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深圳欧唯特物流服务有限公司
第 PAGE 1页,共 NUMPAGES 6页
文件名称
物流交接单据管理规定
文件编号
SOP-OPS-0
编写人
余红亮、翟汝长、董宁
版本号
V1.0
审核人
宋平琛、黄天强、杨治国、郦华、王科、周杰、卢轶
修订号
批准人
周宏伟
发布部门
营运部
生效日期
2012-01-01
目的
规范物流各操作、配送环节的单据管理,有效规避物流运作风险。
适用范围
各分公司所属仓、外包仓(含物料仓)。
职责
仓管
做好各操作环节单据交接确认,保证单据的完整性。
配送员\司机\承运商
做好提货、送货交接、记录,取得收货方有效签收,保证单据的返回。
客服
核对单据完整和有效性,跟进承运商对签收单返回,负责单据的整理、装订、存档。
分公司经理
监督本规定的执行,并负连带管理责任。
依据和参考标准
无
安全风险(控制点)
单据按项目,时间顺序进行整理装订,标识清晰。保证所有单据的完整性和可追溯性;
保证所有单据操作、配送环节各环节交接签章的有效性能;
各类单据交接时应做好记录,单据移交给客户时,必须做好明细清单交接记录;
需销毁时,必须征得公司总部或客户批复,方可执行;
如需销毁时,在销毁方式上需规避客户信息资料外泄。
定义
入库单:指送达欧唯特仓库且交接双方有签章的到货交接凭证,以及对应的欧唯特内部流转的有效交接凭证。
出库单:指欧唯特仓库与配送方的发货交接凭证(含产品明细),以及对应的欧唯特内部流转的有效交接凭证。
托运单:指欧唯特承运商开具给欧唯特的承运单据。
签收单:指欧唯特承运商或自营配送司机完成配送后返回的有效签收凭证(如出库单签收返回联、苏宁入库单)。
附件或附表
《风险承诺函模板》
《运输检查表》
正文(对运输单据需参照《欧唯特运输单据签收和管理规定》规定中对授权书、单据交接、单据签收、签收异常处理、单据核查、单据整理有准确规定)
入库单据
1.1收货仓管确认收货无误后,进行签收,将收货情况、收货人、收货日期和异常情况在单据上签注,核对入库单据签收信息与收入货品明细是否一致。异常情况需送货承运商签字确认;
1.2收货仓管签收完毕后,需将承运商送货单和入库明细单装订,按项项目、日期\单号整理,做好目录装订成册、按月存档。
出库单据
客服或制单仓管打印出库单;
备货仓管按单备货并在备货处签字确认;
稽核仓管按单据明细复核、扫描、包装并在稽核处签字确认(可分段多人完成);
发货仓管核对提货人有效性,与提货人进行清点并逐单签字、交接;发货仓管将留存联整理后交与客服保管;
客服每日核对出库单据,按项目、发货日期\单号、承运商、发运方式整理归档。
托运单据
3.1欧唯特承运商开具给欧唯特的承运单据,是与自有出库单据相匹配的承运凭证;
3.1发货仓管与承运商清点、交接、签字,取得与出库单对应的承运商托运单留存联并交与客服保管;
客服每日核对出库单据,按项目、发货日期\单号、承运商、发运方式整理归档。
签收单据
配送员\司机、承运商配送成功取得有效签收单,返回后交回客服并做好交接;
严禁收货方在签收单上签注有争议的签收信息;
经项目确认的,特殊客户(如苏宁)出具的与欧唯特自有签收单相对应的入库单,也可作为有效签收凭证;
客服对配送员\司机、承运商返回的签收单进行仔细核对(是否有退货、签收是否有效),异常签收跟进、反馈处理;
客服每日核对出库单据,按项目、发货日期\单号、承运商、发运方式整理归档。
客户授权书管理
客户授权书的收集
分公司新增项目,运作前要求客户提供授权委托书。
现有客户新增终端客户,在首次发货前要求客户提供授权委托书。
现有授权委托书将在15日超出有效期限,要求客户在有效期内更新授权委托书。
对临时性、特殊性发货、提货,要求客户提供符合客户流程管理要求的授权文件,并经客户相关管理部门或管理人认可。
客户授权书的核对
运输客服对收到的授权委托书进行每张核对,合格的授权委托书包含但不限于以下项目核对无误:
指定收(提)货人姓名、身份证号、身份证复印件、联系电话、本人亲笔签名核对无误且清晰可辩。
指定送(收)货地址与单据收货地址核对无误。
授权委托单位法人代表或负责人签字核对无误且清晰可辩。
授权委托单位授权盖章核对无误且清晰可辩。
授权委托单位授权日期在有效期限内。
授权委托书每份客户盖章或与客户进行授权委托书交接的单据、信函加盖客户公章。
对核对合格的授权书可安排发货和配送。对不合格授权委托书要求客户重新提供,在客户未提供前暂停发货与配送。
客户授权书的管理
各项目的授权书由分公司运输客服专人管理。
授权委托书按区域建档成册,并制作索引。
为方便查阅,索引内容须包含授权书编号、终端客户名、授权委托书有效日期等项目。
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