20XX年某公司档案管理系统操作培训.docVIP

PAGE PAGE 1 2013年世纪科怡档案管理系统操作培训 字向红 一、管理软件安装、初始化、数据备份恢复 单机：标准v3.2.1版本 网络版：同时支持8个客户端同时录入或查询。 1、安装 、初始化(以单机版本为例) 安装：安装时建议安装在非操作系统分区（如：D盘），并设置一个文件夹如：d:\infosoft4。 原文设置：d:\kydoc。 光盘系列号在光盘盒背面。 实体分类号：操作此步之前，一定要先“全宗设置”，为了便于区分，序号建议使用0101来表示，前两位表示：类别（01文书档案、02会计档案等），后两位表示大类下的小类（0101表示综合类）...矚慫润厲钐瘗睞枥庑赖賃軔朧碍鳝绢懣硯涛镕頃赎巯驂雞虯从躜鞯烧论雛办罴噓剥淚軔琿閔馐虯圓绅锾潴苏琺锅苁。 辅助字典：根据需要来设置保管期限、密级、会计类别，在相应的字典类目下分层设置对应的内容，可在辅助字典下面设置和来文或档案录入界面下,如:加15年和25年保管期限。聞創沟燴鐺險爱氇谴净祸測樅锯鳗鲮詣鋃陉蛮苎覺藍驳驂签拋敘睑绑鵪壺嗫龄呓骣頂濺锇慪柠圖虬辏獨鰷濱賺钓崳。 档号设置：三级、两级、单级 二级管理：全宗号（3）-目录号（3）-案卷号（3）-页号（3） 如：089-05-123-012 单级管理：全宗号（3）-归档年度（4）-实体分类号（4）-保管期限（4）-件号（3）。 如:089-2006-0102-Y-20(y表示保管期限永久，c表长期，d表示短期，30代表30年、10代表10年)残骛楼諍锩瀨濟溆塹籟婭骒東戇鳖納们怿碩洒強缦骟飴顢歡窃緞駔蚂玨础对聳卻錨纩鳅抛蒉詣赅齦鸸餌螞妪麩轰鍍。 用户管理:设置部门、设置用户、设置密码（选择某用户-“用户”菜单-属性）及某用户权限 日志检查：系统操作日志，如：2011年5月25日ISA用户删除500条记录，进入日志检查后可查看到相关记录。酽锕极額閉镇桧猪訣锥顧荭钯詢鳕驄粪讳鱸况閫硯浈颡閿审詔頃緯贾钟費怜齪删费龙觯諞餛鸬挣紐攄线幀鲑泽谶绗。 2、数据备份、恢复（库备份恢复） is_archive.db（如图：1.1、1.2） 二、档案管理软件基本录入 科技档案为三级管理。靠档号来进行关联。 传统文书、基建、照片、会计等档案为二级管理 有关联：显示所选案卷级目录的卷内目录 无关联：显示所有案卷级目录的卷内目录 简化必须著录项目：文件编号、密级、文件题名、责任者、文件形称时间、页数、全宗号、归档年度、分类号、[目录号]、[案卷号]、保管期限为必录项目彈贸摄尔霁毙攬砖卤庑诒尔肤亿鳔简闷鼋缔鋃耧泞蹤頓鍥義锥柽鳗铟夺髅搅联黨莢蠷抛務槍渖鐋颠聶鹭铹釹诫诎響。 文号：由机关代字+年度+顺序号组成 如：临档发[2012]45号 （机关代字：临档发 年度：2012 顺序号：45号） 密级：密级是文件保密程度的等级，按GB/T7156-1987《文献保密等级代码》将文献保密等级划分为六个等级：绝密、机密、秘密、内部、国内、公开。謀荞抟箧飆鐸怼类蒋薔點鉍杂篓鳐驱數硯侖葒屜懣勻雏鉚預齒贡缢颔臉悭榇龟伤确妫閽缮该賴爐满鐵薺硷蓝骤蚂釗。 题名：是表达文件的中心内容、形式特征的名称。 1、没有题名或者不能揭示内容时，应该依据其内容拟写题名， 图1.1图1.2 图1.1 图1.2 自拟题名放在在原题名后面并加（），比如某份文件的题名是：紧急通知，我们应该根据文件的内容自拟一个题名：紧急通知（关于加强公共场所消毒预防非典的紧急通知）厦礴恳蹒骈時盡继價骚卺癩龔长鳏檷譴鋃蠻櫓鑷圣绋閼遞钆悵囅为鹬饲綣渍骯為棟轾緝駐鴕僥饬鋏伥压举猶斕脚盏。 2、涉及人事、干部任免，工资、级别变动人员的。要在原题名后面录入涉及本单位的相关人员，加“（）”。目的是为了提高档案检索的准确率。茕桢广鳓鯡选块网羈泪镀齐鈞摟鳎饗则怿唤倀缀倉長闱踐識着純榮詠橱释环东黲奁榿嚙熗灩盐绑擾毁诶請屦蠆绷傖。 3、题名中的简称一律写成全称或者规范性简称。如：临沧地区行政公署商业局，简称临沧行署商业局。 4、题名中涉及到的方块数字一般换成阿拉伯数字。比如二00一，录入时一律使用阿拉伯数字，如：2001，专用名词不变，比如：“十二五”规划等。鹅娅尽損鹌惨歷茏鴛賴縈诘聾諦鳍皑绲讳谧铖處騮戔鏡謾维覦門剛慘貽专秃胜鹃龄鬧酽铈趸釓丧贪蔼嶁攄鳝頊简賕。 责任者：有多个责任者时，责任者之间以“;”相隔，三个以上责任者的，著录前面两个，然后加“等”来著录。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“（）”。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。简称一旦确定，就必须前后统一籟丛妈羥为贍偾蛏练淨槠挞曉养鳌顿顾鼋徹脸鋪闳讧锷詔濾铩择觎測馮夢织個鱉韋禅珑怃傧嘔蛻哙镑轅阖鉈归疯涝。 文件形成时间：文件形成时间：时间项一律用8位阿拉伯数字表示。年4位月2位日2位，不足8