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党群、行政类档案管理办法
第一章 总 则
第一条 根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校党政类档案工作规范》等有关法律法规精神,为了加强我校党政类档案(以下简称党、政档案)的业务建设,逐步实现本校档案工作规范化,更有效地为学校各项工作服务,特制定本办法。
第二条 凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料,均属党、政档案。
第三条 党、政档案必须集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发利用。
第四条 党、政文件材料应严格实行文书处理部门立卷归档制度。
第五条 党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”,即纳入学校各归档部门的计划和规划,纳入管理制度,纳入管理人员的职责范围;做到“四同步”管理:布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。
第六条 学校各归档部门要有一位负责人分管本部门的档案工作,并确定适当的专(兼)职档案人员,协同校档案馆认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。
第七条 要努力实现党、政档案工作从手工管理向现代化管理的转变,逐步采用先进的管理技术手段,大力开发档案信息资源,最大限度地发挥党、政档案的作用。
第二章 归档范围的确定
第八条 确定的原则 1. 归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。 2. 归档的党、政文件材料必须反映学校党、政部门职能活动的全过程,保证完整、准确、系统。 3.归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系,照顾不同部门的不同特点。 第九条 归档的主要内容和重点 1. 归档的主要内容包括党务、行政(教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外)、工会、团委四个系统的内容,具体范围见附件。 2. 归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主,特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中,应以针对学校的指令性、指导性文件为主。
第十条 不归档的文件材料
1.上级机关普发供参阅、不需办理的文件材料;
2.上级机关发来供工作参考的抄件;
3.上级机关征求意见未定稿的文件;
4.重份文件;
5.无查考价值的事物性、临时性文件;
6.未经会议讨论,未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);
7.从正式文件、电报上摘录的供工作参考的非证明材料;
8.一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设和意见的人民来信;
9.学校内部互相抄送的文件材料;不应履行公文的行文、介绍信等;
10.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料;
11.为参考目的从各方面收集的文件材料;
12.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
第三章 立卷与归档
第十一条 形成与积累 1.学校各职能部门均为立卷单位,分工归档立卷。 2. 各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律,预计新的一年可能产生新的内容,参照附件,编制案卷类目。 3. 每一个立卷归档单位的专职文书或兼职档案人员,在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作,根据案卷类目分别归卷。 第十二条 立卷 1. 立卷原则 文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当照顾保存价值,分类组卷,以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动,便于查找利用为原则。 2. 立卷分工 ①中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料,综合性的,由校办立卷归档。 ②党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料,由校办立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料,由主办单位立卷归档。 ③校内各单位向党委、学校的请示正文及相应的批复、批转的原件,由校办立卷归档。 ④两个以上单位共同办理的文件,由主办单位立卷归档,非主办单位只保存复制本。 ⑤各临时机构、撤销机构形成的材料,应于机构撤销前做好整理工作,移交学校档案馆保存,任何人不得带入其他单位。 ⑥重要的人民来信来访材料,由承办单位立卷归档。 3. 立卷程序 按照归档时间要求由各部门专(兼)职档案员按案卷类目将文件收齐归卷,并对文件进行调整检查,依照如下程序进行: ①检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整,同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。
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