CBJ002V40文件控制程序.docVIP

发布日期：2010-1-1 实施日期：2010-1-1 CBJ002 共 NUMPAGES 14 页 第 PAGE 1 页 上海宝景信息技术发展有限公司 管理文件 文件编号：CBJ002 版本号：V4.0 保密级别：一般 签发：余晙 文件控制程序 文件控制程序 1目的和适用范围 1.1目的 为进一步规范上海宝景信息技术发展股份有限公司（以下简称宝景公司）内部各项管理文件的制订、修改、审批、下发、作废等管理程序，确保各项工作有章可循、有法可依，提高文件处理工作的效率和文件质量，特制定本控制程序。 1.2适用范围 本控制程序适用于以宝景公司名义下发的各类管理制度、各类体系管理文件的控制。 2引用标准 3术语和缩略语 管理文件： 宝景管理文件是公文文种之一，是宝景公司的专业管理制度、各类体系管理程序文件的总称。 管理文件保密级别 公司管理文件的保密级别分为二种：秘密、一般。其含义分别表述如下： A）秘密：是公司一般的秘密，泄露会使公司的安全和利益遭受损害； B）一般：是公司可对外公开的信息，公开这样的信息不会使公司的安全和利益遭受损害。 4.管理职责 4.1综合财务部 是管理文件的归口管理部门，负责管理文件的版本控制与发放、定期组织评审与修订、及时更新并发布有效管理文件清单等；负责政府部门、上级机关、各类协会、学会、客户单位以及其它相关方发送到公司层面的外来文件的收、发、存等工作。 4.2各业务部门 按照专业分工原则，由各相关部门负责制订、修订、报批本专业范围内的管理文件并对其有效性、适宜性进行评审。 5．管理文件的控制 5.1 管理文件的内容和格式 5.1.1 管理文件的基本内容和格式（见CBJ00207和CBJ00208） 5.1.2 管理文件的字体格式（见CBJ00206） 5.1.3 管理文件及其记录的编号规定 5.1.3.1 公司级管理文件的编号6位（见CBJ00205） 5.1.3.2 管理文件的版本号 从V1.0——V9.9，其中：整数位是版本号1-9；小数位为修改次数0-9。 5.1.3.3 管理文件中有关记录编号 用“文件编号+两位顺序号（01-99）表示。 5.1.3.4 管理文件作废以后，原则上不再用其编号；但因体制或标准变化等原因对管理文件整体改版以后，文件编号不受此限制。 5.2管理文件的管理流程 5.2.1编制和初审 按本规定要求的基本格式拟订管理文件，由拟稿人加附《文件审签单》送拟稿部门负责人初审； 5.2.2会签 5.2.2.1需要相关业务部门会签时，将会签文件加附《文件审签单》送达会签部门会签；会签人签署意见后返回文件拟稿部门； 5.2.2.2文件的会签也可通过电子邮件进行；将会签人意见打印出来后与最终签发的文件一起保存； 5.2.2.1起草部门汇总、处理各会签单位提出的意见，再对管理文件草案进行修改，经起草部门再次初审后送审核人审核。 5.2.3审核 经初审后的文件加附《文件审签单》送达审核人审核。 5.2.4签发 拟稿人按照审核人的意见修改文件后，由拟稿部门送达审签人审签，明确发放范围。批准后的《文件审签单》连同管理文件(电子版本及纸质文件各一份)送综合财务部发布。 5.2.5发布 5.2.5.1管理文件受控发放的对象是宝景公司各部门，需要时发送外部相关方； 5.2.5.2有效的管理文件清单在公司OA网上发布,实时更新；有新编文件和新改版文件发布时，应及时更新《宝景(管理)文件清单》，以书面形式发放给主管部门及综合财务部，并且及时在公司OA网上发布，以网上发布的形式抄送给各部门，系统自动记录各部门员工的浏览情况，同时在公司OA主页上以通知的形式发布最新的管理文件、质量记录的相关修订信息； 5.2.5.3各部门必须明确文件管理人员，建立有效管理文件清单，并控制管理文件的发放，建立发放记录台帐, 文件管理人员应在文件会签后及时上公司OA网查看最新的管理文件信息，确保使用的管理文件均为有效版本。 5.2.6执行 5.2.6.1各有关部门按照文件规定履行职责，确保业务流程顺行高效。 5.2.6.2各部门参照本控制程序要求，按照CBJ00207或CBJ00208格式，建立本部门的管理文件，以求有效管理运营。 5.2.6.3应确保文件保持页面清晰、字迹清楚、标识明确、易于识别和方便检索；文件应存放于固定场所，以方便查阅，并在规定期间内予以留存。 5.2.7评审 5.2.7.1公司级管理文件的评审由综合财务部组织，每年定期发布文件评审通知和评审文件清单，文件拟稿部门具体负责进行评审，将评审结论及文件修改记录反馈综合财务部； 5.2.7.2文件拟稿部门应每年