公文附件和附件说明标注位置.docxVIP

WORD格式-专业学习资料-可编辑 --学习资料分享---- 公文附件和附件说明标注位置、 格式及附件的附件处理 日常公文写作过程中，公文附件是文秘人员经常碰到的 问题。笔者在教学工作中也发现，相关文献中，对附件和附 件说明所在位置、标注格式以及附件所带的附件如何处置， 要么语焉不详，要么大而统之，孰是孰非，给工作实践带来 诸多困惑。 一、公文附件本身所附的正确位置 《国家行政机关公文格式》（下简《格式》）中提出： ?公文如有附件，在 正文下空 l 行左空 2 字用 3 号仿宋体字 标识 ?附件 ?，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿 拉伯数码 ( 如?附件： 1．×××××? ) ；附件名称后不加 标点符号。 附件应与公文正文一起装订， 并在附件左上角第 1 行顶格标识 ?附件 ?，有序号时标识序号 ；附件的序号和 名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应 在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识 附件 ( 或带序号 ) ?。 上述表述中对附件的表述，实际上暗含两个概念：一个 是附件说明，一个是附件本身。前半段实际上是讲公文有附 件时在正文下所标注的附件说明的标注要求，总体来说还比 较明确；而后一段话，主要讲附件本身的标注问题，在讲述 附件本身的标注问题时，细分为两种情况：一种是附件本身 与公文主件一起装订的情况，一种是附件本身与公文主件不 能一起装订的情况。后一种情况，附件实际上就是一份独立 的文书，《格式》中对其标注的方法也是比较明确的。关键 是第一种情况， 《格式》中要求 ?应与公文正文一起装订 ?， 在这里 ?公文正文 ?一词容易引起一定歧义。因为根据《国家行政机关公文处理办法》（下简《办法》）及《格式》中相关规定，公文的 ?正文 ?是公文 ?主体 ?的一个组成因素，如果理解为 ?附件说明 ?放在 ?公文正文 ?之后是妥当的，但如果附件本身放在公文正文之后，显然不好操作。 也正因为以上的概念性模糊，在实践中，附件本身与主件一起装订的情况，附件本身所在的位置通常就能见到以下两种：一是附件本身附在公文的版记之后。二是附件本身附在公文生效标识印公章之后（有附注时在附注之后），且从下一页顶行标识。 对这两种位置的设定，不少著作中要么是《格式》中的 原文照抄， 要么是见仁见智， 自由发挥： 有的认为二者皆可，有的认为只能取第二种。 因此很有必要查根问据， 统一规范。《办法》第十条规定， ?公文一般由秘密等级和保密期限、 紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成 ?，《格式》中也提出从公文正文中抽出的附件应该是 ?放在公文生 效标识印章之后 ?。所以从表述的逻辑顺序上讲，可以毫无 疑义地判断， 附件本身必然放在公文的主体之后， 即?附注?之后 ，至于是否另转下页开始标识，不少人也很模糊，其实如果细读《格式》中 ?附件应与公文正文一起装订，并在附 件左上角第 1 行顶格标识 ‘附件’ ? ，这个问题就昭然若雪，理应转下页标识，而不是紧随附注之后。 所以《公务员考试公文写作答疑》中提出， ?新《办法》 十条规定中，把‘附件’一词置于‘附注’之后、 ‘主题词’之前，这种排列的本身就告诉我们一个应当注意的问题，即公文的附件一般应与公文的主体一体装订，公文的版记要置 于附件之后，以保证公文正文与附件的完整一体性，不少机 关或单位把公文的版记即文尾置于公文正件之后、附件之 前，形成主、附两分离的做法，是不正确的 ?。这种说法应 该是具有权威性的，也是符合实际情况的。 那么，为何长期以来出现了附件本身标注位置的混乱， 笔者认为原因有二：一是《办法》和《格式》中的相关表述 不太到位，比如在《办法》中对 ?附件说明 ?和?附件 ?是 分开解释的，而《格式》中则将二者合在一起统放在 ?公文 正文 ?之后表述，这就容易引起歧义，所以宜于按照其应在 位置将 ?附件说明 ?和?附件 ?分开表述；二是不少文秘工作者认为，如果将附件本身附在公文主体之后，有时可能某一页当中，正文只有一、两行，加上 ?附件说明 ?和生效标 识、签发日期、附注等公文主体要素，下面留白太多，于是便自作聪明，将公文的版记部分提前标注了。 二、附件及附件说明的标注格式需要规范 如前所述， 附件的位置确定之后， 但附件本身如何标注， 因为缺少明确规定， 所以实践中往往也是各行其是。 《格式》 中规定 ?在附件的左上角第 1 行顶格标识‘附件’，有序号 时标识序号 ?，但这种规定过于原则。标注时存在两个需要 规范的问题：一是在标识模式上，是 ?‘附件’ +冒号 +附件 名称 ?模式，还是 ?‘附件’ +冒号 ?为一行， ?附件名称? 换行居中。