会议管理制度附流程图.docVIP

会议管理制度 目的 为完善会议制度，规范会议秩序，提高公司整体工作效率，使各部门信息充分共享，为公司的高效运营提供制度保障，特制定此制度。 适用范围 适用于公司日、周、月例会，以及各类生产、技术、销售等其它专题工作会议。 职责说明 行政部负责公司层面的会议管理及承办，所有重要会议的召开，需经公司 \t /Article/cygwgzzd/_blank 领导批准，并经行政部登记备案。 其他部门主办或召集的会议，行政部应予以协助。 其他部门主办的会议资料除各自存档外，还须上报行政部，便于对相关会议资料进行统一整理、分发、存档。 会议发起人负责拟定会议计划，召集相关人员参加；参会人员须提前准备好相关会议资料。 会议准备、召开、决议、跟踪 会议发起人应提前拟定会议主题、会议内容。 会议发起人应提前做好会议场所布置。 会议发起人需提前将以下会议信息通知相关参会人员：地点、时间、主题、内容、目标等，明确参会人员需要准备的资料，确保所有参会人员知悉。 参会人员须携带会议相关资料，要严格遵守会议的开始时间，提前3分钟到达会议现场，不得无故缺席、迟到、早退。如确实有紧急情况，须提前向会议主持人请假，否则视为缺席，违者将视情节严重性予以处罚。 会议主持人指定专人核实参会人员迟到、缺席、早退出勤情况，登记于签到表上。 为提高会议效率，应围绕会议主题来讨论、商议，不讨论与本次会议无关的问题，不开无边际的会议。 会议召开期间要求参会人员集中精神、认真听取发言、按次序发言，不得交头接耳开小会、大声喧哗或随意进出，不得做与会议无关的事情。发言要简言意骇，会议发起人或主持人应该强调发言时间要求，就每个人的发言时间予以控制，无特殊情况不予延长。 参会人员须将手机关机或调成静音状态，不准随意接听电话，如有重要电话应向会议主持人请假后离场接听，以免影响会议效果。 会议记录员在会议过程中做好记录，总结会议决议形成会议纪要，会议纪要须包含：会议时间、参会人员、会议内容、会议决议，以及解决方案负责人、完成时间、检查人等。 会议需要表决时，原则上采取少数服从多数的方法，特殊情况可由会议主持人或交总经理决定。 参会人员要及时将会议精神、会议决议传达给部门相关人员。 会议结束后需要清理会议室桌面、椅子，关好门窗、灯、投影仪等。 五、事项安排： 会议决议事项的督办、检查和追踪落由会议主持人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次会议前将各部门完成情况汇报公司领导。 行政部会不定期监督检查会议决议的执行情况，对不能按期完成会议决议的部门及个人进行处理。 会议记录分类存档，公司会议的会议纪要有专人负责整理，通过邮箱发给参会人员，抄送相关人员。 六、保密规定 在会议过程中涉及到的公司相关商业机密（包括供应商、客户、价格、产品、技术、营运、财务等数据），不得外泄。 七、相关表格 1、《会议签到表》、《会议记录表》、《会议纪要表》。 附则： 本制度由行政部负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关规定执行。 会议流程图 版本/修改 A/0 生效日期 2018年3月15日 序号 流程 责任人 表单 内容 1 会议发起人 会议发起人提出会议需求 2 会议发起人 明确参加人员、开会地点、时间、会议主题、提前准备相关资料等 3 文员 会议通知 根据会议发起人的要求发出会议通知，并知会参会人员 4 记录专员 《会议签到表》 会议签到，引领参会人员就座，对到会人员情况做好记录 5 记录专员 《会议记录表》 在会议过程中做好会场服务，管控纪律，做好会议记录 6 记录专员 《会议决议表》 进行会议总结与决议落实 7 文员 整理相关资料做好会议存档工作 编制 审核 批准