某大型集团采购管理业务流程.docVIP

采购管理信息系统整体解决方案 采购-供应商关系管理 文件信息 一般信息 文件位置 / 名称 作者 姓名 部门 职责 / 角色 签署 日期 认可/确认 姓名 部门 职责 / 角色 签署 日期 批准 姓名 部门 职责 / 角色 签署 日期 目 录 TOC \o 1-3 \h \z \u 文件说明 4 1采购管理业务流程 5 1.1采购申请单业务流程 5 1.2采购订单业务流程 7 1.3采购收货单业务流程 10 1.4采购退货单业务流程 11 1.5采购发票业务流程 14 2供应商资料管理 16 2.1供应商或货运公司新增业务流程 16 2.2供应商或货运公司档案资料修改维护业务流程 17 文件说明 采购管理系统业务流程解决方案是根据企业目前整体情况来编写的。本业务流程强调是实用可行。 主要业务流程： 采购管理：采购申请单、采购订单、采购退货、采购发票。 供应商档案管理：供应商档案新增管理；供应商档案修改维护。 在系统运行过程中若碰到有新的采购、供应商管理业务流程再进行添加。 1采购管理业务流程 1.1采购申请单业务流程 流程名称 采购申请单 编号 FG-CH-01 作者 版本 检查复核 批准 流程说明 本流程描述了建立采购管理系统中各部门申请采购物品数据信息维护过程。 各部门根据物品的消耗情况，计算出需补充的物品数量，并在系统中填写想应的采购申请单。申请单资料填写无误后进行审核确认，审核确认后的采购申请单不能在进行调整维护。若发现申请单有问题应进行作废，重填申请单。 在申请单审批表单中按一定顺序填写相应审批人，一般是部门审批、采购部审批或仓库主管审批。 审批人对申请单按审批优先级进行审批，审批结束后转到采购部门进行处理。 经审批后的申请采购单经采购部门设定各采购物品相对应的供应商后就可以转采购订单。。 采购申请单是内部管理，作为部门之间信息传递的单据，与外部供应商是无关联关系，采购申请单只有转到采购订单后，此采购申请单才认为走完流程。若有审批人没有进行审批，采购申请单是无法进行转采购订单的，审批流程一定要按审批优先级进行审批。 相关定义 采购申请单：是内部各部门申请补充物品的表单，也是各部门与采购部门、相关审批部门信息传递的表单。 审批优先级：一张单据若要经多人审批，各人审批顺序号码，并且审批过程中一定要按次序进行审批。 采购订单：采购订单是与供应商签订采购合同在ERP系统中合同的体现。 相关文件 信息解决方案 FG-CH 步骤 操作界面 描述 操作部门/人 1 ERP采购管理/采购申请单 填写采购申请单，填写准确后对申请单进行审核。审核后发现错误，对申请单进行作废。 申请部门/申请人 2 ERP采购管理/采购申请单 按申批优先级填写相关审批人。 申请部门/申请人 3 ERP采购管理/采购申请单 相关人员按审批优先级对各采购申请单进行审批。 相关部门/审批人 4 ERP采购管理/采购申请单 相对应的采购业务员对各采购申请单中的采购明细中的供应商进行设定，设定好后把申请单转为采购订单。 采购部/业务员 1.2采购订单业务流程 流程名称 采购订单业务流程 编号 FG-CH-02 作者 版本 检查复核 批准 流程说明 本流程描述了建立采购管理系统中与供应商签订采购合同采购订单数据信息维护过程。 采购申请单中的采购物料有进行采购样品确认后才能进行大批量采购的物料，系统则把这些物料结转为采购样品确认单，不需要采购样品确认的直接生成采购订单。 有采购样品确认单，认真核对采购样品确认单所有采购信息，并对采购样品单进行审核。 采购样品确认单审核后，通知供应商开始送样，供应商送样至本公司。 供应商送来物料采购样品给相关部门进行确认，若确认通不过的，采购部门通知供应商继续送样。若采购样品通过确认后，由确认单直接生成大货的采购订单。 采购订单进行认真核对，确定各项采购信息及特殊物料的技术参数正确无误后，接下来确认采购数量。 查询库存可用量，并把已结束订单的余料结存到当前订单要采购物料的批次，采购数量=物料需求量-已指定本批次库存可用量。最终的采购数量还要考虑到采购批量及采购成本。采购数量确定好了对本采购数量进行报批。 若本采购订单有特殊物料采购，涉及到这些物料的技术参数，这些技术参数应交给相关部进一步进行确定。物料的参数确认好后再交总经理审批。