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浅谈企业基建工程项目档案资料的监控与管理 摘要：基建档案在整个企业档案中有着非常重要的地位， 虽然其对工程建设没有直接影响，但是却贯穿于整个建设过 程中。将基建档案管理好，能够为企业今后的工程扩建、设 备检修、技术改造等提供重要的参考和凭证。因此，为了 做好生产装置开工、生产、维护和日后的发展提供技术服务， 企业必须对工程项目档案资料进行有效监控，提高档案的真 实性与可靠性，与基建进度保持同步对项目涉及到的环节采 取高效监控，确保档案资料的管理以及监控紧跟工程建设的 步伐。本文就基建工程项目档案资料管理中的不足之处以及 如何加强对其的监控及管理展开论述，并提出了应对策略。 关键词：基建工程；档案；监控 一、基建工程项目档案资料监控以及管理中的不足 （一）档案资源利用率不高 长期以来，企业档案部门主要依靠归档制度来保证档案 实体的收集，始终未能摆脱”重藏轻用”的局面：即重视档 案部门内部组织管理，轻视研究和预测本企业及部门对库藏 信息的需求；重视库藏服务方式，轻视深层次的信息服务； 重视库藏档案信息的政治性和保密性，轻视库藏档案信息的 社会性和文化性；重视以实体为中心的”保管模式”，忽视 以信息整合为中心的”后保管模式”。 （二） 档案资源收集不够全面 某些工程上的设计有变动，在编制资料的时候，只将变 更通知书进行记录，却未对相应的施工进行记录；某些待用 材料尤其是以大代小的那些材料并没有核定审批意见；部分 交接验收记录没有签认手续等。对基建工程中档案进行管理 是有序管理与动态控制高度结合的工作，必须以实事求是、 科学严谨的态度严格执行。 （三） 档案资料欠缺精准性 资料上的随意性比较严重：对相同工序检查出的数据， 按照其相似的数据填到了另外的同类工序中而缺少必要的 检查；部分监测数据在所允许的误差范围内，害怕数据受到 质疑，便填了一些留有余地的数据；引起不必要的麻烦；有 的人以为只要检查得出的数据在相应的误差范围内即可，便 随意填了一些看起来很合理的数据。准确性的档案是体现出 自身价值的关键所在，必须本着严谨、负责任的态度来认真 落实。 （四） 收集与整理不够及时 对工程对应的档案资料进行管理应当从合同签订完成 后准备开工时就着手，如图纸会审纪要以及开工报告等，对 于施工过程，根据规定对其及时予以规范记录，努力做到开 工有报告、进场有合同、变更有手续、验收有根据、施工有 记录、对照有标准，每一个环节都应当及时、到位。实际工 作中，却离上述要求有较大距离，记录往往延迟，之后补” 回忆录”的现象较为普遍。 新华粵石化是石化产品深加工和后加工基地，是粵西地 区最大的炼化企业之一。近年来，公司投产建设的苯乙烯抽 提项目，在建设过程中产生了大量的竣工归档资料，这些资 料几乎是由工程项目的施工、监理及设计等单位整理立卷后 形成归到档案室。因为立卷质量的好坏直接影响到了该项工 程竣工资料的案卷质量，所以档案部门对施工、监理及设计 等单位的竣工资料进行监控管理就显得尤其重要了。在工程 施工整个过程，档案部门对涉及到的相关资料进行收集、指 导、跟踪归档以及保管是不可缺少的。但整个过程中存在着 各种各样的问题：有些工程施工工期较长，所以资料的形成 也需要较长时间；有些工程项目较多，并且分散面广，由于 是动态管理而人员的不确定性，造成相关责任较难落实。 二、如何加强对基建工程项目档案资料的监控及管理 （一）抓住重点，把握好关键，确保档案资料齐全完整 档案资料管理部门视工程建设阶段不同，着手布置下一 阶段的档案资料工作，抓住工程建设不同阶段的工作重点， 及时协调好相关管理部门，理顺工作关系，为档案资料工作 的开展铺好路。在筹备时期重点抓好前期资料如项目批复、 合同、可研报告等管理，重点部门为文书处理部门、技术部 门或工程管理部门，施工准备阶段则为工艺包、初步设计、 详细设计等，重点保证施工、监理、设计、生产的需要，由 于监理单位工程完毕将撤退，监理单位手上的资料工程完工 后可进行回收。施工安装阶段的资料管理重点则是施工图与 变更单、外文资料与开箱资料的发放，应复印后及时发放给 供应、施工等单位，要不会影响工程进度。工程进入生产准 备与中交阶段时，资料发放重点是设备资料、试车方案、操 作手册等，同时要逐步将工作重点转移到竣工档案的业务指 导中，与施工管理部门、监理单位一起做好竣工验收阶段的 竣工档案验收。在基建项目资料管理过程中，须对工程合同、 工程中形成的资料、应收集的档案资料种类要有一个明确的 认知，新华粵石化公司编制的《建设项目竣工文件编制及档 案整理规范》中对有关文件材料的归档范围有详细的阐述， 对反映项目立项、施工过程、施工现状，有利于生产、维护 的相关资料都应进行收集。同时结合工程分阶段进行的质量 检查，督促各有关单位做好施工记录及资料