厦门市建设工程招投标交易档案管理规定.docVIP

厦门市建设工程招投标交易档案管理规定（试行） 一、为规范我市建设工程招标投标交易档案管理，明确招标投标交易过程中档案资料的收集、整理和归档标准，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国保密法》、《有形建筑市场运行和管理示范文本》、《建设工程文件归档整理规范》等相关法律、法规、规范，结合我中心实际，制定本规定。 二、招投标交易档案是指在建设工程招标投标交易活动过程中直接形成的，能真实反映招投标交易内容，具有保存价值的文字、数字、符号、图表、光盘、声像等不同载体的原始记录。 三、招标标交易档案的管理包括收集、整理、保管和利用等工作。 四、市建设工程交易中心（下简称“市交易中心”）具体负责招投标交易档案的管理工作，招标人（及其委托的招标代理机构）应配合招投标交易档案原始记录的收集、整理工作。 四、市交易中心应指定专人负责招投标交易档案的管理工作。档案管理人员应遵守档案管理的相关法律、法规和规章制度。档案管理人员离开工作岗位前，应当按规定做好档案资料的交接工作，不得擅自处理或带走。 五、市交易中心在办理建设工程项目招投标业务各环节形成的文件资料，对建设工程项目招投标的开评标过程使用电子监控系统进行监控产生的音像资料，属于归档范围。 六、市交易中心在办理招标、开标、评标、定标各阶段形成的下列文件资料应该归档。 （一）招标备案资料：立项批准文件（复印件），建设规划许可证（复印件），建设用地规划许可证（复印件）， 厦门市建设工程项目报建表（复印件），招标备案登记表，招标代理协议书/合同（复印件），招标代理机构营业执照（复印件），招标代理机构资格证（复印件）、法人证书（复印件 ）。 （二）招标文件资料：招标文件（含评标办法和工程量清单）及附件（原件），资格后审文件及附件（原件），招标公告（原件），答疑纪要及招标文件补遗备案，建设工程施工招标项目工程预算价及告知单（原件），招标工程造价备案证明书（原件），厦门市财政投融资建设工程控制价审核结论书（复印件），合理低价书 / 工程成本预警价书。 （三）开标阶段备案资料：投标单位签到表，投标单位法人代表资格证明书及授权委托书，唱标记录表。 （四）评标阶段备案资料： 评标专家抽取名单、签到表格，评标报告（复印件），资格后审报告（复印件），其它评标资料。 （五） 定标阶段备案资料：中标候选人推荐情况 ，中标候选人的投标文件（含光盘），中标候选人公证书，招投标监管部门“无投诉领取资料证明”。 （六）需要存档的其他材料 七、对于重新组织招标或重新组织评标的建设项目，在收集上述资料的基础上，另增加如下归档资料： （一）重新组织招标或重新组织评标的原因及情况说明； （二）管理机关做出重新组织招标或重新组织评标的决定书； （三）重新组织招标或重新组织评标所采取的相应措施。 八、市交易中心招投标业务经办人员在工作中应及时收集、整理、保存依照有关法定程序进行招标投标过程中产生的各种文件资料，并及时将整理后的文件材料交档案管理人员。提交归档的文件资料，其内容必须齐全、准确、完整，能真实反映招标投标业务的过程。 九、招投标文件材料的立卷与归档，应遵循文件材料的形成规律。卷与卷之间应保持系统联系，便于档案的利用、查询和保管。不同载体的文件一般应分别组卷。 十、招投标交易档案的归档整理按照《厦门市建设工程交易中心招投标交易档案归档整理实施细则》规定方法进行。 十一、中标候选人投标文件的光盘，贴上标签，标签应注明案卷档号和招标项目名称。光盘放置在和案卷封里粘贴的纸书袋内，与该项目案卷一同装盒，并在卷内目录中记录。 十二、对建设工程项目招投标的开评标过程使用电子监控系统进行监控产生的音像资料，应当刻录在光盘保存。每一张光盘中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。存储光盘及其装具贴上标签，标签上应注明载体序号、监控区间、监控日期等。机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的音像资料光盘一同归档保存。 十三、市交易中心应建立专门的档案室保存招投标交易档案。档案室的建设应具有防盗、防火、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施。 十四、档案管理人员应当定期对档案库及档案进行安全检查和维护，发现档案破损、毁坏等情况，应及时采取修补、复制等抢救措施，确保档案的安全与完整。禁止盗取、倒卖、涂改、伪造、擅自销毁招投标交易档案的行为。 十五、招投标交易档案的调阅，执行《厦门市建设工程交易中心关于市建设工程投标、评标资料调阅的通知》（厦建交〔2008〕15号）文件规定。调阅人员应履行相应的批准、登记手续后方能调阅。 十六、市交易中心在办理建设工程项目招投标业务各环节形成的文件资料，对建设工程项目招投标的开评标过程使用电子监控系统进行监控产生的音像资料，归档形成的案卷保存期限为自档案形成之日至少保存10