外部联系与内部沟通管理制度.docVIP

制度文件 修订状态：A/O XX公司 XX矿 外部联系与内部沟通管理制度 AB-XX-P-03-13-XX A 版 编制:安全部 审核:安全部 批准:X X XX年X月X日发布： XX年X月X日实施： XX公司XX矿发布 外部联系与内部沟通管理制度 文件编号：AB-XX-P-03-13-XX 版次： A 修订状态：A/0 1 目的 规范信息的沟通与协商，保证XX矿与外部相关方的联系及内部沟通管理，减少误解和矛盾，融洽工作关系，建立良好的问题反映及解决渠道，避免出现因内部各环节沟通不及时或不顺畅导致的工作脱节、推诿现象。 2 适用范围 本制度适用于XX矿单位和个人。 3 职责 3.1 安全部 3.1.1 负责政府安监部门入外部相关方的联系。 3.1.2 负责接受员工及相关方就安全问题的投诉、处理。 3.1.3 负责评价员工或员工代表就安全生产、劳动保护方面提出的 问题和合理化建议或提案进行评估审核，督促有关方面予以解决。 3.2 人力资源部 3.2.1 负责对管理人员及员工进行沟通方面的培训。 3.2.2 定期进行员工满意度调查问卷，了解员工的目前工作的状态和需求， 3.3 工会工作部 3.3.1 组织召开职工（员工）代表会，及时将职工（员工）代表就安全生产、劳动保护方面提出的问题和合理化建议或提案及时反馈有关方面予以解决。 3.3.2 负责员工满意度的总体调查 3.4 外委工程管理办公室 负责井下工程、地面建筑承包商的工程合同信息沟通。 供应部、机动能源部 负责与供应商、承包商的信息沟通。 矿长办公室 负责外部联系信息的处理并呈报矿领导和传达至相关单位。 负责安全生产文件的发放。 3.7 各级领导 e)其他需要对外发布的信息由相关部门报矿长办公室征求意见后进行处理，必要时，由矿长办公室矿领导处理。 4.1.3 外部联系的形式 4.1.3.1 书面形式 会议纪要； 各类报告、报表、刊物； 通知、通告、通报； 《信息交流表》 4.1.3.2 会议形式 安全部每季组织召开体系例会，由矿长主持，对下列各项进行交流、讨论和汇报； 员工及相关方的安全问题投诉、处理； 评审指标及管理方案，汇报其完成情况； 体系运行监测情况； 纠正预防措施跟踪验证情况； 事故、事件报告调查与处理； 其他系统问题。 4.1.3.3 口头信息、电子邮件等其他形式。 4.2 内部沟通 4.2.1 沟通渠道 4.2.1.1 面谈：主要指一对一的面对面谈话； 4.2.1.2 会议：包括早会、问题讨论会议、工作协调会议、行政例会、座谈会、全体员工大会等。 4.2.1.3 书面渠道：包括工作报告、文件、任务单、通知、通告、行政命令、员工手册、内部联系、内部刊物等。 4.2.1.4 通讯、网络渠道：包括电话、传真、手机、电子邮件等。 4.2.1.5 其他渠道：包括宣传栏、意见箱、意见调查等。 4.2.2 正式沟通：依据组织结构，有目的有计划地通过相关渠道和方式所进行的沟通。 上行沟通：下级对上级所进行的信息传递过程，主要方式：报告、汇报等，上行沟通一般为逐级报告，汇报。 下行沟通：上级对下级所进行的信息传递过程，主要方式：命令、规定、通知、公函、手册、正式会议等，下行沟通一般为逐级下传。 平级沟通：各职能部门或人员之间相互进行的信息传递过程，主要方式有：会议、内部联络等。 非正式沟通 为补充正式沟通的不足，各职能部门或人员之间可时行非正式沟通，非正式沟通方式有：座谈会、小组活动、相互交流、主题谈话等。 沟通内容 4.2.3.1 车间、部室管理人员 在新员工入职时，要与其进行入职谈话，介绍本矿及工作的简要情况，进行三级安全教育，并表达对其在本矿发展的期望和祝愿。 在员工试用期满转正时，要与其进行转正面谈，对其试用期的表现做出评价，表扬优点、指出不足，并提出对其今后的工作期望； 在员工工作绩效不佳时，要通过面谈，帮助员工寻找与工作目标之间的差距，与本矿要求的差距，提出改进意见，表达出对员工的期望，以提高员工的工作绩效。 当员工表现优异时，要表达出对员工的赞赏，并提出对员工更高的期望； 对于未发生以上情况的员工，也须保持最少每个月一次的深入沟通。 员工 及时向领导和有关部门反映安全生产中出现的隐患和问题，提出有关安全生产劳动保护方面合理化建议； 积极与上、下级或同级同事进行沟通，以促进工作成效和技能的提升； 对于安全生产工作中，可能导致的安全问题，可通过上级逐级上报或越级上报 矿长及各部门 在各项与员工相关的管理制度下发之前，应充分沟通，了解员工对制度的意见和建议； 在各项与工作