办公桌-办公室事务处理.PPTVIP

项目四 管理办公室环境 第二编办公室秘书（文员） 知识目标: 能说出办公室环境基本概念及分类。 能用事例说明办公室环境管理的原则。 能描述办公室安全管理的基本内容 。 能力目标 能设计并布置好个人办公桌。 能营造和谐积极的办公室人际环境。 能维护好办公室办公环境。 学习 目标 项目四 管理办公室环境 办公室环境与优化 任务一 办公室安全隐患 任务二 项目四 管理办公室环境 任务一 办公室环境维护与优化 任务描述 公司想让一个IT才女做前台也确实有点“浪费”，于是除了让周嘉玲做前台的工作外，还负责公司网站资料的更新与维护，也算是发挥了她的专业特长。第二天公司在行政办公室给周嘉玲安排了一个座位。周嘉玲的座位现在分配在办公室靠进门的位置，桌子是公司常用的那种卡座，她的办公桌右边靠墙立着一两个文件柜，文件柜顶上放了一台过塑机和大型装订机，总感觉它放置不稳当。订左边走道，卡桌的前面是茶水柜和复印机，茶水柜放了几个水杯和茶叶罐。周嘉玲现在这个位子是已经离职的那个员工使用的，桌面很零乱，桌面上杂乱地摆放着台式电脑、电话机、文件夹、笔筒、签字笔、装订机、电话本、客户资料册、水杯、包装带、剪刀、铅笔。桌子屉子也塞满了胶水、透明胶、双面胶、化妆盒、防晒霜等物品。周嘉玲现在感到办公室环境还不如他在前台的环境。 任务分析 案例一 周嘉玲的任务：整理自己的办公室桌。 实训任务 任务分析 案例二 知识准备 一、办公室环境管理 是指相对于户外环境而言，它指为实现某项功能，由办公场所、办公设备、办公人员等构成的有机整体。 办公室环境 是对办公室环境进行合理设计与布置、进行优化选择与调整，使其达到符合秘书工作的需要。 办公室环境管理 知识准备 二、办公室环境优化原则 办公室的布置应力求方便工作与交流。 原则一：方便工作原则 办公桌和办公设备应摆放整齐，色调和谐统一 。 原则二：和谐简洁原则 员工、上下级之间也要保持相对独立的空间 。 原则三：适度独立原则 知识准备 三、办公室环境优化要求 家具 设备 利用墙边、墙角的位置，中间留出行走空间。员工之间的办公桌不要面对面摆放 光线 声音 尽可能采用自然光线，但要注意避免光线过强 。 尽可能保持安静。 色彩 温度 要与公司文化相适应，考虑色彩对人的影响。温度可用空调调节，但注意卫生。 绿化 杂物 根据办公室大小排放绿色植物。办公室杂物应用收纳箱装好。 知识准备 四、办公室整理 简洁整齐 桌面主要放置电脑显示器、电话机、文件夹、文具用品盒、常用参考书等，切记不放个人非办公用品 井然有序 办公桌抽屉物品应分类摆放，不要放得太满，不要将胶质物与文件等放在一起 。 科学放置 电话机应放置在左边，电脑显示器话在与鼻子键盘中线的中轴线上，略低于视线，手机最好放在手包里，充电器放桌下。 个人桌面整理 知识准备 四、办公室整理 文件柜 将文件分门别类摆放，并贴上标志 1.公用区域整理 物品柜 整齐，安全 办公设备 接线整齐，一体化安装 其它物品 及时整理，不留灰尘 知识准备 四、办公室整理 时间 应在上司上班前 事项 开窗换气，调好空调的温度；给植物浇水，清除残叶；整理桌面，检查办公用品；准备好茶水；搞好清洁卫生。 2.上司办公室整理 知识学习 会议室清洁标准 会议室的设施、设备等完好、无尘土、无污渍；物品摆放整齐，空气清新。 五、办公室清洁 办公区域清洁标准 各办公设施完好无损；干净无污渍、无尘土； 接待室清洁标准 物品摆放整齐、干净无污渍、无尘土 实训任务 实训目标 实训成果 个人办公桌物品摆放与布置 1.能根据光源调整电脑位置与朝向 2.能让个人办公桌整洁，方便工作 一张布置后的办公桌照片 任务实施 实训指导 1.物品分类。区分哪些为办公用品，哪些是私人物品，办公用品中高使用频率有哪些？ 2.规划空余桌面，保证有两A3平铺的面积。 3.根据便利性放置物品。常用的放在坐着时随手可及的地方。 4.调整电脑显示器位置。 5.处理细小零碎物品。 办公桌 实训指导—办公室布置 1.办公桌摆放要考虑员工交流及信息保密 2.家具摆放色彩要和谐 3.办公设备最好集中摆放 4.办公室最好使用自然光 5.办公用品的摆放不要阻碍通风口 6.绿色植物不可放在过道上 7.办公室简洁性和舒适性 8.文件柜里的物品摆放有序 9办公室最好不摆放茶水柜 任务二 检查与处理办公室安全隐患 任务描述 一年的工作磨练，让周嘉玲成为上司肯定，同事喜欢的公司秘书，周嘉玲管理的办公室、会议室和接待室干干净净、整整齐齐。一天，办公室主任接到了一项接待任务：有个重要