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文件控制程序 办公室 文件控制程序 一、目的 二、范围 三、职责 四、工作程序 五、支持性文件 六、质量记录 文件控制程序 目的 对文件和资料进行控制，确保相关部门、场所及时得到并使用有效文件。 文件控制程序 范围★ 适用于与质量管理／食品安全管理体系有关的所有文件和记录、资料的控制。 文件控制程序 职责 总经理：批准发布质量方针及食品安全方针、批准按GB／T1 9001—2000《质量管理体系要求》及HACCP《食品安全管理体系要求》建立的质量管理手册／食品安全管理手册。 文件控制程序 管理者代表／食品安全小组组长：审核质量管理手册／食品安全管理手册，批准程序文件(操作性前提方案)；批准质量管理体系／食品安全管理体系文件发放范围；适时组织文件的评审。 相关部门：编制、初审本部门质量管理体系／食品安全管理体系的其他文件，负责涉及本部门的技术资料管理。 文件控制程序 办公室：组织编写质量管理手册、食品安全管理手册、程序文件(操作性前提方案)，汇编《程序文件清单》(操作性前提方案)。接受质量管理体系／食品安全管理体系其他文件的备案，汇编《三级文件清单》。负责公司质量管理体系／食品安全管理体系文件和资料的归口管理。提出文件和资料发放范围并发放。收集、识别、传递、办理需办理的外来文件。建立有效的法律法规，进行收集和编制《适用法律、法规清单》。建立有效的有关标准的收集获取渠道，进行收集和编制《在用标准清单》。 文件控制程序 各部门兼职文件管理员：本部门文件和资料的管理。 文件控制程序 工作程序 文件资料的分类 文件和资料的编写与标识 文件代码 文件的编写、审核、批准与识别 文件的更改 作废文件的处置 法律、法规、标准及外来文件的控制 文件的定期评审 文件控制程序 文件资料的分类 质量／食品安全方针、目标； 质量手册／食品安全管理手册； 程序文件：包括按质量管理体系／食品安全管理体系的要求及公司管理需要而形成的程序文件(操作性前提方案)； 其他文件：包括管理性文件如规章制度、技术性文件如设备操作规程、工艺文件、检验文件、作业文件及相关技术文件； 文件控制程序 文件资料的分类 国家法规／行业标准／地方标准/企业标准； 外来文件：上级或行业主管部门与质量管理体系／食品安全管理体系要求相关的文件，其他相关信息如设备、设施的图纸、技术手册等； 质量／食品安全管理体系记录：依据《记录控制程序》进行管理。 文件控制程序 文件和资料的编写与标识 文件和资料的编号 质量／食品安全方针、目标的编号； 质量手册／食品安全管理手册、程序文件(操作性前提方案)、其他质量／食品安全管理体系文件及质量／食品安全管理体系记录的编号、文件和资料的编码除有行业特殊要求外，均按以下文件和资料编号规定执行： 文件分类与编码规则： ★ 一类 质量手册 二类 程序文件 三类 工作手册 文件控制程序 质量手册★ 质量方针、食品安全方针、目标以发布年代作为有效性标识； 质量手册、食品安全管理手册、程序文件(操作性前提方案)、三级文件以受控状态及分发号作为标识； 质量管理体系／食品安全管理体系的记录统一编号及进入《记录清单》作为受控标识； 适用的法律法规、国家／行业／地方标准及外来的文件经识别后，加盖“有效”及“年、月、日”章作为标识。 文件控制程序 编码格式 质量手册 HZW/ZS 程序文件 HZW/CX-××× 文件控制程序 各类工作手册 HZW/×× /GS-××× 文件控制程序 质量记录 HZW/JL-A0-××× 文件控制程序 代码 公司名用英文 H Z W 表示。 文件和资料代码 质量手册---ZS ★ 安全手册---AS 程序文件---CX 通用手册---TY 工作手册---GS 记录/表格---JL 标 识---BS 文件控制程序 部门代码： ★ 办公室---BG 财务部---CW 冷藏部---LK 销售部---XS 生产部---SC 贸易部---MY 品管部---PG 文件控制程序 公司存档——00 董事会——01 总经理——02 执行副总经理 管理者代表——03 副总经理——04 办公室——05 品管部——06 财务部——07 销售部——08 冷冻冷藏部——09 生产部——10 贸易部——11 相关方——12 认证机构——13 咨询机构——14 文件控制程序 版本及修改状态： ★ 首版为“A”版，第二版为“B” 版，以此类推。 无修改为“0”，第一次修改为“1”，以此类推。 例如：首版无修改为“A0”，首版第一次修改为“A1”，第二版无修改为“B0”，以此类推。 文件控制程序 文件的编写、审核、批准与识别 文件的编写、