房地产公司之印章管理制度（新）.docVIP

PAGE 1 深圳市中集天宇房地产发展有限公司 深中集天宇字[2008]020号 印章管理制度 一、目的： 为规范公司印章的管理，保障印章的安全、合理使用，特订立本规定。 二、适用范围 本管理办法适用于对外公函、介绍信、合同、协议、证件、证书、证明、申请、财务报表等用印。 三、印章种类及用途 3.1 行政印章 包括公司公章、部门印章、财务专用章、发票专用章、合同专用章、收银专用章等，用于以公司名义开展的各种业务或公务活动。 3.2 个人名章 包括公司法人章、部门或分公司负责人印章、财务人员私章、收银员私章及因业务需要刻制的个人名章。用于委托书、协议书、合同书、聘书、财务报表及任命、公司文件等。 四、印章使用的职责分工 4.1 总经理负责公司重要事宜及合同的用印审批，副总经理负责分管业务事项的用印审批，审批者承担审批责任。 4.2 部门负责人负责部门印章用印的审批并承担审批责任。 4.3 行政管理部负责人负责公司印章的刻制、启用、废止、监督、管理，并承担相应的责任。 五、印章的刻制和移交流程 5.1 部门负责人提出印章刻制申请，并提出印章图案及要求。 5.2 行政总监或公司分管行政工作副总经理（以下简称分管副总）对刻章申请进行审核，报总经理审批。 5.3 行政管理部依据审批意见拟出刻章证明文件，办理刻章事宜。如国家有关管理规定须到注册所在地公安机关办理登记手续后，到公安部门指定单位刻制的，依国家有关规定执行。 5.4 行政管理部公布印章印模，将印章交给相关部门保管，并在《印章领用、保管登记表》内登记，接收人员签收。 六、印章的保管 6.1 原则上公司行政章、合同专用章由行政管理部专人分别保管，财务专用章由财务部经理保管，发票专用章和法人私章由财务部专人保管。 6.2 部门印章、业务章由部门专职人员保管。 6.3 财务人员私章、收银员私章由使用者本人保管。 6.4 印章管理员对印章的安全保管负责。印章管理员不得将印章委托他人代管、代取、代用，不得随意将印章放在桌面或不加锁放在抽屉里，下班前应当认真检查印章，并存放在稳妥、安全的地方。 6.5 用印前必须履行审批手续，填写《盖章审批登记表》。 6.6 员工调动、离职或临时请假需办理印章交接手续，主管负责人必须监交。 七、用印流程及要求 7.1 用印经办人、部门负责人在《盖章审批登记表》上签字。 7.2 将用印件报分管副总经理(重要事宜报总经理)审批，审批人在《盖章审批登记表》上签字。 7.3 用印经办人凭《盖章审批登记表》将用印件送相关印章管理部门盖章。 7.4 印章管理员应对用印件内容和《盖章审批登记表》所载明的审批情况予以核对，无误后按规定的份数盖章，并将一份备案留存。如手续完备但批准权限不当，印章管理员有权力不予用印。 7.5 用印件内容打印字迹不清,书写潦草,或有涂改的,不予盖章。 7.6 印章应盖得端正,清晰，上不压文，下骑年、月、日。 7.7 有存根的二联介绍信、证件等应在加盖骑缝章。 7.8 印章管理员应逐月将用印件加以整理，年末交公司档案管理员存档。 八、印章的借用流程 8.1 原则上印章不充许携带外出。如确因工作需要，由部门提出书面借章申请,部门负责人审核签字后，报行政总监或分管副总审批。印章管理员应登记《借用印章登记表》，借用人员应保证印章在途中安全、不得出入其他场所；用后应及时办理归还手续。 8.2 印章必须按期完好地交还印章管理员，并将使用情况在登记表中说明。 8.3 财务部携带印章出公司时，由财务部直接报行政总监或分管副总审批。 8.4 空白纸张、证件、表格等不得加盖印章。特殊情况下，需携带公司印章或盖有印章的空白便笺外出的，须经行政总监或分管副总审批。 九、印章损坏、丢失处理流程 9.1 印章损坏、丢失后，须立即写出书面报告，部门经理审核签字，报行政总监或分管副总审批、处理，并由行政管理部予以备案，丢失印章的，应当立即登报声明，予以公示。 9.2 对丢失印章的责任人予以行政处罚。 9.3使用部门提出重新刻章申请，并经审批、刻制。 9.4 使用部门交还旧印章至行政管理部并领取新印章(丢失的直接领取)，行政管理部核对、收回旧章并登记。 十、印章废止的处理流程 10．1 相关部门提出废止印章申请。 10．2 行政总监或分管副总对废止申请进行审核，报总经理审批。审批后，行政管理部发出收回废止印章通知，并派专人收回。 10．3 行政管理部核对废止印章，登记、销毁、或归档，同时填写《废止印章登记表》。