1-文件管理制度.pdfVIP

1. 目的 本程序规定公司管理体系文件的控制过程和方法，以确保在文件的 使用场所能获得适用文件的有效版本，防止使用未经批准或已失效的文 件。 2.适用范围 本程序适用于公司管理制度、流程的控制，包括： a)质量管理手册 （包括方针和 目标），属第一层次文件； b)管理体系程序文件，属第二层次文件； c)管理制度、流程、办法、各类作业指导书、作业规范、操作细则 等，属第三层次文件； d)各类附录表单属第四层级文件。 3.定义 3.1公司级文件：凡文件内容涉及到规范或协调两个或两个以上部门 的活动的规章制度 （含规定、办法等），统称为公司级文件。 3.2部门级文件：仅供本部门人员使用的不涉及其他部门活动的文 件。 4.职责分工 4.1总经理办公室负责组织各部门编写程序、制度与流程，对公司文 件的标准化、系统一致性进行审核，负责公司管理体系文件的发布和 文件体系充分性、适宜性和有效性进行管理 （包括在内网对电子文件 的管理）。 4.2各部门负责本部门文件及其表单的编制，负责文件的遵照执行管 理。 4.3公司领导负责对公司制度的最终批准。 5.文件内容/流程 5.1文件的编写 5.1.1文件编写的格式规范 按照文件编写模版 （附录A）进行文件的编写，编写时注意以下要 求： 5.1.1.1文件的结构：文件结构按ISO标准分为 目的、适用范围、定 义、职责、内容、记录保管、相关文件、附录等8个部分。 5.1.1.2文件的字体：正文均为 “宋体”，字号：小四，主章节号可 加黑以方便阅读。 5.1.1.3正文行距：正文部分的段落全选为 “1.5倍行距”，章节间 可适当的空一行。 5.1.2文件编号规则 5.1.2.1文件的编号规则：采用英文公司名+部门名+文件级别号+3位 顺序号的方式。 如图： 5.1.2.2部门中英文全称与简称： 部门全称 简称 英文全称 英 文缩写 总经理办公室：总办 General Manager Office GO 财务部： 财务 Finance Department FD 销售部： 销售 Sales Department SD 市场部： 市场 After Sales Department AD 研发部： 研发 RD Department RD 技术部： 技术 Technology Department ED 生产部： 生产 Purchasing Department PD 质量部： 质量 Quality Department QD 行政人事部： 行政 HR Administration Department HD 5.1.3文件编写的基本要求 5.1.3.1文件编写应注重逻辑性，每一个文件都是在规范一个或多个 工作过程，编写的逻辑性就是首先考虑这个过程的输入条件/依据， 再明确这个工作过程的本身管理要求，最后明确这个过程的输出结 果/流向。 5.1.3.2针对两个或以上责任主体发生业务流转时，是管理关注的重 要节点，可考虑设计记录表单，以完成业务的转移和记录。 5.1.3.3文件编写时，应以部门、岗位为流转基础，不应指明现岗位 人员，对岗不对人。 5.1.3.4文件编写时，应注意语言通俗易懂，用语正式规范，既不要 过于口语化，也不要过于文绉绉。 5.1.3.5文件编写时，以过程的步骤进行分节分段，以方便阅读。关 键条款处可适当以 “加粗”、 “加下划线”、 “更改字体颜色”等方 式以增加阅读便利性。 5.1.3.6原则上，一个业务事项编写一个文件，按照这项业务的生命 周期来编写入一个文件中，