商务接待方案.doc

商务接待方案 总则 目的 商务接待室公司行政事务和公关活动的重要组成部分，为使公司商务接待工作规范有序，塑造统一的对外形象，合理控制接待费用，特制定本方案。 适用范围 本方案适用于公司所有的商务接待活动，包括公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必须的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排工作。 接待责任单位 公司的一般商务接待活动由行政部负责实施，各相关部门配合。遇到重大接待工作和活动，可由总经理或行政总监协调若干部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。行政部应以本方案为模板，结合公司的接待制度，制定每一项具体的接待方案并组织实施。 接待准备工作 了解接待对象的情况 接待对象情况表 来宾情况 具体内容 个人情况 姓名、性别、年龄、职务、民族、宗教信仰、生活习俗、国别、所代表机构或组织等 来访事由 明确接待对象的来访目的、意图和任务 其他情况 具体人数、抵达时间和地点、离开时间、交通工具、行程路线及其日程安排 （二）制订接待计划 一个完善的接待计划应包括接待规格、日程安排、费用预算等内容。负责接待人员做好计划后应根据接待规模的大小报相应领导审批后实施。 接待规格 接待规格是指接待工作的具体标准，其基本内容包括接待规模的大小，主要陪同人员职务高低以及接待费用的多少等，一般分为高格接待、对等接待和低格接待三种形式。 接待规格表 接待规格 说明 具体形式 高格接待 指陪客比来宾职务高而采取的一种接待方式 上级领导派一般工作人员向下级领导口授意见或要求，下级领导要高格接待，出面作陪 兄弟单位或协作单位的领导派员到本单位商量重要事宜，本单位领导要亲自出面，高格接待 下级同志上访，有重要的事情向上级领导汇报，要高格接待 对等接待 指陪同与来宾的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式 对重要的来访者，负责接待的领导自始至终地陪同 对来宾初到和告别时的对等接待，中间可以请适当人员陪同 低格接待 指陪客比来宾职务低而采用的一种接待形式 上级主要领导或主管部门领导来本地视察、了解情况或作一些调查研究，这种接待宜采用低格接待。 外地参观学习和旅游团的接待工作只需采用低格接待 老领导故地重游或上级领导路过本地只需采用低格接待 活动日程 活动日程，即根据接待对象的来访目的、日程安排等确定其在来访期间的各项活动的时间安排，接待人员要周密部署，安排好下列四项内容。 （1）接待的日期和具体的时间。 （2）具体的接待活动内容及每一项活动的具体时间安排，如确定主持人、介绍重要客人、组织领导或重要客人致辞、安排合影和重要客人留言题字等。 （3）确定各项接待、活动的场地。如接待室、休息室、住宿地点、会议场所和宴会地点等，还要备好各场地所需的音响、照明设备、录像机和花篮等。 （4）接待人员的各项工作安排。一般陪同、接送、剪彩、留言和题字等活动都要预先安排专人负责。其中陪同人员包括主要陪同领导、相关的职能部门领导和有关的技术人员和其他人员，公关人员应根据来宾的情况事先拟定各个项目陪同人员及工作人员名单，报领导审批、申请费用等。 3、费用预算 接待人员应以接待计划为基础，提前做好接待费用预算。一般费用预算包括招待费、食宿费、交通费、材料费和纪念品等。接待人员最好估算出大体数额，以便领导审批、申领费用等。 接待费用预算表 费用项目 主要内容 具体数量或规格 预计金额（元） 食宿费 来宾的食宿、宴请费用及工作人员的餐饮费用 劳务费 工作人员的加班费、专家的讲课和演讲费等 工作经费 租借场所、办公用品、各种资料的准备费用等 交通费 来宾访问期间的交通费用 纪念品费 赠送来宾的纪念品或礼品费用 宣传和公关费用 刊登新闻、纪念照片、记者招待会和新闻发布会等 其他费用 组织来宾参观、旅游和娱乐等费用 合计 其他事项计划安排 在接待计划中，还应体现如下表所示四项工作安排，接待人员应仔细斟酌来宾情况，作出合理的计划安排。 其他事项工作安排表 接待项目 具体事宜 应考虑的因素 生活安排 主要是安排来宾访问期间的生活起居，包括饮食、住宿、出行 1、饮食安排：要尊重来宾的习俗，尽量满足来宾要求 2、住宿安排：根据来宾人数、性别、身份及来宾要求订好房间 3、出行安排：出于方便来宾的考虑，对其往来、停留期间所使用的交通工具，公关人员亦提前做好安排 迎送安排 接机、接站和送行工作 根据确定的接待规格进行安排，包括欢迎仪式、接机接站人员、欢送仪式和送行事宜等 安全保卫 若接待重要来宾，接待人员应将安保工作列入计划 要“谨小慎微”，制定预案，思想上高度重视，并报上级部门批准 宣传报道 若来宾的访问活动对公司有重要影响时，要事先做好宣传准备，确定出席新闻媒体或记者的名单并及时联络 1、注意公司内部口径一致，掌握分寸，并报上级部门批准 2、应向接待对象提供有关的图文报道资料，并存档