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PAGE PAGE 6 办公室管理制度 第一节 总则 一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。 二、本制度所指行政事务包括服务规范和办公秩序、接待管理、印章管理，公文和邮发管理，办公事务用品管理，用车管理，会议管理、档案管理、后勤保障管理等。 第二节 服务规范和办公秩序 三、服务规范： 1.仪表：公司职员应仪表整洁、大方； 2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方；　　3.用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；　　4.现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待；　　5.电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。 四、办公秩序： 1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序；　　2.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁；　　3.各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作；　　4.发现办公设备（包括但不限于通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。 第三节 接待管理 为加强公司对外接待工作的管理，促进对外接待工作规范化，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则： 五、接待范围 1.公司客户和供应商； 2.会议、培训和其他重大活动； 3.行政机关接待。包括公司主管部门和与公司有关联性的政府机关来我司检查、调研、指导、联系工作； 4.一般来访及其他。 六、接待程序 坚持先请示，后接待原则： 各部门负责人向总经理报告来客人数及事由； 经总经理同意，在办公室核实后，按规定标准安排或配合有关部门的接待； 七、接待办法 1.除特殊情况外，一般实行对等接待； 2.相关部门的主要负责人由总经理接待，不能确定对接人员时，请示总经理。 八、接待标准及要求 1.凡临时性接待或迎检工作需要烟、水果等物品的，应事先报总经理同意后，办公室统一安排； 2.就餐后原则上不安排与工作无关的其他活动，如有需要需先向总经理请示； 3.确需超标准超范围接待的，需经请示总经理同意后，方可安排； 4.需要安排住宿的，请示总经理同意后，由办公室具体负责安排客房； 5.需送礼品的，由总经理交代，办公室负责核实人数、按程序领取、发放； 6.具体接待标准由办公室负责人拿出意见，呈总经理批准，或另行规定。 第四节 印章管理 九、目的和使用范围： 1.为保证印章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理制度; 2.本制度适用于公司全体员工。 十、种类：公司公章、合同专用章、公司业务章、财务章、法定代表人章、发票专用章、公司工会章和检验分析章及公司各部门章等。 注：1.凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章；　　2.凡属部门业务范围内的加盖部门章；　　3.凡属合同类的用合同专用章；　　4.凡属财务会计业务的用财务专用章。 十一、印章的管理 1.印章的刻制、更换与销毁 1)印刻：公司因为工作上的原因，需要刻制新印章的，由印鉴使 用部门向办公室提出申请，报经总经理审核批准后，由公司指定人员按照有关印章印刻的相关规定负责新印章的印刻，新印章印刻后由公司人事行政部组织与印章保管人于当天内签署《印章保管及使用协议》后，即应交由印章保管人保管；同时，公司要行文明确说明新印章的启用时间； 2)更换与销毁：公司因为工作上的原因，需要更换旧印章，由印 章保管人或印章使用部门提出申请，经总经理审核批准后，公司行文明确说明旧印章的废止时间，同时由公司行政人事部负责收回旧印章，并组织印章保管人签署《印章上缴签收单》，结束其印章保管职责并停止其使用权限，由办公室监督印章销毁； 3）《印章保管及使用协议》及印章相应的签收手续记录，由档案管理员负责保管存档。 2.印章的使用 1）公司指定岗位/员工为印章保管人，具体见印章管理协议。 2）印章使用审批人的职责和义务 eq \o\ac(○,1)维护公司利益的前提下，审批相关协议或事项； eq \o\ac(○,2)协议或其他函件在同意加盖印章前，应在协议或函件上签署审批人名字； eq \o\ac(○,3)尊重印章保管人履行《印章保管及使用协议》，遵守《印章保管及使用协议》中的约定与操作程序。 3）印章保管人员的职责和义务