音像档案管理规定.docVIP

PAGE PAGE 1 个旧市质量技术监督局 音像资料归档及档案管理规定 （试行） ?? 为适应信息化建设需要，规范本局在开展公务活动中运用计算机、照相机、摄像机等电子技术而形成的音像资料，根据《中华人民共和国档案法》及有关政策法规，结合实际情况，特制订本规定。 一、本规定适用于本单位和个人在履行公务、开展业务活动中而形成的音像资料归档及其档案管理。 二、音像资料的收集范围应是本单位在其主要职能活动中产生的、具有查考使用价值的，及其相关的支持软件和数据等。要求内容真实、完整、有效、具有价值。具体归档范围： （一）各级领导来本单位视察、检查工作的音像资料； （二）质监工作会议等大型会议的音像资料； （三）被评为省、州、市级以上的各类荣誉称号等形成的音像资料； （四）反映本单位参加重要社会活动的音像资料； （五）反映本单位干部政治思想宣传教育、业务学习、文体活动等形成的音像资料； （六）反映本单位的重大事件及特殊情况的音像资料； （七）反映本单位重要案件查处等其他重要业务工作、重要活动的音像资料。 三、音像资料的存贮格式 用照相机等设备获得的静态图像文件，其通用文件格式为JPEG、TIFF。用摄像机等视频设备获得的动态影像文件，其通用文件格式为MPEG、AVI。用数字音频设备获得的音频文件，其通用文件格式为WAV、MP3。用多媒体技术制作的多媒体文件，其通用文件格式为MPEG、AVI。 四、音像资料制作（承办）部门职责 为保证音像资料的完整、真实和有效利用，从其制作形成到归档管理的过程，均应严格按制度规范登记、明确职责、责任到人，保证音像资料从产生、运转、处理和移交归档过程中完全处于受控状态。 音像资料在归档前应由各承办（制作）部门按照规定存贮格式进行整理，制作（承办）部门负有对光盘、磁盘、磁带等介质载体进行病毒检查和清除，并做好产生的时间、主要内容等标记的责任。 五、明确音像资料档案的移交归档 制作（承办）科室应定期主动向档案管理部门移交音像资料。市局各科室应于每季度末将本科室形成的音像资料移交至局办公室。 制作（承办）科室和综合档案室在移交过程中应检查并确认归档音像资料的真实性与完整性，做到移交及时、数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚。 六、音像资料归档入库后的职责 综合档案管理人员负有对音像资料归档工作的监督、指导责任，归档时认真检查验收；接收入库后应统一编目，安全保管、提供开发利用。 综合档案室在接收音像资料档案后，要对音像资料重新制作统一归档标识并进行分类、组盘，把分类后的音像资料按规定重新排列，填写著录项目、编制机读记录和存放载体的编号，编制符合国家档案著录规则要求的简要检索工具。 七、音像资料档案的保管 音像资料档案的保管要做到防潮、防磁、保密、安全，便于保管、使用。 对涉密音像资料要严格按相关保密条例进行处理，确实做到不在非涉密计算机等设备处理涉密电子文件；涉密电子档案的编目、入库、收藏均另行处理。 磁性载体上的归档音像资料应定期复制。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不应少于四年。 八、音像资料档案的使用 电子文件档案既要严格管理保护，又要便于有效使用。查阅和使用归档音像资料手续按文书档案借阅办法处理。 九、本规定自发布之日起开始实施。