参考5.1的分类规则，用二位字母表示第一类文件； 文件序列号：用位数不定的数字表示，01、02……，根据使用需要和发布的先后次序确定； 文件分类代码2：参考5.1的分类规则，用二位字母表示第一类文件的支持文件； 文件序列号：用位数不定的数字表示，01、02……，根据使用需要和发布的先后次序确定； 前四位编号项为必要编号项，其后的位数可根据文件需要按编码规则自行增加。 示例： 文件控制程序的编号：XX-HB-01，表示公司管理体系第一号手册文件。 体系文件登记表模板的编号：XX-PS-01-TP-01，表示公司管理体系第一号程序文件的第一个模板文件。 内部电子文件命名规则 内部体系文件命名规则：公司代码-文件分类代码-文件序列号-文件名。 示例： XX-PS-01-文件控制程序，表示公司管理体系的《文件控制程序》过程文件。 XX-TP-01-体系文件登记表，表示公司管理体系的《体系文件登记表》模板文件。 外部文件编号规则 政府文件： 编号：OC-BU-XXXX-XX。 含义：外来文件-政府文件-年代-序号。 示例：OC-BU-2009-01，表示公司外来文件政府类2009年第一号文件。 法律法规： 编号：OC-LA-XXXX-XX。 含义：外来文件-法律法规-年代-序号。 示例：OC-LA-2009-01，表示公司外来文件法律法规类2009年第一号文件 文件版本规则及示例 文件版本规则 公司采用编号方式对文件的起草、修订及发布进行标识管理； 文件版本编号规则：主版本号 + 次版本号 + 修改次数 文件版本规则说明及示例 编码规则 文件类型 主版本号 次版本号 修改次数 示 例 规范文件 1）一位字母（A-Z） 2）A首次发布 3）重大修改后的发布为B、C、D…… 1）一位数字 2）0表示起草状态，发布时省略 3）1-9表示一般修订后的发布 1）1位数字（1