中层管理者的时间管理.docVIP

学习导航 通过学习本课程，你将能够： ● 正确进行时间管理； ● 了解艾森豪威尔的时间管理原理； ● 了解“偷盗”时间的三大“高手”。 ? ? 中层管理者的时间管理 一、案例分析：张经理的半个工作日 ? 【案例】 张经理于上班途中已经决定一到办公室,就着手草拟下一年度的部门预算。 9点整：张经理准时走进办公室，由于觉得到财务部门取数据比较麻烦，就暂时不想拟草案，于是就开始整理办公桌，以起到以身作则的形象。 张经理去扔垃圾的时候，遇到了总裁办公室的秘书小王。小王问道：“老总正在找财务部李经理，你看到李经理了吗？”张经理又给李经理打电话，告知老总正找他。 9点30分：张经理花了30分钟把办公室整理得有条不紊。他满足地想休息一下，随手掏出一支烟。无意中看到昨天没翻完的报纸上的图片很吸引人，于是情不自禁地拿起报纸来。 10点30分：当把报纸放回报架，已经10点半了。他稍觉心安，正襟危坐准备开始工作。 就在这时，一位客户打来投诉电话。张经理连解释带赔罪地花了20分钟时间，才让客户平息了愤怒。上卫生间回来又加入办公室同事的“上午茶”。 10点50分：回到办公室，他果然精神焕发，满以为可以开展工作，一看表：10点50分！距离开部门联席会议只有10分钟，于是决定将草拟的工作留待明天。 正准备锁门时，接到来出差的高中同学的打电话，说是中午设了饭局，请他务必参加，并请他帮买返程的机票。张经理答应了买机票的事，正在由于时，同学说：“中午12点半，××饭馆见。”他糊里糊涂地就答应了，最后锁上办公室的门，就朝会议室走去。 张经理的半天工作就结束了。 ? 从案例可见，张经理半天的工作内容实在是不能以量化的指标来衡量，由于不善于做时间管理，导致计划的工作无法完成。 具体而言，可以从人缘角度和绩效角度分析其管理能力。 1.人缘角度 从某种意义上说，张经理与下属和同事的关系都不错，也具有较强的亲和力、合作力，从人缘角度来讲，应该算一个好人。 2.绩效角度 衡量企业成败的重要标准是利润，衡量管理者好坏的重要标准是工作绩效。所谓绩效，就是管理者为公司创造了什么成绩。 张经理的职位是部门经理，绩效考核里没有打扫卫生、帮助总经理秘书打电话、看报纸、喝咖啡。接客户的投诉电话在他的绩效考核里可能有，但是权重却有待争议。所以，尽管他没有迟到，但是做的工作没有绩效，也不能称为一个好的管理者。 时间是不可储存的，而且是单向的，在单一的时间里，完成一件工作就不可能完成另一件工作，案例中的张经理，把时间都用在不重要也不紧急，或不重要但很紧急的事情上，而重要紧急的事情却没有做，最终导致管理的失败和没有绩效。 ?二、时间管理之艾森豪威尔原理 作为管理者，如果没有为公司创造任何绩效，那么必定不是好的管理者。想要成为合格的管理者，一定要学习时间管理的原理。即使每个人的时间相同，但产出却不一定相同。在企业中比较常用的时间管理方法是：艾森豪威尔原理、打分确定任务的工具。 1.艾森豪威尔原理 图1是艾森豪威尔原理示意图。 ? 图1? 艾森豪威尔原理示意图 ? 从图1可见，艾森豪威尔原理是一个坐标系，横坐标是事情的紧急性，纵坐标是事情的重要性，包括四个象限：很重要也很紧急、很重要但不紧急、不重要但很紧急、不重要也不紧急。 作为管理者，每天要处理的事情很多，想要确保取得最大的绩效，成为称职的管理者，就必须学会用这个坐标系。最根本的工作是先做坐标系上面的事，即做很重要也很紧急、很重要但不紧急的事，有时间再做坐标系下面的事情。 2.打分确定任务 对管理者来说，掌握艾森豪威尔原理非常重要，也可以通过打分确定任务的轻重缓急。 打分的具体步骤如下： 第一，把要做的工作罗列出来。 第二，按重要性打分。例如，非常重要的5分，重要的4分，不很重要的3分，不重要得2分，可有可无得1分。 第三，按紧急性打分。例如，非常紧急的5分，紧急得4分，不很紧急的3分，不紧急的2分，可以推迟的1分。 第四，汇总打分结果。 ? 【案例】 李经理的工作表单 李经理确定任务的轻重缓急的具体操作：第一，罗列工作，确定重要性；第二，确定紧急性；第三，汇总打分结果。 第一，罗列工作，确定重要性。 表1是李经理X月X日任务重要性分数表。 ? 表1? 李经理X月X日任务重要性分数表 任务 重要性分数 开始时间 完成时间 召开部门会议 2 ? ? 制定明天工作计划 5 ? ? 接待一个老同学 2 ? ? 给外地客户打电话 4 ? ? 到门诊部看病 5 ? ? 与同事聊超级女声 1 ? ? 向总经理汇报工作 3 ? ? ? 从表1可以看出，李经理X月X日要完成7件事情，这7件事情的重要性依次为：制定明天工作计划、到门诊部看病、给外地客户打电话、向总经理汇报工作、召开部门会议、接待老同学、与同事聊天。这7件事情的重要性次序是李经理的个人看法，别人的看法