九层交流接待厅管理使用方案.DOCVIP

化学学院交流厅使用与管理办法（试行） 化学楼A区九层交流厅是化学学院对内交流与对外接待的重要场所。为提供良好的服务和规范的管理，保证交流厅的有序运行，特制订本办法。 一、功能定位： 交流厅主要用于全院在职教职工小范围工作交流和接待外来宾客，一般不用于学术报告和各种会议。 二、基本配置 交流厅内现配有沙发、吧台、茶桌等家具，配有冷藏柜、DVD音响(播放背景音乐)、空调、排风、衣帽柜、洗涤盆等设施，备有电热水壶、暖壶、茶具、咖啡器皿、咖啡、红茶、绿茶等，及经济、时政类杂志和报纸等读物。交流厅最多可同时容纳40余人。 三、使用需知： 1．学院暂定试行自助式免费使用交流厅。 2、交流厅原则上每周一至周五8：30—17：00面向全院教职工开放，其他时间使用或超过10人的集体活动均需提前与院办联系预订。有使用需求的教职工可提前登陆学院网页，在“会议室预订区域”查看交流厅的集体活动预订情况，并选择适当的时间前往，以避免与集体活动冲突。周末使用请提前在工作日与综合办公室联系。 3、个别使用（10人以下）交流厅的，可持门禁卡在开放时间自行进入，并根据厅内桌面或茶几上的“交流厅使用需知”自助使用。化学楼A 区教职工可持本人门禁卡进入；化学楼B区、C区、D区及技物楼、核磁中心的教职工，持交流厅门禁卡进入（交流厅门禁卡发放至各系所中心、各学术小组、各实验室、机关后勤各部门）。 4、集体使用（10人以上）交流厅的，请至少提前一天持 “交流厅使用申请表”向综合办公室预约，申请表可在学院网页下载区下载并填写。综合办公室将视具体情况协调交流厅的使用，并安排人员提供服务。 四、使用原则： 为有效协调学院各部门与教职工个人的使用，提高交流厅的使用效益，在发生交流厅空间不能同时满足不同单位和个人需要时，交流厅的使用一般遵循以下使用原则： 1、内宾礼让外宾，重要外事接待工作优先使用。 2、局部服从整体，院级活动优先于其他活动，系所中心活动优先于学术小组，集体活动优先个别活动。 3、相同类型的活动按照轻重缓急的原则由活动组织者自行协商解决。 五、管理职责： 交流厅的日常管理由综合办公室负责。日常管理的内容如下： 1、负责维修、保养、清洁厅内的设施及家具，清洗茶具及咖啡器皿； 2、及时供应厅内的茶叶、咖啡、开水及其他必需用品。 3、做好灯光、音响、空调、排风等各项服务保障工作。 4、及时打扫厅内环境卫生，做好绿植养护。 5、制作并发放交流厅门禁卡。 6、购买和更换厅内的光盘、报刊、杂志等。 7、及时调查了解交流厅使用情况，不断改进和完善有关服务。 六、注意事项： 1、使用完交流厅后，请及时关闭门窗、水电和有关设备，防止发生安全隐患。 2、使用人应爱护厅内的物品及设施，不得私自搬（带）出，造成损坏及丢失的由使用人赔偿。 3、自觉维护厅内的环境卫生，不随地吐痰、乱丢杂物、随处粘贴，乱涂乱画。 4．为保证厅内空气清新，厅内禁止吸烟（厅外设有吸烟室），并且不宜聚餐。 5、遇到困难或其他问题时请和综合办联系，或者打当日值班的会议服务员的电话（见登记处会议服务人员监督牌）。 6、使用后请您在登记处登记有关信息，并提出意见和建议。 附：厅内提示牌内容 一、交流厅使用需知（正面） 1、交流厅原则上每周一至周五8：30—17：00面向全院教职工开放，超过10人的集体活动请提前与综合办公室联系。 2、使用人应爱护厅内的设施及物品，未经同意不得私自搬（带）出，造成损坏及丢失的由使用人赔偿。 3、自觉维护厅内的环境、卫生，不随地吐痰、乱丢杂物、随意粘贴，不在厅内吸烟、就餐。 4、使用完毕请您在登记处登记有关信息，并及时通知会议服务人员（联系方式见登记处会议服务人员监督卡），以便即时进行清洁和整理。 5、使用后，请务必关闭门窗、水电及有关设备。 二、交流厅使用需知（背面） 1、咖啡器皿及茶具、一次性纸杯等置于冷藏柜； 2、咖啡及茶叶等放于冷藏柜内； 3、开水瓶、电热水壶置于操作台面上； 4、DVD音响及CD架置于交流厅中间的柜子里； 5、窗帘、音响等遥控器置于吧台台面的盒子里； 6、空调开关在门旁边的墙面上和南侧衣帽柜的北侧；柑厅 （遥控器与对应的室内机贴上相同的号） 7、使用结束后，请将用过的一次性物品放入垃圾桶，咖啡器皿或茶具置于水槽旁的餐盘内。