如何召开一次完美的学术会议.pptxVIP

如何召开一次完美的学术会议;救命！;召开会议一定问三个问题：;会议名称设计：突出产品或会议目的。如：缓宁-心肾保护城市会，可意林-胃黏膜保护专家研讨会； 会议可以设计副标题：如药源性溃疡治疗进展等等； 会议名称设计原则； 市场部资源严格按照市场部会议名称； 销售费用会议名称可以自己DIY； 市场部会议名称+副标题;会议时间设计原则： 城市会（城市沙龙）建议：提前30天； GSA（科室会）：建议10个工作日； 患教会议：建议15个工作日； AB meeting：建议提前50个工作日； 专家下基层：建议提前30个工作日； 专家论坛（跨城市会议）：建议提前50个工作日； 注：何为会议时间设计？跟主席，主持，讲者沟通应当在会议预计召开时间前展开；;如何预算会议费用 机票费； 讲课费； 场地费用； 餐费； 交通费； 物料制作费用 ;会议主席（主持）确定； 参考会议时间设计要求，提前一周沟通。 沟通内容：会议目的；会议内容；会议讲者；会议参会医师级别；预计会议地点；会议具体时间； 沟通准备：主席（主持）纸质邀请函； 会议讲者确定； 参考会议时间设计要求，提前一周沟通。 沟通内容：会议目的；讲课内容；会议参会医师级别；会议具体时间；PPT准备； 沟通准备：讲者纸质邀请函； ;酒店预订（无住宿）； 会场预订，预估参会人数； 会场设备：投影仪，茶水，激光笔（备用电池），讲台鲜花，立式讲台，主席台摆放；音响设备，指引水牌，签到台，手持无线话筒4个，鹅颈话筒1个； 用餐预订，参考预估参会人数，原则（10人/桌）：4凉，12热，1汤，2小吃，酒水根据情况自行安排； 酒店预订（需住宿）； 提前15个工作日提交参会医师名单； 根据名单预订房间，分配原则参照地域原则，可根据参会医师要求； 需跟酒店商议按照实际入住房间付费； 房间迷你吧（收费酒水等）要求酒店关闭； ;公司现有物料； 拉网展架； 易拉宝； DA； 公司幻灯片，宣传视频准备； 广告制作物料； 横幅； 名卡（XXX教授or主任）； 指引水牌（参加XX会议专家前往X楼XX会议室），电梯处，酒店大堂摆放； 讲义汇编（按需）;签到???； 讲课费协议； 主席（主持）简介介绍幻灯片； 讲者简介介绍幻灯片； 主席简介纸质文件打印； 讲者简介支持文件打印； 主席介绍，讲者介绍PPT制作； ;邀请函制作； 会议前言； 会议时间； 会议地点； 会议联系人； 会议日程； 邀请函递送； 主席介绍； 讲者介绍； 会议内容介绍； 确认受否参会并记录；;会议召开前准备事项； 分工表提前10个工作日发给会议相关同事； 召开电话会议，讨论分工内容； 电话会议后，邮件告知会议各负责人待办事项； 会议召开前一天晚上会议讨论各负责人工作细节；;机票； 机票预定沟通 提前15天订票； 发送信息通知讲者； 预订7折以上折扣机票；;会场布置方法； 课桌式； 剧院式； 鱼骨式； 圆桌式； 会场投影仪设置； 课桌式正中位置或主席台两侧； 剧院式主席台两侧； 鱼骨式正中位置； 圆桌式最好不摆放投影仪； ;; ;整理照片； 整理会议记录； 会议总结； 会议new sletter ； 总结会议不足； 会议遗留问题； 会议物料回收；;讲者临时取消； 立即邀请其他讲者； 讲者3个工作日通知取消，马上取消会议，发送延期通知。 电脑故障； 会议前应当有备用电脑； 会议前一天，会场调试电脑与设备是否兼容； 音响??备 通知酒店让服务人员保持在现场； 备用不同种类话筒； ;谢谢！